Comment vérifier l'authenticité d'un document et éviter les fraudes ?

Pour être qualifié d'authentique, un document doit réunir les trois conditions suivantes :

• Ne pas avoir été modifié depuis sa création ou sa signature
• Avoir été émis ou validé par une source légitime (entreprise, administration, notaire, particulier…)
• L'origine et l'intégrité du document peuvent être prouvées de manière fiable

Ce n'est donc pas seulement l'apparence du document qui compte, mais également la possibilité de vérifier qui l'a émis, quand, et si son contenu est resté inchangé.

L'authentification documentaire repose donc sur trois critères :

• L'origine : la personne ou l'organisme qui a produit le fichier
• L'intégrité : L'absence de modification
• La traçabilité : L'historique du fichier

Lorsque les documents jouent un rôle important dans une décision ou un engagement (contrat, facture, bail commercial, bail d'habitation…), il est nécessaire de les vérifier, et ce, quel que soit le format.

Même si de plus en plus de fichiers sont transmis en ligne, le format papier reste courant dans de nombreuses organisations, dans le domaine administratif, juridique, ou encore éducatif.

Il peut par exemple s'agir de :

• Diplôme (certificat de scolarité, diplôme universitaire…)
• Pièce d'identité (carte d'identité, passeport, titre de séjour, permis de conduire…)
• Justificatif de domicile
• Contrat (location, travail, prestations de services)
• Bulletin de paie imprimé
• Relevé bancaire
• Certificat médical

Ces documents contiennent une signature manuscrite ou un tampon officiel. La vérification de leur authenticité est indispensable, car il est difficile de détecter un format papier falsifié ou modifié. La traçabilité est également plus compliquée que pour le format numérique, ce qui augmente les risques de fraude.

Les fichiers numériques sont plus faciles à tracer que les fichiers papier, cependant, les risques de fraude sont toujours présents. Il est en effet possible de les copier, de les modifier ou de les falsifier si les mesures de sécurité ne sont pas suffisantes. C'est pourquoi une vérification d'authenticité est nécessaire, notamment pour les :

• Contrats signés électroniquement
• Factures électroniques
• Certificats numériques (assurance, conformité, formation…)
• Diplômes ou attestations électroniques
• Bulletins de salaire numériques
• Relevés bancaires PDF
• Devis ou bons de commande transmis par mail
• Documents administratifs transmis via des portails officiels (Ameli, impots.gouv, service-public…)

Vérifier l'authenticité d'un document est une étape cruciale pour assurer la sécurité de n'importe quel processus commercial ou légal. Une simple négligence peut avoir des conséquences lourdes sur le plan financier, juridique, professionnel, ou même personnel. En effet, les risques de fraude sont nombreux, voici une liste non exhaustive :

Un contenu modifié après sa création ou après sa signature peut contenir :

• Un faux montant de facture ou de devis
• L'ajout ou la suppression de clauses dans un contrat
• Une traduction falsifiée sur un contrat international
• Antidater ou postdater

Un fraudeur peut utiliser l'identité d'une tierce personne (souvent une entreprise réelle ou un particulier), afin de produire de faux documents en son nom. Il peut s'agir d'un contrat, d'un emprunt bancaire, d'une souscription d'assurance, ou encore d'une utilisation frauduleuse de signature électronique ou manuscrite.

Certains documents peuvent être fabriqués de toute pièce en imitant un format officiel. Ça peut être le cas pour de faux diplômes ou certificats, de faux papiers d'identité, bulletins de salaire, justificatifs de domicile, attestations d'assurance, contrats de bail, et bien d'autres.

Certains fraudeurs peuvent imiter ou copier une signature manuscrite ou électronique lorsqu'aucune mesure de sécurité n'est appliquée.

Il est possible d'apposer de faux tampons d'entreprises ou d'administrations, de faux filigranes, ou encore des logos copiés afin de faire croire à l'authenticité de fichiers.

Chacune de ces fraudes représente un risque élevé pour les entreprises et les particuliers qui en sont victimes. Bien souvent, elles engendrent un vol d'informations sensibles, ou des dommages financiers à cause de détournement de fonds.

Pour assurer la détection des fraudes documentaires, un coup d'œil rapide ne suffit pas. La vérification doit être méthodique, aussi bien pour du papier que pour du numérique. Voici les étapes à suivre.

La signature électronique fonctionne grâce à un mécanisme de cryptographie asymétrique qui crée une empreinte numérique unique du document.

Lorsqu'un signataire appose sa signature, un certificat électronique délivré par une autorité de certification qualifiée (comme Yousign) lie de manière indissociable l'identité du signataire au contenu exact du document.

Si une seule virgule est modifiée après signature, l'empreinte numérique change immédiatement, rendant la falsification détectable par n'importe quel logiciel de lecture PDF. Ce niveau de sécurité est impossible à reproduire avec une signature manuscrite, même sur papier sécurisé.

Pour mieux comprendre les différences entre ces trois niveaux de signature, découvrez notre vidéo explicative :

• Simple: idéale pour les documents basiques, sans enjeux juridiques. La signature électronique simple fonctionne avec un swip vers la droite pour apposer une signature, avec ou sans authentification via un code OTP.
• Avancée : la signature électronique avancée applique des mesures de sécurité plus strictes, avec une vérification de l'identité du signataire proche du RGS*. Grâce à une analyse de la pièce d'identité, un lien infalsifiable est créé entre le signataire et sa signature.
• Qualifiée : il s'agit du plus haut niveau de sûreté, idéal pour les documents à fort enjeu juridique, financier ou légal. La signature qualifiée utilise un système de reconnaissance faciale par IA, et fournit un certificat électronique certifié.

Là encore, il existe trois niveaux de cachet électronique. Contrairement à la signature électronique qui authentifie une personne physique, le cachet électronique qualifié authentifie une personne morale (entreprise, administration, association).

Il est particulièrement utilisé pour les factures électroniques, les bulletins de salaire dématérialisés, les attestations officielles ou les documents administratifs émis en masse.

Le cachet électronique avancé ou qualifié s'appuie sur un certificat électronique délivré par un prestataire de services de confiance qualifié (PSCQ) comme Yousign, garantissant que le document provient bien de l'organisation émettrice et n'a subi aucune modification depuis son émission.

Avec l'obligation de facturation électronique entre entreprises d'ici 2026, le cachet électronique devient un outil indispensable de conformité.

Verify est une solution professionnelle de vérification adaptée aux entreprises qui souhaitent sécuriser leurs échanges avec leurs partenaires, clients ou prestataires.

Verify va au-delà de la simple vérification d'authenticité : la solution analyse en temps réel la cohérence des données fournies, détecte les tentatives de falsification sophistiquées et garantit la fiabilité des documents et des identités.

Vérification d'identité : plusieurs méthodes adaptées à vos besoins

Verify propose plusieurs méthodes de vérification d'identité que vous pouvez activer selon vos besoins de sécurité :

• Vérification par image : Analyse instantanée du document d'identité (carte d'identité, passeport, titre de séjour) avec extraction automatique des données (prénom, nom, date et lieu de naissance, date d'expiration). L'outil vérifie la qualité, le type de document, la cohérence des informations et l'authenticité du document grâce à des contrôles avancés (validation de la MRZ, date d'expiration, analyse des éléments de sécurité visuels). Idéale pour des parcours rapides à faible friction.
• Vérification par vidéo : Recueil et vérification de l'identité via l'appareil photo du smartphone. Cette méthode permet de confirmer la possession physique de la pièce d'identité et de renforcer la fiabilité du contrôle.
• Vérification par reconnaissance faciale (face matching) : Combinaison du contrôle vidéo et de la comparaison biométrique entre le visage de l'utilisateur capturé en temps réel (selfie) et la photo extraite du document d'identité. Ce niveau de vérification permet de bloquer efficacement les tentatives d'usurpation d'identité et les deepfakes.
• Vérification d'identité certifiée PVID : Pour les organisations régulées nécessitant le plus haut niveau de conformité, la vérification certifiée PVID (Prestataire de Vérification d'Identité à Distance) offre un niveau de confiance équivalent au face-à-face. Certifiée par l'ANSSI, elle combine contrôles automatisés et expertise humaine systématique, avec un dossier de preuve complet pour répondre aux exigences les plus strictes de conformité, de sécurité et d'auditabilité.

Toutes ces vérifications sont automatisées pour garantir rapidité et fiabilité. Si l'analyse par l'IA ne permet pas d'obtenir un résultat fiable, un examen humain est effectué pour garantir l'exactitude. Les solutions sont conçues pour répondre aux exigences KYC et LCB-FT, avec des pistes d'audit complètes.

Vérification de documents : détection de fraude par IA

Verify permet également de vérifier automatiquement l'authenticité de documents variés :

• Documents personnels : carte vitale, attestation de sécurité sociale, permis de conduire, justificatif de domicile
• Documents d'entreprise : KBIS, avis de situations, certificat RNE
• Documents financiers : RIB, relevés bancaires

La solution associe reconnaissance optique de caractères avancée (OCR) et modèles de langage (LLMs) pour :

• Vérifier l'authenticité des documents
• Détecter les tentatives de fraude, d'altération ou de falsification
• Extraire automatiquement les données clés
• Structurer et comparer les données

Vérification de compte bancaire : sécurisez vos paiements

La fraude au RIB représente la première menace de fraude pour les entreprises. Avec Verify, vous pouvez vérifier instantanément l'existence et la titularité d'un compte bancaire pour vous assurer que vos futurs virements parviendront au bon destinataire.

Deux méthodes sont disponibles selon vos besoins :

• Open Banking : Vérification sécurisée de la propriété du compte via l'application bancaire du titulaire, avec accès aux données bancaires vérifiées en temps réel. Couverture européenne étendue avec plus de 2 000 institutions bancaires dans 19 pays (banques traditionnelles et néo-banques).
• SEPAmail : Vérification de la concordance entre un IBAN et son titulaire directement auprès de l'institution bancaire, sans interaction ni accès à l'interface bancaire de l'utilisateur. Principalement disponible en France avec 141 banques couvertes.

Cette vérification s'appuie sur des données bancaires certifiées directement à la source, fiables, complètes et non falsifiables. L'intégration via une seule API permet un retour en quelques secondes pour fluidifier vos processus.

Contrôle des listes de sanctions et PPE

Pour les entreprises soumises aux obligations LCB-FT et AML, Verify intègre un contrôle automatisé des listes de sanctions et des personnes politiquement exposées (PPE/PEP). La solution analyse instantanément les profils pour détecter les risques réglementaires, financiers et réputationnels, en vérifiant plus de 280 listes internationales (OFAC, HMT, UE, DG Trésor, etc.) en temps réel.

Vérification d'entreprise (KYB)

Verify permet également de vérifier automatiquement l'existence légale d'une entreprise et d'extraire les informations clés (représentant légal, statut, activité) via les registres officiels. En France, un numéro SIREN suffit pour obtenir des données fiables en temps réel. La solution couvre également l'Espagne (via NIF) et l'Allemagne (via Handelregister).

Avantages de l'automatisation

L'automatisation de la vérification documentaire et d'identité via Verify présente plusieurs bénéfices majeurs :

• Gain de temps : Résultats en temps réel, en quelques secondes
• Réduction des erreurs : Détection automatique des anomalies et tentatives de fraude
• Traçabilité renforcée : Historique complet et horodaté de chaque vérification, avec dossiers de preuve exploitables
• Conformité réglementaire : Respect des exigences KYC, KYB, LCB-FT et RGPD (données hébergées en Europe, automatiquement supprimées après 7 jours)
• Sécurité maximale : Détection des fraudes sophistiquées invisibles à l'œil nu (deepfakes, retouches, documents composites)
• Intégration fluide : API unique pour intégrer toutes les fonctionnalités dans vos workflows métiers (CRM, ERP, logiciels RH, plateformes d'achat)

La vérification manuelle est essentielle, mais les outils numériques permettent d'automatiser et de sécuriser le processus de validation. Voici les principales solutions disponibles.

Le logiciel Adobe Acrobat Reader permet de vérifier gratuitement la validité d'une signature électronique sur un document PDF. Il affiche un code couleur (vert, jaune, rouge) qui indique l'état de la signature et du certificat associé. C'est un premier niveau de contrôle accessible à tous.

Des outils en ligne gratuits permettent d'extraire et d'analyser les métadonnées d'un document : date de création, auteur, historique des modifications, logiciel utilisé. Ces informations révèlent rapidement les incohérences qui trahissent une falsification.

Verify est la solution professionnelle de Yousign dédiée à la vérification d'identité, de documents et de comptes bancaires. Elle s'intègre directement dans vos processus de contractualisation et de validation documentaire via API.

Verify propose des fonctionnalités modulables et à la carte, que vous pouvez coupler ou non avec les solutions de signature électronique Yousign :

• Vérification d'identité (par image, vidéo, reconnaissance faciale, ou PVID certifiée)
• Vérification de documents (détection de fraude par IA, extraction de données)
• Vérification de compte bancaire (Open Banking ou SEPAmail)
• Contrôle des listes de sanctions et PPE
• Vérification d'entreprise (registres officiels)

Les logiciels de GED (Gestion Électronique de Documents) intègrent souvent des fonctionnalités de vérification d'authenticité : contrôle des signatures, traçabilité des modifications, archivage sécurisé avec horodatage. Ces solutions sont idéales pour les entreprises qui gèrent de gros volumes de documents.

Pour les éditeurs de logiciels et les plateformes de dématérialisation, les API Yousign permettent d'intégrer directement les fonctionnalités de vérification d'identité, de documents et de signature électronique dans vos outils métiers (CRM, ERP, logiciels RH, plateformes d'achat...).

L'aspect visuel d'un document ne garantit ni son origine ni son intégrité. Avec l'essor de l'intelligence artificielle, les fraudeurs peuvent désormais imiter à la perfection logos, mises en page, mentions légales et signatures scannées. Seuls des outils de vérification certifiés permettent de détecter ces falsifications et d'assurer la sécurité de vos transactions.

Le certificat numérique atteste de l'identité du signataire et de la date de signature. Il est important de le vérifier pour s'assurer qu'il n'a pas expiré et que les informations sont valides.

Les documents numériques contiennent des métadonnées invisibles à l'œil nu. Il peut s'agir de la date de création ou de la dernière modification, de l'auteur, ou encore de la version du fichier. Ne pas consulter ces métadonnées est un risque de passer à côté d'une incohérence qui pourrait révéler une fraude.

Pour consulter les métadonnées d'un document PDF :

• Windows : Clic droit sur le fichier > Propriétés > Onglet Détails
• Mac : Clic droit > Lire les informations > Section Plus d'infos
• Adobe Acrobat : Fichier > Propriétés > Onglets Description et Avancé

Ces informations révèlent la date de création, l'auteur, les modifications, le logiciel utilisé et peuvent détecter des incohérences révélatrices de fraude.

Les sources non sécurisées représentent un risque pour l'authenticité des documents. Pour optimiser la sécurité, il est important de privilégier les plateformes de confiance, comme un espace client officiel, un lien HTTPS, ou encore une plateforme certifiée comme Yousign.

Yousign est une entreprise française qui se positionne comme l'un des leaders européens de la confiance numérique. La plateforme combine vérification (via Verify) et signature électronique pour simplifier les échanges administratifs, sécuriser la validation et le stockage des documents.

Verify est la catégorie de produits Yousign dédiée à la vérification. Elle regroupe :

• Vérification d'identité : Validez l'identité de vos clients grâce à des vérifications par image, vidéo, reconnaissance faciale ou PVID certifiée
• Vérification de documents : Détectez automatiquement les fraudes et altérations sur documents personnels, d'entreprise ou financiers
• Vérification de compte bancaire : Confirmez l'existence et la titularité d'un compte via Open Banking ou SEPAmail
• Contrôle des listes de sanctions : Filtrage automatisé de 280+ listes internationales (OFAC, HMT, PPE/PEP)
• Vérification d'entreprise (KYB) : Vérification automatique via les registres officiels (France, Espagne, Allemagne)

En complément de Verify, Yousign propose trois niveaux de signature électronique certifiée eIDAS :

• Signature simple : Pour les documents sans enjeu juridique fort
• Signature avancée : Avec vérification de l'identité du signataire
• Signature qualifiée : Équivalent d'une signature manuscrite devant notaire

Yousign respecte la réglementation eIDAS qui assure la sécurité des signatures électroniques et des cachets électroniques au niveau européen. Nos solutions de signature électronique sont conformes au règlement eIDAS n°910/2014. Nos solutions de vérification d'identité sont conçues pour répondre aux exigences KYC et LCB-FT, avec des pistes d'audit complètes.

L'entreprise est née en France et présente désormais dans plusieurs pays européens. Choisir Yousign, c'est donc bénéficier d'un accompagnement local et réactif, entièrement en français.

Les outils de Yousign (Verify et Signature) s'utilisent via une application, mais également via une API pour les organismes qui souhaitent les intégrer directement à leurs logiciels internes (CRM, ERP, logiciels RH, plateformes d'achat…).

La force de Yousign réside dans sa capacité à centraliser vérification et signature sur une seule plateforme, avec :

• Une expérience utilisateur unifiée et fluide
• Une intelligence partagée entre les étapes (les données circulent automatiquement)
• Un modèle de pricing unique et flexible
• Un audit trail complet pour la conformité réglementaire
• Des certifications complètes (TSP, ISO 27001, eIDAS, B Corp)

Face à l'industrialisation de la fraude documentaire assistée par IA, vérifier l'authenticité de chaque document reçu n'est plus une option : c'est un réflexe de sécurité indispensable.

Signature électronique certifiée, contrôle des métadonnées, vérification d'identité automatisée, analyse des certificats numériques, vérification de comptes bancaires : vous disposez désormais de toutes les clés pour détecter les falsifications et protéger vos opérations.

En cas de doute sur l'authenticité d'un document, privilégiez toujours les solutions certifiées eIDAS et conformes aux exigences réglementaires (KYC, LCB-FT, RGPD). N'hésitez pas à solliciter un expert pour valider la fiabilité de vos processus. La sécurité de vos échanges documentaires en dépend.