Se lancer en tant que freelance permet d’avoir une grande liberté sur son rythme de travail et son organisation. Pour autant, il est difficile de garder une bonne productivité lorsque l’on devient 100% autonome. On ne sait pas toujours comment s’y prendre, on peut facilement être débordé et la procrastination n’est jamais très loin. Ce n’est pas une fatalité et il existe des solutions pour conserver votre productivité !
On vous propose donc un top 7 des astuces pour performer et travailler efficacement dans votre quotidien ! Cet article a été réalisé en collaboration avec la plateforme de recrutement de talents Freelance.com
1. Organisez vos journées et ne vous laissez pas porter
Ce n’est pas parce que vous êtes devenu freelance que vous ne devez pas avoir un emploi du temps bien construit. Prenez le temps de définir vos tâches et de les lister dans une to-do list exhaustive. Nous vous recommandons de l’alimenter au fur et à mesure pour vous organiser au mieux au fil des journées.
Une fois vos tâches listées, vous pouvez les répartir dans votre agenda grâce à un outil très performant : la matrice Eisenhower. Elle vous permet de définir vos tâches dans un tableau en fonction de leur urgence et importance.
Vous pouvez également employer la fameuse loi de Pareto. Quelles sont les tâches qui vont rapporter le plus à votre activité ? Vous devez trouver les meilleurs ratios investissements/résultats pour rentrer dans une rentabilité temporelle.
Pour finir, au-delà du planning journalier, apprenez à vous accorder du temps pour vous, en respectant vos temps de repos nécessaires, vos besoins de vacances, vos pauses dans la journée, etc. Tous ces conseils pour maîtriser votre temps proviennent de l’expérience de Marielle Cuirassier et Diane Ballonad Rolland, deux expertes en gestion du temps. Elles vous donnent plus de conseils dans cet article dédié au sujet.
2. Supprimez les sources d'interruptions intempestives
Coups de téléphone, e-mails, notifications sur les réseaux sociaux… On ne s’en rend pas compte au départ, mais de nombreuses sources externes facilitent la déconcentration dans votre travail. Vous avez envie de bien faire et vous regardez donc les notifications que vous recevez au fur et à mesure. Le problème, c’est que ces sources de distraction viennent interrompre vos tâches et mettent à mal votre concentration. Votre productivité peut être grandement perturbée par tous ces moments « parasites ».
Pour éviter cela, nous vous conseillons de dédier un temps spécifique pour consulter ces éléments. Vous pouvez par exemple regarder vos notifications une fois le matin et une fois en début d’après-midi, en vous imposant de ne pas passer plus de 20 minutes à chaque fois.
Vous pouvez également travailler en communication asynchrone. Privilégiez une communication qui ne demande pas de réponse immédiate (SMS, emails, message vocal…). Vous pourrez ainsi dédier un temps de réponse ou de relance dans votre planning sans être interrompu.
3. Réalisez une tâche à la fois pour éviter de vous disperser
Pour gagner en productivité, il est recommandé de travailler en mono-tâche. Si vous avez bien réalisé votre to-do list, vous connaissez à l’avance vos tâches et le temps nécessaire à la réalisation de chaque étape. La méthode Pomodoro est un bon outil pour travailler : concentrez-vous 25 minutes sur une tâche, puis autorisez-vous un moment de pause de 5 minutes, et répétez le cycle.
Essayez au maximum de « batcher » vos tâches. Au lieu de faire des allers-retours, vous réalisez à la suite toutes les actions qui nécessitent la même base de production (les réseaux sociaux, les emails, l’administratif, etc.).
Un exemple ? Sur vos réseaux sociaux, programmez toutes vos publications à venir en vous concentrant sur un seul canal de diffusion. Vous pourrez alors cocher cette case dans votre to-do list ( et ça fait du bien ! )
4. Apprenez à dire « non »
Si vous avez pris le temps de définir un planning, ce n’est pas pour venir le modifier à chaque nouvelle requête. Il est quelquefois préférable de refuser une demande pour ne pas se laisser déborder par un planning trop chargé. Il faut avant tout respecter les autres engagements que vous avez déjà pris. Parfois, on peut faire évoluer son planning, d’autres fois ce n’est pas possible.
Priorisez vos tâches avec la loi de Pareto, définissez ce que chaque action vous apporte dans la journée et à long terme pour ne pas accepter tout ce que l’on vous demande.
5. Déléguez vos tâches secondaires
En déléguant certaines tâches, vous réussirez à tenir votre planning tout en obtenant une meilleure qualité de résultat. Par exemple, vous pouvez déléguer votre administratif, votre communication, votre prospection en faisant appel à des ressources externes, si cela est trop chronophage pour vous.
En employant des spécialistes, vous obtiendrez un travail qualitatif, réalisé plus rapidement, en allégeant votre charge mentale. D’ailleurs, pourquoi ne pas faire travailler d’autres freelances ? Vous aurez ainsi une plus grande flexibilité et vous pourrez peut-être fonder de véritables partenariats. Cela vous intéresse ? Trouvez-le freelance qui pourra vous aider au quotidien sur la plateforme freelance.com
6. Appuyez-vous sur des outils et logiciels pour gagner du temps
De nombreux logiciels sont aujourd’hui disponibles en ligne pour faciliter votre quotidien professionnel. Il existe des outils de travail collaboratif (Notion, Trello), des traqueurs de temps (Toggl-Track), des outils d’aide à la création de designs (Canva), etc.
7. Libérez-vous des limites du papier
Agilité, rapidité, omniscience… Toutes ces qualités sont primordiales dans le quotidien des freelance. Malheureusement, il est parfois difficile de les mettre à profit à cause des limites imposées par le papier, notamment dans la signature des contrats.
Grâce à la signature électronique de Yousign, vous pouvez signer et faire signer de façon sécurisée tous vos contrats de freelance depuis n’importe quel appareil mobile ou desktop.
En plus d’être un gain de temps non négligeable, la signature électronique permet à tous les freelance de s’affranchir des limites du papier et de l’administratif pour pouvoir se concentrer sur leur coeur de métier.
Nous nous sommes concentrés dans cet article sur quelques actions concrètes que vous pouvez mettre en place rapidement. N’oubliez pas cependant que vous aurez besoin de temps pour trouver la bonne organisation qui vous rendra réellement performant. N’hésitez pas à expérimenter, à changer de méthodes et d’outils pour trouver ceux qui vous correspondent le mieux. Et demain à coup sûr, vous deviendrez un professionnel de l’organisation !
