La signature électronique est en plein boom et il y a fort à parier que vous en avez déjà entendu parler. Vous vous demandez alors certainement quels documents concrets peuvent être signés avec la signature électronique. Très généralement, n’importe quel document peut être signé grâce à la signature électronique. Néanmoins, nous allons rentrer un peu plus dans la granularité des accords que nous signons afin d’être le plus concret possible.
Premier exemple de signature électronique : le cas des RH
Le secteur des ressources humaines grouille de paperasses et d’activités administratives qui demandent effort, temps, patience et surtout… beaucoup de stylos et de papier.
Ce n’est donc pas une surprise si les ressources humaines ont commencé leur transition digitale. Beaucoup de services RH utilisent d’ores et déjà des logiciels SIRH ou des ATS. La signature électronique vient logiquement compléter cet ensemble d’outils numériques conçus pour simplifier la vie des ressources humaines.
Grâce à la signature électronique, les départements RH peuvent moderniser leurs processus de recrutement et accélérer la mise en place et l’approbation de leurs contrats:
- CDI
- CDD
- Contrat d’intérim
- Promesse d’embauche
- …
La signature électronique permet aux RH de gérer leurs contrats avec efficacité. Cerise sur le gâteau, la dépendance que les équipes RH éprouvaient jusqu'à maintenant vis à vis du papier s'amenuise de plus en plus, faisant place à un futur plus écologique car moins fondé sur l’archivage physique de leurs documents.
Deuxième exemple de signature électronique: le cas du secteur bancaire
Le secteur bancaire utilise lui aussi une très grande quantité de papier. Le polyptyque “ je reçois, j’imprime, je signe, je scanne, je renvoie” a, encore aujourd’hui, un succès retentissant. Quand les documents sont envoyés au format PDF, les clients des banques ne peuvent pas faire autrement que les imprimer pour renseigner leur signature.
Quant au paraphe fait en agence, il est chronophage, et il n’est pas rare de repartir avec une crampe au bras, dûe à la dizaine de pages qui demandent nos signatures et nos initiales.
Fort heureusement, ce quotidien a été très largement amélioré grâce à la signature électronique. Bon nombre de banques sont aujourd’hui munies de solution de signature électronique comme Yousign afin de digitaliser leur process, limiter leur consommation de papier, et surtout leur faire gagner un temps précieux.
Dans le cas du secteur bancaire, la signature électronique peut être d’une réelle assistance pour tous les contrats entre institution bancaire et clients:
- Mandats de prélèvement
- Ouverture et clôture de comptes en banque
- Prêt bancaire
- Adhésion CGU / CGV
- ...
Gain de temps, modernisation et efficacité sont au programme de la signature électronique pour le secteur bancaire. Les clients peuvent profiter d’une expérience de signature qui allie rapidité et sécurité.
Troisième exemple de signature électronique: le cas du secteur juridique
Pour les avocats et les notaires, la signature électronique a été d’une aide salvatrice pendant le confinement généralisé qui a contraint tout un chacun à rester chez soi. Les contrats nécessitant l’approbation ou la signatures de différentes parties, en revanche, ne se sont pas stoppés, et il était crucial pour les membres du secteur légal de trouver une solution capable de pallier cette situation exceptionnelle. La signature électronique s’est érigée alors comme la parfaite alternative puisqu’elle permet de signer à distance et en toute sécurité pléthores de documents, dont voici une liste non-exhaustive:
- Lettres de mission
- Actes sous seing privés
- Décomptes
- …
La signature électronique rentre dans une logique plus large d’évolution des pratiques notariales afin de simplifier la gestion des dossiers et d’accélérer l’approbation par les différentes parties prenantes d’un dossier.
Quatrième exemple de signature électronique: le cas du secteur commercial
Selon une récente étude relayée par Forbes, un employé commercial ne passe que 35% de son temps à faire des tâches directement reliées à son coeur de métier: la vente. Les tâches administratives sont responsables de 14% de cette perte d’efficacité.
La signature électronique représente une aide précieuse pour les commerciaux car elle permet de digitaliser les processus de vente, tout en libérant les services commerciaux des contraintes professionnelles liées au papier. Ainsi, tous les accords commerciaux signés entre le prospect et l’entreprise peuvent être signés en toute sécurité grâce à la signature électronique:
- Factures
- Devis
- Bons de commande
- Contrats de vente
- …
Grâce à la signature électronique, les équipes commerciales peuvent enfin se concentrer sur ce qui fait leur réelle valeur ajoutée, sans se soucier du côté administratif inhérent à leur fonction.
A travers ces quatre exemples de signature électronique (il y en a bien plus !), nous avons pu démontrer combien la signature numérique est gage d’efficacité, de sécurité, et d’amélioration pour votre entreprise. Elle déclenche l’émergence de nouvelles pratiques plus agiles et donne à votre entreprise la possibilité de s’émanciper des contraintes du papier.
