Le problème du papier dans un monde digitalisé

Ce n’est une surprise pour personne, le monde est connecté.

Les entreprises se digitalisent : la communication se fait sur les réseaux sociaux, le télétravail se développe et devient un critère de sélection pour les candidats, les documents sont signés électroniquement,... 

Dans ce monde, plongé dans la recherche et l’innovation, le papier s’éloigne petit à petit du quotidien des entreprises. Cela s’est accentué avec la crise sanitaire. Depuis 2021, une crise du papier a lieu. Les prix ont augmenté et les fournisseurs n’arrivent plus à suivre les demandes. 

L’accélération de la digitalisation des entreprises marque-t-elle le début de la fin du papier ? 

Le papier est découvert en 105 après J-C en Chine (petit moment histoire 📜).

Depuis, il a permis la transmission du savoir scientifique plus facilement. De la Chine à l’Europe, en passant par le monde arabe. Le papier a traversé les frontières du monde. Avec l’arrivée de l’imprimante, il n’y avait plus de limite à la connaissance. Les encyclopédies devenaient accessibles à tous, les journaux produits en masse, etc. 

Cependant, à l’ère du numérique, il montre ses limites en entreprise :

• Une lenteur administrative : d’après une étude de  PriceWaterhouseCoopers, un employé passe 8 heures par semaine en moyenne à gérer des documents. De plus, le temps moyen consacré par salarié aux tâches administratives est de 25%. 

• Le papier est très coûteux : lors d'un processus de signature à distance d'un contrat entre deux parties, nous évaluons le coût d'une signature papier entre 8€ et 16,5€. Une entreprise de 100 salariés dépense entre 10000 et 25000€ pour sa consommation de papier. Cela est encore plus marquant aujourd’hui avec une crise du papier qui a commencé suite à la pandémie. 

• L’impact sur l’environnement : ce n’est un secret pour personne, le papier est l’une des principales causes de déforestation. La surconsommation entraîne la déforestation de 60 000 km² de forêt par an. Pour produire douze ramettes de papier par exemple, il faut un arbre adulte et 12 000 litres d'eau. En entreprise, un employé consomme environ 2 arbres par an.

Il y a aussi les coûts de fonctionnement (consultation, récupération des archives en entreprise, opérations coûteuses de destruction). 

L’utilisation du papier entraîne également une difficulté d'organisation. En effet, plus de 750 documents en papier sont perdus chaque année dans les moyennes entreprises.

Avec le papier, il n’est pas possible de : faire des recherches directement dans le fichier, ranger des documents spécifiques dans plusieurs catégories.

Avec toutes les problématiques du papier et une dématérialisation des process dans les entreprises, le papier va-t-il disparaître ? 

Aujourd’hui les entreprises se tournent de plus en plus vers des solutions qui remplacent le papier comme :

• Les logiciels CRM : pour le suivi des clients et de la fidélisation,

• La signature électronique : pour la signature de documents depuis n’importe où et à n’importe quel moment.

• Les logiciels de traitement de texte comme : Google docs, la suite office, libre office,etc. Rédiger, mettre en forme, chercher dans le texte, conserver l’historique… De nombreuses possibilités s'offrent à vous. 

• Les logiciels de gestion de projet : tout est centralisé dans une solution. Vos équipes seront au courant des avancées de chaque projet, de qui effectue quelle tâche,...

L’utilisation de ces outils apporte beaucoup d’avantages comparés au papier :

• Un énorme gain de temps : prenons le cas de la signature électronique de Yousign. Les documents sont signés en moins de 15 minutes en moyenne ! 

• Une consultation des données à n’importe quel endroit : si vos fichiers sont stockés dans le cloud, vous pourrez y avoir accès depuis n’importe où tant que vous avec une connexion internet. 

• Vos fichiers sont centralisés : tous vos documents se retrouveront au même endroit, plus besoin de chercher dans vos différents classeurs pour trouver une facture.

En savoir plus sur la nouvelle réglementation sur les factures électroniques

Le papier semble toujours très utilisé dans les entreprises. Cependant la crise sanitaire a poussé la digitalisation des process comme la signature électronique. Réduisant ainsi l’utilisation du papier dans l’entreprise. 

Cela est-il toujours bénéfique ? 🤔 Nous savons bien que la création de papier crée énormément de gaz à effet de serre mais est-il plus polluant que le numérique ? Peut-être un autre sujet à traiter ? 💡