La guida alla digitalizzazione aziendale  

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Firma online

4 min

Come la firma elettronica semplifica l'esperienza del cliente

esperienza del cliente
Fabian Stanciu

Fabian Stanciu

Country Manager Italy @Yousign

Illustrazione: Mélusine Vilars

Indice

La pandemia ha portato a un’accelerazione e a una riscoperta della digitalizzazione: mai come in questi ultimi due anni, l’innovazione e la tecnologia hanno invaso vari aspetti delle nostre vite, da quello sociale a quello economico. 

Sempre più spesso, infatti, processi e azioni quotidiane come il recarsi in banca o scegliere la polizza assicurativa hanno sfruttato le possibilità offerte dalla digitalizzazione dei processi. Basti pensare che – secondo uno studio di Deloitte dello scorso anno – in questo periodo, il 30% degli europei ha usato per la prima volta i servizi di e-banking, con alti livelli di soddisfazione: il 35% infatti, ha dichiarato che continuerà a utilizzare i canali di vendita digitali anche al termine dell’emergenza sanitaria. In questi processi, un ruolo fondamentale spetta alla firma elettronica, che permette di sottoscrivere documenti informatici in modo sicuro e veloce, stando comodamente a casa propria, con benefici in termini di tempo, denaro e anche a favore dell’ambiente. 

Ma vediamo quali sono i vantaggi per i clienti che decidono di sfruttare le possibilità offerte dalla digitalizzazione e dalla conseguente dematerializzazione dei documenti in diversi ambiti, dagli studi di professionisti al retail e GDO fino ai freelance.

Banche e assicurazioni

Tra i settori che più hanno beneficiato della diffusione della digitalizzazione c’è sicuramente quello bancario-assicurativo: i clienti, infatti, hanno la possibilità di stipulare contratti e firmare documenti informatici completamente da remoto, accedendo al sito web dell’azienda o ad un’app attraverso registrazione, riconoscimento e autenticazione forte tramite l’invio di un codice OTP sul proprio cellulare per aumentare il livello di sicurezza della firma. In questo caso, i principali benefici per i clienti si riscontrano nella customer journey completamente digitale, nell’importante riduzione dei tempi di sottoscrizione dei documenti e nella maggiore trasparenza nel rapporto azienda-cliente. La digital customer experience, infatti, permette una gestione integrata di tutti i punti di contatto per favorire un’esperienza più efficiente e personalizzata possibile attraverso tutti i canali a disposizione (punto vendita, sito web e social media).

Studi professionali

Anche gli studi professionali sono stati coinvolti in maniera significativa dal processo di digitalizzazione, che rappresenta sicuramente un trend destinato a crescere anche in futuro. 

Il principale motivo che spinge gli studi professionali ad adeguare le proprie procedure in chiave digitale è quello di migliorare il servizio offerto ai clienti. Tra gli strumenti più utilizzati da avvocati, commercialisti e notai vi è sicuramente la firma elettronica che permette una gestione più efficiente in termini di tempo e denaro, cosa che permette un ulteriore beneficio per i clienti: risparmiando tempo sulle questioni burocratiche, infatti, i professionisti possono dedicarsi di più e meglio agli aspetti consulenziali.

La possibilità di inviare e firmare contratti senza la necessità di recarsi in studio, in totale sicurezza e trasparenza, il reciproco scambio di documenti e l’archiviazione digitale sono strumenti ormai imprescindibili per garantire ai propri clienti un servizio eccellente. Allo stesso modo, la digitalizzazione aiuta anche la gestione interna degli studi e dei collaboratori che vi lavorano. In un contesto in cui lo smartworking è una scelta sempre più diffusa, la possibilità di firmare documenti da remoto, di archiviarli digitalmente e di poterli condividere e archiviare senza la necessità di spostarsi rappresentano un plus ormai imprescindibile.

Retail e Grande distribuzione

Anche il retail e la Grande distribuzione hanno iniziato sempre più ad attingere alle potenzialità offerte dalla digitalizzazione, permettendo così ai clienti di beneficiare dei vantaggi che l’utilizzo di strumenti quali la firma elettronica possono offrire. Molte aziende, infatti, hanno deciso di implementare soluzioni che consentano uno snellimento considerevole del processo di firma della documentazione correlata a ogni singolo acquisto (in particolare quando si tratta di acquisti ‘importanti’ quali elettrodomestici, tv, ecc). La possibilità di raccogliere i dati dei propri clienti in maniera digitale, su tablet o pc, fa sì che questi possano essere poi utilizzati nella fase successiva anche per la raccolta del consenso informativo e per la firma elettronica. L’obiettivo di queste scelte aziendali è quella di offrire una digital customer experience eccellente.

La digitalizzazione dei dati dei clienti, consente all’azienda di offrire un servizio dopo l’acquisto efficiente ed efficace, grazie anche all’ampliamento dei punti di contatto con il singolo cliente, che arriva fino alle azioni conseguenti l’acquisto e che coinvolgono anche il servizio clienti. Questo vale ancora di più nei casi di ecommerce, con il negozio aperto 24/24, 365 giorni all’anno, accessibile da qualsiasi parte nel mondo. In questo caso, gli strumenti di digitalizzazione consentono la conclusione delle transazioni e la firma dei contratti ad esse associati.

Come Yousign può aiutare a migliorare l’esperienza del cliente

In qualsiasi settore operi, i benefici che l’utilizzo della firma elettronica può portare ai propri clienti non dovrebbero essere mai sottovalutati dall’azienda. Che si tratti di un contratto assicurativo, dell’apertura di un conto corrente, di un documento post-vendita, grazie ai servizi offerti da Yousign, è possibile garantire la valenza legale e probatoria di qualsiasi documento dematerializzato, offrendo al cliente la comodità di firmare da ovunque, oltre che la garanzia di trasparenza e legalità.  

Tutte le firme di Yousign sono legalmente vincolanti e, all'aumentare del loro livello, si ottiene una sicurezza e un valore legale incrementale.

Il primo livello è la firma semplice che consente in soli 2 click di firmare un documento, adatto per la documentazione di routine o basso rischio, accessibile da ogni tipo di dispositivo connesso a internet. 

Quando è necessario aggiungere un maggiore livello di sicurezza per la protezione dei documenti, Yousign dispone del sistema di doppia autenticazione, dove un codice SMS OTP ricevuto dal firmatario è richiesto per firmare il documento. 

Anche nel caso di una firma elettronica semplice, Yousign crea un file di verifica con data e ora per ogni procedura contenente una serie di tracce informatiche che saranno archiviate per 10 anni presso un archivista di terze parti governativo chiamato Arkhinéo, certificato a livello europeo. 

Il livello successivo è la Firma Elettronica Avanzata (FEA), più sicura, consigliata per transazioni finanziarie di grandi dimensioni o per firmare documenti che possono presentare interessi legali significativi.

Al contrario di quella semplice, la firma elettronica avanzata deve soddisfare criteri di verifica dell’identità più rigorosi e quindi ha un livello di sicurezza più elevato come stabilito nella regolamentazione eIDAS e completato dall'ordinamento giuridico italiano.

Una firma elettronica avanzata deve infatti garantire diversi processi di identificazione e controllo, che possono essere fatti attraverso soluzioni come il caricamento e la verifica in tempo reale del documento d’identità del firmatario e la sua aggiunta al processo di controllo, come proposto da Yousign. Con la firma avanzata si possono firmare contratti di mediazione creditizia, contratti di lavoro, contratti con clausole di non concorrenza e di esclusiva commerciale, ecc.

Se siete interessati a capirne di più sui livelli di firma elettronica vi consigliamo di visitare il seguente articolo sulla differenza tra i livelli di firma.

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