Comment vérifier l'authenticité d'un document et éviter les fraudes ?

Pour être qualifié d’authentique, un document doit réunir les trois conditions suivantes : 

• Ne pas avoir été modifié depuis sa création ou sa signature
• Avoir été émis ou validé par une source légitime (entreprise, administration, notaire, particulier…)
• L’origine et l’intégrité du document peuvent être prouvées de manière fiable

Ce n’est donc pas seulement l’apparence du document qui compte, mais également la possibilité de vérifier qui l’a émis, quand, et si son contenu est resté inchangé.

L’authentification documentaire repose donc sur trois critères : 

• L’origine : la personne ou l’organisme qui a produit le fichier
• L’intégrité : L’absence de modification
• La traçabilité : L’historique du fichier

Lorsque les documents jouent un rôle important dans une décision ou un engagement (contrat, facture, bail commercial, bail d’habitation…), il est nécessaire de les vérifier, et ce, quel que soit le format.

Même si de plus en plus de fichiers sont transmis en ligne, le format papier reste courant dans de nombreuses organisations, dans le domaine administratif, juridique, ou encore éducatif.

Il peut par exemple s’agir de : 

• Diplôme (certificat de scolarité, diplôme universitaire…)
• Pièce d’identité (carte d’identité, passeport, titre de séjour, permis de conduire…)
• Justificatif de domicile
• Contrat (location, travail, prestations de services)
• Bulletin de paie imprimé
• Relevé bancaire
• Certificat médical

Ces documents contiennent une signature manuscrite ou un tampon officiel. La vérification de leur authenticité est indispensable, car il est difficile de détecter un format papier falsifié ou modifié. La traçabilité est également plus compliquée que pour le format numérique, ce qui augmente les risques de fraude.

Les fichiers numériques sont plus faciles à tracer que les fichiers papier, cependant, les risques de fraude sont toujours présents. Il est en effet possible de les copier, de les modifier ou de les falsifier si les mesures de sécurité ne sont pas suffisantes. C’est pourquoi une vérification d’authenticité est nécessaire, notamment pour les : 

• Contrats signés électroniquement
• Factures électroniques
• Certificats numériques (assurance, conformité, formation…)
• Diplômes ou attestations électroniques
• Bulletins de salaire numériques
• Relevés bancaires PDF
• Devis ou bons de commande transmis par mail
• Documents administratifs transmis via des portails officiels (Ameli, impots.gouv, service-public…)

Vérifier l’authenticité d’un document est une étape cruciale pour assurer la sécurité de n’importe quel processus commercial ou légal. Une simple négligence peut avoir des conséquences lourdes sur le plan financier, juridique, professionnel, ou même personnel. En effet, les risques de fraude sont nombreux, voici une liste non exhaustive : 

Un contenu modifié après sa création ou après sa signature peut contenir : 

• Un faux montant de facture ou de devis
• L’ajout ou la suppression de clauses dans un contrat
• Une traduction falsifiée sur un contrat international
• Antidater ou postdater

Un fraudeur peut utiliser l’identité d’une tierce personne (souvent une entreprise réelle ou un particulier), afin de produire de faux documents en son nom. Il peut s’agir d’un contrat, d’un emprunt bancaire, d’une souscription d’assurance, ou encore d’une utilisation frauduleuse de signature électronique ou manuscrite.

Certains documents peuvent être fabriqués de toute pièce en imitant un format officiel. Ça peut être le cas pour de faux diplômes ou certificats, de faux papiers d’identité, bulletins de salaire, justificatifs de domicile, attestations d’assurance, contrats de bail, et bien d’autres.

Certains fraudeurs peuvent imiter ou copier une signature manuscrite ou électronique lorsqu’aucune mesure de sécurité n’est appliquée.

Il est possible d’apposer de faux tampons d’entreprises ou d’administrations, de faux filigranes, ou encore des logos copiés afin de faire croire à l’authenticité de fichiers.

Chacune de ces fraudes représente un risque élevé pour les entreprises et les particuliers qui en sont victimes. Bien souvent, elles engendrent un vol d’informations sensibles, ou des dommages financiers à cause de détournement de fonds. 

Pour assurer la détection des fraudes documentaires, un coup d'œil rapide ne suffit pas. La vérification doit être méthodique, aussi bien pour du papier que pour du numérique. Voici les étapes à suivre.

La signature électronique fonctionne grâce à un mécanisme de cryptographie asymétrique qui crée une empreinte numérique unique du document.

Lorsqu'un signataire appose sa signature, un certificat électronique délivré par une autorité de certification qualifiée (comme Yousign) lie de manière indissociable l'identité du signataire au contenu exact du document.

Si une seule virgule est modifiée après signature, l'empreinte numérique change immédiatement, rendant la falsification détectable par n'importe quel logiciel de lecture PDF. Ce niveau de sécurité est impossible à reproduire avec une signature manuscrite, même sur papier sécurisé.

Pour mieux comprendre les différences entre ces trois niveaux de signature, découvrez notre vidéo explicative :

• Simple: idéale pour les documents basiques, sans enjeux juridiques. La signature électronique simple fonctionne avec un swip vers la droite pour apposer une signature, avec ou sans authentification via un code OTP.
• Avancée : la signature électronique avancée applique des mesures de sécurité plus strictes, avec une vérification de l'identité du signataire proche du RGS*. Grâce à une analyse de la pièce d’identité, un lien infalsifiable est créé entre le signataire et sa signature.
• Qualifiée : il s’agit du plus haut niveau de sûreté, idéal pour les documents à fort enjeu juridique, financier ou légal. La signature qualifiée utilise un système de reconnaissance faciale par IA, et fournit un certificat électronique certifié.

Là encore, il existe trois niveaux de cachet électronique. Contrairement à la signature électronique qui authentifie une personne physique, le cachet électronique qualifié authentifie une personne morale (entreprise, administration, association).

Il est particulièrement utilisé pour les factures électroniques, les bulletins de salaire dématérialisés, les attestations officielles ou les documents administratifs émis en masse.

Le cachet électronique avancé ou qualifié s'appuie sur un certificat électronique délivré par un prestataire de services de confiance qualifié (PSCQ) comme Yousign, garantissant que le document provient bien de l'organisation émettrice et n'a subi aucune modification depuis son émission.

Avec l'obligation de facturation électronique entre entreprises d'ici 2026, le cachet électronique devient un outil indispensable de conformité.

Yousign Verify va au-delà de la simple vérification d'authenticité : la solution analyse en temps réel la cohérence des données fournies, détecte les tentatives de falsification sophistiquées (retouches Photoshop, modifications de métadonnées, documents composites), et vérifie automatiquement la validité des RIB auprès des bases bancaires officielles.

Pour les pièces d'identité, l'outil utilise l'intelligence artificielle pour détecter les faux documents, vérifier les éléments de sécurité (hologrammes, micro-impressions) et comparer la photo d'identité avec un selfie en temps réel (face matching).

Cette automatisation réduit les risques d'erreur humaine de 98% et accélère les processus de vérification de plusieurs jours à quelques secondes.

La vérification manuelle est essentielle, mais les outils numériques permettent d'automatiser et de sécuriser le processus de validation. Voici les principales solutions disponibles.

Le logiciel Adobe Acrobat Reader permet de vérifier gratuitement la validité d'une signature électronique sur un document PDF. Il affiche un code couleur (vert, jaune, rouge) qui indique l'état de la signature et du certificat associé. C'est un premier niveau de contrôle accessible à tous.

Des outils en ligne gratuits permettent d'extraire et d'analyser les métadonnées d'un document : date de création, auteur, historique des modifications, logiciel utilisé. Ces informations révèlent rapidement les incohérences qui trahissent une falsification.

Yousign Verify est une solution professionnelle de vérification d'identité adaptée aux entreprises qui souhaitent sécuriser leurs échanges avec leurs partenaires, clients ou prestataires. Elle propose trois niveaux de contrôle :

• Niveau 1 : Scan de la pièce d'identité avec extraction automatique des données
• Niveau 2 : Vérification par la caméra du smartphone (selfie + pièce d'identité)
• Niveau 3 : Reconnaissance faciale automatique par intelligence artificielle

Cette solution s'intègre directement dans vos processus de contractualisation et de validation documentaire.

Les logiciels de GED (Gestion Électronique de Documents) intègrent souvent des fonctionnalités de vérification d'authenticité : contrôle des signatures, traçabilité des modifications, archivage sécurisé avec horodatage. Ces solutions sont idéales pour les entreprises qui gèrent de gros volumes de documents.

Pour les éditeurs de logiciels et les plateformes de dématérialisation, les API Yousign permettent d'intégrer directement les fonctionnalités de vérification d'identité et de signature dans vos outils métiers (CRM, ERP, logiciels RH, plateformes d'achat...).

L'automatisation de la vérification documentaire présente plusieurs bénéfices majeurs pour les entreprises :

• Gain de temps : traitement instantané de centaines de documents
• Réduction des erreurs humaines : détection automatique des anomalies
• Traçabilité renforcée : historique complet et horodaté de chaque vérification
• Conformité réglementaire : respect automatique des normes eIDAS et RGPD
• Sécurité maximale : détection des fraudes sophistiquées invisibles à l'œil nu

Avec des solutions comme Yousign, la vérification d'authenticité devient un processus fluide, sécurisé et parfaitement intégré à vos workflows métiers.

L'aspect visuel d'un document ne garantit ni son origine ni son intégrité. Avec l'essor de l'intelligence artificielle, les fraudeurs peuvent désormais imiter à la perfection logos, mises en page, mentions légales et signatures scannées. Seuls des outils de vérification certifiés permettent de détecter ces falsifications et d'assurer la sécurité de vos transactions.

Le certificat numérique atteste de l’identité du signataire et de la date de signature. Il est important de le vérifier pour s’assurer qu’il n’a pas expiré et que les informations sont valides.

Les documents numériques contiennent des métadonnées invisibles à l'œil nu. Il peut s’agir de la date de création ou de la dernière modification, de l’auteur, ou encore de la version du fichier. Ne pas consulter ces métadonnées est un risque de passer à côté d’une incohérence qui pourrait révéler une fraude.

Les sources non sécurisées représentent un risque pour l’authenticité des documents. Pour optimiser la sécurité, il est important de privilégier les plateformes de confiance, comme un espace client officiel, un lien HTTPS, ou encore une plateforme certifiée comme Yousign.

Yousign est une entreprise française qui se positionne comme l’un des leaders européens de la signature électronique. La plateforme est pensée pour simplifier les échanges administratifs et sécuriser la validation et le stockage des documents.

Yousign respecte la réglementation eIDAS qui assure la sécurité des signatures et des cachets électroniques au niveau européen. Nous disposons également de plusieurs attestations conformes à la certification ETSI.

Yousign propose trois niveaux de sécurité pour la signature électronique et le cachet électronique. La solution s’adapte aux besoins de toutes les entreprises, les particuliers et les organismes.

L’entreprise est née en France et présente désormais dans plusieurs pays européens. Choisir Yousign, c’est donc bénéficier d’un accompagnement local et réactif, entièrement en français.

Les outils de Yousign s'utilisent via une application, mais également via une API pour les organismes qui souhaitent les intégrer directement à leurs logiciels internes (CRM, ERP…).

Face à l'industrialisation de la fraude documentaire assistée par IA, vérifier l'authenticité de chaque document reçu n'est plus une option : c'est un réflexe de sécurité indispensable.

Signature électronique certifiée, contrôle des métadonnées, vérification d'identité, analyse des certificats numériques : vous disposez désormais de toutes les clés pour détecter les falsifications et protéger vos opérations.

En cas de doute sur l'authenticité d'un document, privilégiez toujours les solutions certifiées eIDAS et n'hésitez pas à solliciter un expert pour valider la fiabilité de vos processus. La sécurité de vos échanges documentaires en dépend.