¡Se puede firmar electrónicamente el acta de una asamblea general!

La asamblea general (AG) es un evento ineludible y estructurante de la vida de toda sociedad desde el momento de su inscripción en el Registro de Comercio y Sociedades (RCS).

En este artículo, te proponemos:

• Saber cómo firmar electrónicamente un acta de asamblea general.

👉 SPOILER: se puede y es legal desde el decreto n°2019-1118 de 2019 👈

• Comprender como puede ayudarte Yousign a asegurar este evento recurrente.

Se trata de un informe general exclusivo sobre el desarrollo de la asamblea general que deberá detallar:

• Los temas tratados,
• Los resultados de las deliberaciones/votos que se han efectuado durante la asamblea general

Información útil:

Existen dos tipos de AG:

• Ordinarias: deben tener lugar como mínimo una vez al año, como muy tarde dentro de los 6 meses que siguen al cierre de cuentas anuales.
• Extraordinarias: sin carácter obligatorio, se convocan bajo demanda.

El acta de la asamblea general se debe redactar obligatoriamente durante cada asamblea y debe responder a un formalismo estricto que le aporta un valor de prueba en caso de litigio, tal y como lo dispone el decreto n°2019-1118 de 2019. Obedece a reglas comunes aplicables a los grandes tipos de sociedades, así como a reglas particulares aplicables únicamente a ciertas de ellas. (No entraremos en detalle, ya que no es el objetivo de este artículo).

La fase de firma, que lógicamente sigue a la redacción del acta de la asamblea general, debe ser asegurada por una persona habilitada de la susodicha sociedad.

En general, para ser legales, las actas de las asambleas generales deben ser firmadas por los responsables de la AG y, en ocasiones, por ciertos participantes.

Los estatutos de la sociedad aportan una respuesta a este respecto. Algunos ejemplos:

👉 en el marco de una asamblea general de copropietarios, es el presidente de la sesión quien está al cargo de la firma del acta.

👉 para una empresa SARL (Sociedad Anónima de Responsabilidad Limitada), será el presidente de la AG, el (los) gestores de la sociedad y cada miembro de la AG con un rol concreto.

👉 para una empresa SA/SAS (Sociedad Anónima /Sociedad por Acciones Simplificada), serán todos los miembros del consejo de administración, todos los comisarios, el secretario de la sesión y toda persona que tenga un rol específico durante la asamblea general. Los accionarios también pueden firmar y rubricar el acta, si es necesario.

Desde el decreto nº2019-1118 del 31 de octubre de 2019 entrado en vigor el 4 de noviembre 2019, es POSIBLE desmaterializar las actas de las asambleas generales.

Esto implica que se pueden:

• firmar electrónicamente a través de una solución dedicada,
• archivar electrónicamente en registros desmaterializados.

Información útil:

Todas las actas deben conservarse en un registro especial en la sede la sociedad y deben poder ser consultadas libremente por los asociados o por el tribunal de comercio durante un periodo mínimo de 6 años. El registro desmaterializado responde a una conservación clásica en el ordenador y la datación está unida a la firma electrónica, ofreciendo así una garantía de prueba.

☝️ Recuerda: ¡Es posible y legal firmar electrónicamente un acta de asamblea general!

📖 Tal y como indica el decreto nº2019-1116 del 31 de octubre 2019, es necesario utilizar la firma electrónica avanzada (FEA) en la mayoría de casos.

⚠ Como excepción, solo las SAS/SASU (Sociedad por acciones simplificada unipersonal), pueden recurrir a la firma electrónica sencilla si, y solo si, está previsto en los estatutos de dicha sociedad.

Recuerda:

Existen diferentes niveles de firma electrónica más o menos complejos y seguros. El equipo de Yousign ha redactado un artículo muy completo sobre este tema, directamente extraído del reglamento europeo eIDAS.

Piensa también que la rúbrica se utiliza a menudo como garantía suplementaria de protección contra toda contestación de la etapa de firma de un acta de asamblea general.

1️⃣ Simplificar la gestión administrativa
La firma electrónica te permite desmaterializar, centralizar y enviar de manera automática todos tus documentos a todas las partes implicadas para una gestión inmediata.

2️⃣ Ahorro de tiempo
Puedes acelerar los procesos y reaccionar en tiempo real gracias a la firma electrónica: firmas y validas tus actas en directo con solo unos clics desde cualquier dispositivo, ya que Yousign es una solución SaaS.

3️⃣ Asegurar los intercambios con las partes implicadas
La seguridad y la confidencialidad son valores mayores para Yousign. Hemos implementado medidas para garantizar la seguridad de tus procesos gracias a un cifrado de datos de tus intercambios y a un almacenamiento en Francia de nuestras soluciones.

Gracias a la datación y al archivo de pruebas emitido para cada invitación de firma, la integridad del documento se preserva, imposibilitando el fraude. ¿Un ejemplo? La transcripción antedatada de una deliberación.

4️⃣ Disponer de un auténtico valor jurídico
Disfrutas de una firma electrónica que dispone de un valor jurídico conforme con el reglamento europeo eIDAS.

Appvizer es el primer medio de comunicación en Europa que digitaliza la empresa.

Cliente de Yousign desde 2020, la empresa dirigida por Colin Lalouette firma electrónicamente las actas de reuniones, comités estratégicos, informes de presidencia, ejercicios financieros…

Por obligación respecto a la oficialidad de dichos documentos, la firma tenía que estar obligatoriamente acompañada de pruebas factuales y técnicas que puedan testimoniar de la valides de la firma:

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Este documento es a título indicado. No garantizamos la exhaustividad, ni la actualización respecto al reglamento aplicable. Este documento no puede remplazar un consejo jurídico en ningún caso.

Después de haber leído este artículo, ¿tienes alguna pregunta sobre nuestras soluciones?