Firma Electrónica Avanzada vs Firma Electrónica Cualificada: Diferencias y Beneficios

El mundo digital ya es parte de la vida cotidiana y de los negocios, por tanto muchos procesos se han ido adaptando a este y las firmas electrónicas son una de esas respuestas a las necesidades digitales y son cada vez más frecuentes en diferentes tipos de transacciones.

Existen tres tipos de firmas electrónicas, en Yousign te ofrecemos los tres y también te contamos en qué radican sus principales diferencias y los beneficios que te ofrece cada una.

Las firmas electrónicas son un mecanismo para firmar documentos de forma digital que puede reemplazar la firma física en papel, cuentan con validez legal y mecanismos digitales que le brindan diferentes niveles de seguridad.

La firma electrónica se puede realizar desde un ordenador o un teléfono inteligente y consiste, básicamente, en un conjunto de datos que viajan junto con el documento y comprueban tu identidad.

La firma electrónica es un instrumento que facilita el proceso de firmar un documento, le aporta, según el tipo de firma, la validez necesaria y la seguridad adecuada según el reglamento eIDAS (Reglamento (UE) Nº 910/2014), que es la normativa europea que ceel marco legal uniforme para la identificación electrónica y los servicios de confianza de la Unión europea.

El eIDAS define los tipos de firmas electrónicas, sellos electrónicos, sellos de tiempo y certificados digitales entre los países miembros y sus niveles de seguridad. Impulsa la transformación digital y facilita la realización de trámites y negocios en un entorno digital seguro y confiable.

• La firma electrónica simple, la más básica de todas, la más fácil de utilizar y es el equivalente a una firma escaneada. 
• La firma electrónica avanzada, tiene un mayor grado de seguridad ya que para ser emitida es necesario contar con un certificado digital que funciona como una confirmación oficial de la identidad del signatario, y es emitido por un órgano oficial, en España, la casa de moneda y Timbre.
• La firma electrónica calificada, es el nivel más alto de firma electrónica y cuenta con una validez equivalente a la firma física, según el eIDAS, es la firma que cuenta con efecto jurídico en todos los estados miembros de la Unión Europea. 

Estos dos tipos de firma cuentan con validez legal y cumplen con los requisitos de eIDAS, aunque cada una de ellas tiene sus características puntuales que las hacen diferentes, esencialmente en el nivel de seguridad y el fin con el que se usan.

Por una parte la firma electrónica avanzada asegura la identidad del signatario y la integridad del documento que se firma, para su realización no se requiere de herramientas de hardware especiales, basta con el certificado digital y se puede usar desde ordenadores y dispositivos móviles.

Mientras que la firma electrónica cualificada, además de verificar la identidad del signatario y la integridad del documento, cuenta con una mayor nivel de seguridad que exige el uso de dispositivos de hardware especiales como un llavero digital, además puede requerir procesos adicionales como la verificación facial y es tan válida como firmar con tu mano. 

Si bien, estas dos formas electrónicas cuentan con validez legal, sus niveles de seguridad y protección varían en algunos aspectos.

Conocer las diferencias de las firmas electrónicas es interesante, pero lo es más saber en qué contextos, situaciones y documentos se pueden usar estos tipos de firmas, ya que esto puede ayudarte a identificar cuál de ellos se ajusta más a tu negocio o empresa.

Cada empresa tiene unas necesidades puntuales en sus procesos internos y externos, la firma electrónica de documentos puede ayudar a mejorar la gestión de dichos procesos en tu empresa.

Firma avanzada: esta firma se usa para documentos que requieren un nivel medio-alto de seguridad y validez, garantiza la identidad del firmante y la integridad del documento firmado, algunos usos pueden ser.

• Compromiso de venta inmobiliaria
• Contratos de crédito
• Seguro de vida
• Jubilación privada
• Facturas electrónicas
• Licitaciones de mercados públicos (solo con certificado cualificado)
• Contratos laborales

Firma cualificada: la firma electrónica cualificada se usa para documentos oficiales muy precisos y que requieren de un nivel de seguridad más alto. Estos documentos incluyen:

• Contratos de alto valor legal: firma de contratos que requieran  de la máxima seguridad y validez jurídica, como acuerdos inmobiliarios, hipotecas o compraventas de empresas.
• Trámites con la Administración Pública: obligatoria para algunos procedimientos oficiales, como solicitudes de subvenciones, presentación de impuestos o inscripción de documentos en registros públicos.
• Gestión de documentos notariales: firma de escrituras públicas, poderes notariales y testamentos digitales, manteniendo la validez de los documentos oficiales.
• Aprobación de auditorías y reportes financieros: auditorías internas y externas, informes financieros y declaraciones de cumplimiento normativo para garantizar la autenticidad de los datos.
• Autenticación en sistemas de alta seguridad: imprescindible en algunos casos para acceder a plataformas sensibles, como servicios bancarios avanzados o bases de datos gubernamentales, donde la identidad debe ser 100% verificable.

La implementación de firmas electrónicas avanzadas y cualificadas ha revolucionado la forma en que las empresas, profesionales y usuarios individuales gestionan sus procesos. Veamos cómo estas herramientas impactan de manera positiva en diferentes ámbitos:

Las firmas electrónicas contribuyen a las organizaciones ayudándolas a ser más competitivas y eficientes:

• Optimización de procesos: Automatizar la firma de documentos puede reducir el tiempo de tareas administrativas, así los equipos se pueden enfocar en la parte estratégica.
• Reducción de costes: reduce el consumo de papel, impresión y mensajería, lo que redunda en ahorros económicos y operativos.
• Mejora de la experiencia del cliente: una solución rápida y segura para firmar documentos puede mejorar la percepción del cliente, respecto a los trámites con tu marca.
• Sostenibilidad: contribuye a la reducción del impacto ambiental.

La firma electrónica simplifica procesos legales y administrativos de modo que sean más accesibles para las personas, lo que puede resultar en una mejor calidad de vida:

• Simplificación de trámites legales: permite firmar contratos de trabajo, arrendamientos o autorizaciones de manera remota, eliminando la necesidad de desplazamientos, beneficiando especialmente a personas con movilidad reducida y reduciendo costos en dichos procesos a las personas.
• Acceso seguro a servicios electrónicos: garantiza la identidad del usuario en plataformas digitales, como bancos, portales educativos o servicios gubernamentales, reduciendo el riesgo de fraudes.
• Flexibilidad y comodidad: Los usuarios pueden firmar desde cualquier lugar y en cualquier momento, utilizando dispositivos móviles y ordenadores.

El respaldo legal de las firmas electrónicas avanzadas y cualificadas es uno de sus principales valores diferenciales, convirtiéndose en una herramienta esencial en el mundo digital actual, brindando seguridad, eficiencia y validez legal a todas las partes involucradas en un proceso.

• Validez legal: tanto la firma avanzada como la cualificada son reconocidas por el Reglamento eIDAS, asegurando su aceptación en todos los países de la Unión Europea.
• Admisibilidad en tribunales: Documentos firmados con estas tecnologías son pruebas legales válidas en procedimientos judiciales, siempre que cumplan con los requisitos técnicos.
• Reconocimiento por organismos oficiales: Administraciones públicas y entidades gubernamentales han incorporado la firma electrónica para el registro de documentos o contratos públicos.

La firma electrónica es una herramienta que ha ganado cada vez más espacio en los diferentes procesos de negocios y de administraciones públicas, su uso es más frecuente y tiende a consolidarse, simplificando procesos, ahorrando costos y garantizando seguridad.

La administración pública en España utiliza ampliamente las firmas electrónicas para mejorar la eficiencia de los trámites, ofrecer mejor atención a los ciudadanos y facilitar el acceso a los diferentes trámites de las entidades públicas estatales y locales.

• Agencia Tributaria: ciudadanos y empresas pueden presentar declaraciones de impuestos, solicitar devoluciones, acceder a información fiscal o darse de alta o de baja firmando documentos electrónicamente.
• Seguridad Social: se pueden realizar trámites como solicitudes de prestaciones, informes de vida laboral o altas y bajas de trabajadores de manera completamente digital.

Las empresas españolas, independientemente del sector, están adoptando la firma electrónica para agilizar procesos internos y externos.

• Contratos Digitales en Empresas Tecnológicas: Startups y compañías tecnológicas utilizan firmas avanzadas para cerrar acuerdos de manera rápida y segura.
• Sector Inmobiliario: compradores y vendedores pueden firmar contratos de alquiler o compraventa sin necesidad de desplazarse, reduciendo tiempos y costes.
• Empresas de trabajo temporal: firma electrónica de contratos laborales a los trabajadores agilizando la incorporación de personas y reduciendo costes.

La elección entre una firma avanzada y una cualificada depende del nivel de seguridad y validez legal requerido:

• Firma Avanzada: Ideal para procesos internos, acuerdos comerciales entre empresas o validaciones que no requieran la máxima garantía legal.
• Firma Cualificada: Obligatoria para documentos que necesiten validez legal superior, como contratos públicos, trámites judiciales o acuerdos notariales.

Para crear una firma electrónica avanzada o cualificada en España son necesarias herramientas específicas y seguir procesos bien definidos. Actualmente las empresas y profesionales cuentan con múltiples soluciones para adoptar estas tecnologías.

En el mercado español hay diversas plataformas que facilitan la creación y el uso de firmas electrónicas avanzadas y cualificadas, como Yousign, la plataforma ideal para pequeñas y medianas empresas, con una interfaz intuitiva y segura, conformidad con el reglamento eIDAS para firmas avanzadas.

Para acceder a una firma electrónica cualificada, es imprescindible contar con un certificado digital emitido por una autoridad de certificación reconocida:

• Elige una Autoridad de Certificación (AC), en España la FNMT, IZENPE en el País Vasco. 
• Solicita el Certificado Digital, rellena el formulario de solicitud en la web, proporciona documentos identificativos, como tu DNI o NIE.
• Verificación de Identidad, acude personalmente a una oficina de registro habilitada.
• Descarga e Instalación del Certificado, una vez aprobado, descarga el certificado desde la web.
• Instálalo en tu ordenador o dispositivo móvil para utilizarlo, usa el Certificado para Crear Firmas. Con el certificado instalado, puedes firmar documentos digitalmente usando plataformas como Yousign o incluso herramientas propias de la AC.

Finalmente, lo más importante es determinar las necesidades, como negocio, autónomo o particular, para elegir el tipo de firma que más se ajuste a los procesos y documentos que vas a firmar y que mantenga todas las recomendaciones de seguridad para con tu firma digital.