L’utilizzo della firma elettronica sta esplodendo e scommettiamo che non sei sorpreso. Probabilmente, ti starai chiedendo quali documenti possono essere firmati concretamente utilizzando la firma elettronica. In generale, un qualsiasi documento può essere firmato utilizzando la firma elettronica. Tuttavia, entreremo un po' di più nel dettaglio dei contratti che firmiamo quotidianamente per darti un’idea più concreta.
Primo esempio di firma elettronica: il caso delle risorse umane
L'industria delle risorse umane pullula di scartoffie e attività amministrative che richiedono impegno, tempo, pazienza e soprattutto ... molta carta e penna.
Quindi non ci sorprende il fatto che le risorse umane abbiano iniziato la loro transizione digitale. Molti reparti delle risorse umane stanno già utilizzando software a loro dedicati come gli HRIS o TTY. La firma elettronica completa logicamente questo set di strumenti digitali progettati per semplificare il quotidiano delle risorse umane.
Grazie alla firma elettronica, gli HR possono modernizzare i propri processi di assunzione e velocizzare la creazione e approvazione dei contratti:
- Contratti a tempo determinato
- Contratti a tempo indeterminato
- Contratti di lavoro intermittente (a chiamata)
- Contratti di apprendistato
- Promessa di assunzione
- …
La firma elettronica consente alle risorse umane di gestire i propri contratti in modo efficiente. La ciliegina sulla torta è che la dipendenza dai documenti cartacei che i team delle risorse umane hanno avuto fino ad ora sta diminuendo sempre di più, lasciando il posto a un futuro più verde che si baserà meno sull'archiviazione fisica dei loro documenti.
Secondo esempio di firma elettronica: il caso del settore bancario
Anche il settore bancario utilizza una grande quantità di carta. Il metodo "Ricevo, stampo, firmo, scannerizzo, restituisco" riscuote ancora oggi un clamoroso successo in questo settore. Quando i documenti vengono inviati in formato PDF, i clienti della banca non possono fare a meno di stamparli per apporre poi la loro firma autografa.
Per quanto riguarda la firma dei documenti fatta in loco, concordiamo che non solo richiede tempo, ma che alcune volte ci fa tornare a casa con un crampo al braccio a causa delle dieci pagine che chiedono le nostre firme e iniziali.
Fortunatamente questo processo quotidiano è stato notevolmente migliorato grazie alla firma elettronica. Molte banche sono ora dotate di soluzioni di firma elettronica, come quella di Yousign, per digitalizzare i loro processi, limitare il consumo di carta e soprattutto risparmiare tempo prezioso.
Nel caso del settore bancario, la firma elettronica può essere di reale aiuto per la firma di tutti i contratti stipulati tra banca e clienti:
- Mandati SEPA di addebito diretto
- Apertura e chiusura di conti bancari
- Prestito bancario
- Adesione alle CGU / CGV
- …
Risparmio di tempo, modernizzazione ed efficienza sono all'ordine del giorno delle firme elettroniche per il settore finanziario. I clienti possono godere di un'esperienza di firma che combina velocità e sicurezza.
Terzo esempio di firma elettronica: il caso del settore commerciale
Secondo un recente studio diffuso da Forbes, un addetto alle vendite trascorre solo il 35% del suo tempo a svolgere attività direttamente correlate alla sua attività principale: le vendite. Le attività amministrative sono responsabili del 14% di questa perdita di efficienza.
La firma elettronica è un prezioso aiuto per i commerciali perché consente di digitalizzare i processi di vendita, liberandoli quindi dai vincoli professionali legati alle scartoffie. Così, tutti gli accordi commerciali tra il potenziale cliente e l'azienda possono essere sottoscritti in tutta sicurezza grazie alla firma elettronica:
- Fatture
- Preventivi
- Ordini di acquisto
- Contratti di vendita
- ...
Grazie alla firma elettronica, i team vendite possono finalmente concentrarsi su ciò che costituisce il loro vero valore aggiunto, senza preoccuparsi del lato amministrativo legato alla loro funzione.
Attraverso questi tre esempi di utilizzo delle firme elettroniche (ce ne sono molti di più!), siamo riusciti a dimostrare come la firma digitalizzata sia una garanzia di efficienza, sicurezza e di miglioramento per la tua azienda. La firma elettronica fa quindi emergere nuove pratiche più agili e offre alla tua azienda la capacità di liberarsi delle scartoffie.
