La centralisation des informations pour booster son efficacité

La donnée est l’or noir du XXIe siècle. Avec la croissance exponentielle de la création de données numériques, les PME sont progressivement entrées dans l’ère du big data avec toutes les opportunités et les menaces que cela représente. Ces dernières années, les entreprises ont eu tendance à collecter le maximum de données possible, même si dans les faits, ces dernières sont souvent sous-exploitées. En effet, pour pouvoir obtenir une fine analyse de données et qu’elles puissent être vraiment utiles à la prise de décision encore faut-il que ses données soient centralisées. Et c’est loin d’être le cas encore aujourd’hui dans beaucoup de PME. Pour mieux comprendre ce sujet, on vous explique pourquoi et comment centraliser ses données.

Selon une étude réalisée par Capgemini en 2020 (intitulée « the data powered entreprise »), seuls 20% des dirigeants ont confiance en leurs données, notamment à cause de la faible qualité de leurs données. La centralisation des données permet donc de fiabiliser ses données et de construire une seule et unique source de vérité.

En effet, les données centralisées vont pouvoir être enrichies grâce aux différentes sources qui les alimentent, corrigées, dédoublonnées, standardisées, etc. Cela est indispensable pour pouvoir effectuer des bonnes analyses car si vos données sont incomplètes ou fausses, vos analyses le seront tout autant.

Vos données centralisées permettent également d’améliorer votre efficacité opérationnelle. En effet, vos employés n’auront plus à chercher les données à droite et à gauche, à les comparer, les vérifier et les concaténer. Grâce à cette source unique et fiable, c’est un gain de temps considérable pour les équipes qui peuvent ainsi se concentrer sur l’analyse et la prise de décision.

Cela permet également une meilleure agilité de la part des entreprises qui, en étant capable de réagir vite et bien, peuvent implémenter des plans d’actions ciblés et ainsi améliorer continuellement leur performance. Tout cela se traduit donc financièrement puisque non seulement la centralisation des données réduit les coûts de stockage et autres frais informatiques, mais l’efficacité opérationnelle se traduit par des revenus croissants et une marge accrue.

Toujours selon l’étude Capgemini, les entreprises désignées comme “data masters”, soit 17% des entreprises interrogées, réalisent un revenu par employé 70% supérieur aux autres et une profitabilité 22M plus élevée.

Centraliser vos données dans un seul et même endroit permet également de mieux sécuriser vos informations puisqu’il est plus facile de garantir la sécurité d’un seul serveur dédié que si vos données sont stockées à de multiples endroits.

Multiplier les espaces de stockage revient à multiplier les risques d’attaque informatique et la cybersécurité est bien sûr un enjeu crucial pour toutes les PME aujourd’hui. En effet, selon le Baromètre de la cybersécurité en entreprise CESIN 2022, plus d’une entreprise française sur deux (54 %) a vécu au moins une cyberattaque au cours de l’année 2022.

Enfin, avoir une seule et unique source de données centralisée permet une meilleure communication entre les différents services de l’entreprise. En effet, cela permet de briser cette organisation de l’information en silos et de garantir un accès unique à la donnée à tous les collaborateurs de l’entreprise. Ces derniers auront donc accès à toutes les informations dans leur globalité et cela évitera les incompréhensions ou erreurs entre les services pour au contraire favoriser leur collaboration.

Dans un premier temps, vous devez définir quels sont vos besoins et quels sont vos objectifs à atteindre en termes de gestion des données afin d’établir une stratégie efficace. En effet, votre entreprise doit gérer différents types de données provenant de différentes sources : communication, commercial, logistique, comptable … mais aussi des données externes à l’entreprise. Ainsi vous pouvez vous posez les questions suivantes :

• A quoi servent chaque type de données ? Comment sont-elles exploitées ? Par qui ?
• Où sont stockées les données de l’entreprise ? Par quels types de logiciels sont-elles utilisées ?
• A quels problématiques métiers l’entreprise est-elle confrontée ?
• Quelle est la stratégie de l’entreprise ? Comment la donnée peut-elle contribuer à sa réussite ?

Cela vous permettra de dresser un état des lieux et de mieux définir vos besoins.

La méthode qui permet de centraliser, stocker et diffuser l’ensemble des données de références de l’entreprise est le Master Data Management (MDM). Cet ensemble d’outils unifie toutes les données de l’entreprise, garantit également leur qualité et simplifie donc la gestion de l’information au sein de l’organisation. Il existe plusieurs solutions de MDM et pour choisir la plus adaptée à votre entreprise vous devez être attentif aux 4 points suivants :

• L’intégration avec vos applications et logiciels métiers que vous utilisez actuellement ou que vous souhaitez mettre en place dans le futur
• La qualification et mise en conformité de tous vos types de données, en accord avec les impératifs réglementaires
• La performance de votre MDM, capable de gérer et de sécuriser le volume adéquat de données
• La cartographie de vos données et leur cycle de vie pour faciliter la compréhension des données dans leur ensemble

Conjointement à la mise en place d’une solution de Master Data Management, vous devez absolument mettre en place une gouvernance de la donnée. Il s’agit d’un ensemble de règles et principes qui doivent être respectés tout au long du cycle de vie des données afin d’assurer leur qualité et leur fiabilité. Ses procédures permettent également d’aider les différents responsables métiers à identifier leurs besoins en matière de données et à y répondre. C’est pourquoi une bonne gouvernance de la donnée signifie également une bonne implication des différents responsables métiers afin d’identifier les besoins de chacun et d’accompagner le changement au sein de leur équipe.

Avec le nombre croissant des données gérées par les entreprises, la centralisation des données est un enjeu essentiel pour garantir la sécurité et la qualité des données en offrant une source unique et fiable d’informations partagée par tous les collaborateurs, qui permet une prise de décision rapide et éclairée. Pour y arriver, la mise en place d’une solution de Master Data Management adaptée aux besoins de l’entreprise ainsi qu’une véritable gouvernance de la donnée seront les clés du succès.