Webinar Spendesk x Yousign

Le 18 novembre 2021 se tenait le premier webinar qui unissait Spendesk et Yousign, et dans lequel il était question de l’optimisation des processus financiers et administratifs.  L’occasion pour nous de revenir sur cet évènement, et de vous offrir un condensé de ce qui a été dit pendant ce webinar ! 

Vous vous en doutez bien, quand on parle de finance, la loi des chiffres est toujours la plus puissante. 

Qu’à cela ne tienne, on sait aussi parler de chiffres !
D’ailleurs, pour contextualiser le webinar, nous avons opté pour 3 chiffres, d’une importance toute particulière:

• 142
• 78% 
• 2

On vous laisse quelques minutes pour deviner la signification de ces chiffres. 

Malheureusement, nous ne pouvons pas vous interroger un à un, donc nous allons passer directement à la solution.

Selon une étude réalisée par le cabinet de conseil PLUM et Sage, 142 jours par an sont dédiés aux tâches administratives en France.
Parmi ces 142 jours, les trois tâches administratives qui prennent le plus de temps sont la comptabilité, la facturation et le recrutement. 

Pour être précis, l’étude PLUM recense les 4 activités qui monopolisent le plus de temps. Focalisons-nous sur la France: 

• La comptabilité arrive en tête, puisqu’elle représente en moyenne 25% de l’ensemble des tâches administratives.
• La facturation arrive en seconde position avec environ 20% 
• Le recrutement est troisième, avec environ 15% 
• La fiscalité est quatrième avec environ 10%

Le second chiffre sur lequel nous aimerions revenir est le 2. Il s’agit en fait d’un podium, dans lequel la France se place plutôt bien, puisqu’elle est deuxième. Malheureusement, il ne s’agit pas du podium des JO, mais des pays qui perdent le plus de temps dans les tâches administratives.

L’Espagne est en tête du classement, et le Brésil vient se placer juste derrière la France. Notre beau pays consacre d’ailleurs 7,7% de son temps dans les tâches administratives.

Mais l’étude ne s’arrête pas là, puisqu’elle enfonce le clou en avançant que cette place au podium équivaut à presque 44 milliards d’euros estimés en perte de productivité. Oui, ça commence à faire beaucoup.  

Voici donc le contexte qui entoure ce webinar. Nous comprenons bien qu’il est plus que jamais question de se délester des tâches administratives chronophages.

• Internalisation de la comptabilité: Pour Clémentine Svartz, Finance manager chez Spendesk,  la comptabilité est la première pierre à l’édifice. 
  A l’époque, Spendesk ne disposait pas d’un service comptabilité internalisé, mais faisait appel à un expert comptable externe, ce qui pouvait poser des problèmes au niveau des analyses, ou des reporting. Il fallait donc s’organiser autour d’un outil de comptabilité et d’une équipe en interne.
  Pour Guillaume Loudenot, Finance Director chez Yousign, le son de cloche est le même. Internaliser sa comptabilité et avoir la main dessus est essentiel dans n’importe quelle entreprise à forte croissance: “Il faut être confort avec ce centre de vérité que sont les données comptables. Cela permet d’asseoir tout l’opérationnel que peut faire la finance, tout en assurant la plus-value pour les équipes opérationnelles.”  
• Choisir ses priorités: Selon le modèle économique adopté, les choix stratégiques, la vision de l’entreprise à court, moyen et long termes, Guillaume conseille de bien délimiter les actions à faire selon les process.  Il faut donc bien définir ses objectifs, afin de s’assurer de les dépasser. 
• Bien délimiter l’aval: Dans la phase de facturation, ne pas hésiter à automatiser le plus de processus possible. Pour Guillaume Loudenot, “il est vital d’avoir des process qui sont clairs, précis et documentés et qui vont jusqu’au bout. Il faut pouvoir suivre la partie contract life management.  Il faut savoir le suivre, le tracker, l’archiver.” 
• Gérer le cash et les paiements: Automatiser le plus possible la partie devis et paiement.

La question est naïve mais vaut le coup d’être posée: Pourquoi et quand préparer son budget ?

Quand ?

En ce 18 novembre, les chanceux auront déjà fini de planifier le budget 2022, pour les moins chanceux d’entre vous en revanche, il semblerait que vous soyez en plein dans la planification du budget pour le début d’année prochaine.Pour Clémentine Svartz, “Globalement, il faut cloturer le budget au dernier trimestre de chaque année précédant la clôture. Chez Spendesk, on a commencé en septembre, et il y a beaucoup d’allers-retours avec les équipes. Tout peut durer assez longtemps, notamment dans le cas d’entreprises à forte croissance”.

Pourquoi ?

L’idée d’un budget est d’allouer des ressources pour permettre aux équipes de mener à bien des projets nécessaires aux besoins de l’entreprise. Evidemment, on parle de ressources humaines, mais également de ressources financières. Il faut donc avoir une vision claire sur les résultats et les indicateurs clés de la santé de l’entreprise, afin de savoir quelles ressources allouer à quelles équipes. Élaborer un budget permet d’anticiper d’éventuels problèmes de trésorerie sur l’année qui avance à grands pas. C’est un processus fastidieux, mais extrêmement important et vital pour l’entreprise. 

Cette question est évidemment clé et dépend des stratégies de chaque entreprise. Pour Guillaume Loudenot, il faut tenter, dès Q3 “d’avoir une vision macro dès Q3, que ce soit en termes d’indicateurs clés, qu’en termes de plan de recrutement.  Sur Q4 on peut se pencher sur l’aspect plus granulaire. On envoie des templates par équipes sur l’aspect dépense ou chacun peut se responsabiliser.”
Même son de cloche du côté de chez Spendesk, ou le modus operandi est peu ou prou le même. 

Premièrement, déculpabilisons nous de suite: tout le monde fait des erreurs, et ce n'est pas un drame.
Cependant, quand on touche à la finance, une erreur peut avoir des conséquences inattendues ou assez fâcheuses. Quelles sont les erreurs à éviter à tout prix quand on prépare son budget ?

•  Ne pas sous-estimer les itérations: Même si chaque entreprise est différente, beaucoup ont déjà enduré les itérations entre équipes et les allers-retours intempestifs. Dans l’élaboration d’un budget, cette étape est primordiale et prend, comme vous vous en doutez, un temps non négligeable. Il convient donc de ne pas sous-estimer le temps que prendront les différentes itérations entre équipes au moment de valider les budgets.
• Savoir quand se doter d’outils: Les outils standards (tels que la suite Google par exemple) peuvent être suffisants, mais à partir du moment où l'entreprise évolue et se construit, ces outils deviendront vite caduques. Il vous faudra donc anticiper pour avoir les moyens techniques de vos ambitions. 
• Le piège de “l’open-bar”: La communication avec les équipes est primordiale. Il faut donc prendre le temps de donner des guidelines claires aux départements afin de limiter les frustrations et les points de friction en cas de déconvenues. Afin d’éviter ces écueils, Guillaume Loudenot conseille d’ajouter de la transversalité: “tout le monde doit avoir une vue assez globale pour qu’on puisse ensuite ralentir les ardeurs de chacun”.

Nous le savons, vous préférez la vidéo aux lignes que nous écrivons en ce moment. Pas de problème ! Le webinaire Yousign x Spendesk est disponible en replay. Vous pourrez donc vous délecter des conseils de Guillaume et Clémentine afin d’optimiser tous vos processus administratifs pour 2022 et de devenir le champion du budget !