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Digitaliser ma PME

3 min

Publié le 6 Juil, 2022

Les 8 tâches que vous devez automatiser dès maintenant

8 tâches que vous devez automatiser
Yousign

Yousign

@Yousign

Illustration : Gawon Lee

Sommaire

Ce n’est pas la première fois que vous entendez ça. D’ailleurs vous avez peut-être déjà rencontré ce collègue qui vous parle fièrement de la macro Excel qu’il a mis au point pour automatiser toutes ses tâches. Mais promis, pas besoin d’être un geek pour mettre en place ce qui suit. Tout ce que vous risquez c’est de gagner un peu de temps et d’efficacité à l’avenir.

guy typing on his keyboard

1- Le classement de vos emails

Vous recevez des centaines d’emails par jour et cela vous décourage clairement de les traiter un à un. Commencer par ajouter des règles pour automatiser le traitement de vos emails et vous y verrez plus clair. Sur Outlook ou Gmail, vous pouvez créer des règles ou des filtres qui vont permettront selon l’objet, certains mots clés ou encore l’adresse mail de l’expéditeur, de classer vos emails dans les dossiers thématiques (que vous aurez préalablement créés).

Vous pouvez également décider que certains mails soient directement marqués comme lus, classés dans le dossier qui convient sans passer par la boite de réception. Très utile si comme moi, vous avez tendance à vous abonner à beaucoup de newsletters, que vous ne lisez pas toujours, mais que vous voulez garder précieusement pour les lire plus tard (et avoir ainsi des dossiers de veille thématique).

2- La gestion de vos identifiants et mots de passe

Vous êtes plutôt de la team « je mets le même mot de passe partout » ou de celle « j’ai 20 mots de passe dont je ne me souviens jamais » ? La meilleure solution étant d’avoir plusieurs mots de passe forts (bien longs avec plein de caractères spéciaux^^) et de s’en souvenir ! Pour ce qui est de tout retenir, on vous conseille de laisser gérer cette tâche par des gestionnaires de mots de passe tels que LastPass, Dashlane, Bitwarden ou encore Keeper. Ils ont tous une version gratuite bien souvent suffisante.

Et si vous êtes un adepte de Google Chrome, vous pourrez y enregistrer identifiants et mots de passe (également dans Android) et vous connecter automatiquement à vos sites web favoris.

3- Les publications sur vos réseaux sociaux

Ça non plus on ne vous l’apprend pas. À moins d’être un community manager aguerri vous avez peut-être abandonné l’idée de programmer vos posts. Mais seulement, dès que vous devez produire du contenu cela vous demande un effort considérable.

Alors comme le plus dur c’est de s’y mettre, rédigez toutes publications du mois en une seule fois et programmez-les une bonne fois pour toute ! On vous rappelle les outils les plus connus du marché : Buffer, Agorapulse, Swello et Hootsuite. Bien sûr ils fonctionnent pour programmer des posts Linkedin également. Et si vous voulez vous en tenir à Facebook et Instagram, la Meta Business Suite est bien suffisante.

4- Les réponses aux questions simples de vos visiteurs

Vous avez déjà réalisé une belle FAQ (Foire Aux Questions) sur votre site web mais rien n’y fait. Les mêmes questions reviennent sans cesse sur vos réseaux sociaux, par mail ou téléphone. Installez un chatbot sur votre site web et créez plusieurs scénarios en fonction du profil de votre visiteur ou de vos types de produits/services. Vous pourrez ainsi répondre automatiquement aux questions les plus récurrentes tout en laissant la possibilité aux visiteurs de discuter avec une personne de l’équipe s’ils n’ont pas trouvé réponse. Vous pouvez par exemple utiliser l’outil Manychat, simple mais puissant, qui permet également de faire des chatbots messenger ou whatsapp.

5- La prise de rendez-vous

Que ce soit pour vos prospects, vos clients ou encore vos collègues, évitez les allers-retours par mail en leur proposant de prendre directement rendez-vous en ligne. Vous pourrez ainsi synchroniser votre agenda, maitriser votre temps en proposant des créneaux de la durée de votre choix, ajouter des détails sur la nature du rendez-vous et même poser quelques questions pour vous aider à mieux préparer votre réunion. On ne présente plus Calendly qui propose une version gratuite mais Google intègre également cet outil dans sa version premium (Google Workspace).

agenda

6- La génération de prospects

Sur ce sujet, on pourrait clairement en faire un article entier alors on va faire plus court. Vous savez déjà comment automatiser votre prise de rendez-vous. Vous pouvez donc l’intégrer sur une joli landing page qui loue les mérites de vos services. Ou encore, vous pouvez proposer un lead magnet à télécharger (comprenez une ressource qui intéresse vos prospects). Il ne reste plus qu’à amener du trafic qualifié sur votre landing page grâce à une campagne publicitaire Google ads par exemple et le tour est joué ! Vous aurez un beau tunnel pour générer des prospects qualifiés en automatique !

7- La signature de vos contrats

Une fois vos prospects bien chauds grâce au tunnel que vous avez mis en place plus haut, et quelques rendez-vous plus tard, il ne reste plus qu’à les faire signer. Et là encore, on a la solution qui vous prendra moins de 3 minutes et qui augmentera votre taux de conversion de 45% : j’ai nommé Yousign bien sûr. Vous faites partie de ce qui veulent voir pour croire ? Démarrez par un essai gratuit de 2 semaines et vous nous en direz des nouvelles.

8- Le recueil d’avis clients

Last but not least, un dernier conseil pour ne jamais oublier de demander un témoignage à vos clients (satisfaits). Vous pouvez créer une petite séquence email qui envoie automatiquement un mail contenant un formulaire ou un lien pour déposer un avis sur votre fiche Google My Business à tous vos clients. Cela fonctionne aussi pour accueillir vos nouveaux clients, en leur envoyant automatiquement un ou plusieurs emails pour leur envoyer des ressources, leur expliquer des process, leur proposer une mini-formation, etc.

Bien sûr vous n’allez pas automatiser toutes ces tâches du jour au lendemain mais allez-y progressivement, en se fixant un objectif d’automatisation par semaine par exemple. Ou bien, comme il est parfois difficile de se motiver seul, pourquoi pas se lancer un challenge en équipe !

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