Firma electrónica avanzada con certificado cualificado, ¿qué es?

En la era digital, la digitalización transforma radicalmente la forma en la que nos relacionamos y trabajamos. El acceso instantáneo a la información, las comunicaciones en tiempo real y las transacciones en línea han modificado las expectativas en materia de rapidez y eficacidad. Aunque con esta aceleración llega un reto: ¿cómo garantizar la seguridad y la integridad de la información, especialmente cuando hay documentos sensibles en juego?

Aquí interviene la firma electrónica, que no solamente permite una reactividad sin precedentes, sino también una seguridad reforzada para los documentos sensibles. Cuando hablamos de firma electrónica de documentos sensibles, estamos obligados a mencionar la firma electrónica avanzada (FEA) con certificado cualificado y la firma electrónica cualificada (FEC). En nuestro caso concreto, ¿qué es la FEA con certificado cualificado? ¿Cuál es su valor jurídico? ¿Cuáles son las diferentes etapas para realizarla? ¡Te lo explicamos todo!

¡Empezamos! ⬇

Seguramente ya sabes que existen varios niveles de firmas electrónicas según el reglamento eIDAS. Cada uno de estos niveles trata documentos específicos (aunque no exhaustivos) y un nivel de seguridad diferente.

La firma electrónica sencilla es actualmente el procedimiento más utilizado. Hoy en día, la gran mayoría de las firmas electrónicas realizadas en el mercado son las conocidas como “sencillas” ya que son las más adaptadas y favorecen un uso rápido y fluido. La firma electrónica sencilla corresponde al primer nivel de seguridad y de reconocimiento legal de la firma de un documento.

La firma avanzada, más segura, se aconseja en el marco de transacciones financieras importantes o de la firma de documentos que pueden comportar consecuencias jurídicas significativas.

La firma electrónica avanzada con certificado cualificado está a medio camino entre la FEA y la FEC. El certificado cualificado lo concede un proveedor de servicios de confianza cualificado que cumple con las exigencias fijadas en el anexo I del reglamento eIDAS.

La firma electrónica cualificada es el nivel más alto de seguridad en materia de firma electrónica. Puede tener un fuerte carácter vinculante y solo se utiliza en casos muy concretos.

La firma electrónica avanzada, basada en un certificado cualificado, está en el tercer nivel del reglamento eIDAS. Todo servicio ofreciendo esta categoría de firma necesita una evaluación por parte de un experto exterior e imparcial, seguido de una validación por una autoridad competente.

El carácter cualificado del certificado asegura la autenticidad inquebrantable de la identidad del signatario. En consecuencia, en caso de conflicto, confirmar la credibilidad de la firma es más fácil.

Dicho certificado funciona como una confirmación oficial de la identidad del signatario, ya se trate de su nombre, su pseudónimo o el número de su empresa. La verificación de esta identidad se puede hacer en directo, durante una reunión con un especialista acreditado, con un servicio certificado de verificación a distancia o incluso presentando una identificación electrónica validada anteriormente con una reunión presencial. Se realizan evaluaciones regulares de la entidad que ofrece el certificado cualificado para asegurar su integridad y fiabilidad.

A diferencia de la firma electrónica avanzada, esta se basa en el certificado cualificado con un nivel de seguridad más elevado al integrar la verificación de la identidad del signatario en persona y no únicamente con un documento de identidad. De este modo se garantiza la identidad de la persona, siendo verificada por un tercero independiente y competente que proporciona una decisión de cualificación del órgano de control.

Al igual que todos los demás niveles de firma electrónica, el juez no puede rechazar un documento firmado por el único motivo de que es electrónica. La firma electrónica necesita aportar la prueba de su fiabilidad a través de un fichero de pruebas. Una vez realizada la firma, se crea un fichero de pruebas datadas que contiene:

• La dirección IP del signatario Historial de autentificación
• La cadena de trazabilidad, que es el histórico completo y automatizado de cada consulta, impresión, envío, firma o rechazo de actividad.
• El nivel de firma utilizada
• El estatus completo del proceso de firma

En el caso concreto de la FEA con certificado cualificado, la prueba de identidad del signatario se simplifica con la utilización del certificado.

Firmar electrónicamente con un certificado cualificado no difiere mucho de la firma electrónica avanzada. La única diferencia entre ambos procesos de firma es la verificación de la identidad del signatario. A continuación, te detallamos como se desarrolla el proceso de firma electrónica avanzada con certificado cualificado:

1. Recibes una invitación para firmar un documento.
2. Lees el documento que debes firmar.
3. Firmas haciendo clic en el botón “firmar”.
4. En el marco del procedimiento de firma avanzada deberás confirmar tus informaciones personales relativas a tu identidad (nombre, apellido, número de teléfono).
5. Una vez las informaciones completadas, deberás confirmar tu identidad cara a cara (ya sea físicamente o a distancia) además de mostrar un documento de identidad.
6. Cuando el documento de identidad esté confirmado (solo toma unos minutos), recibirás un código OTP en tu teléfono.
7. Introduce el código en la aplicación.
8. ¡Ya está! Acabas de firmar electrónicamente con una firma electrónica avanzada basada en un certificado cualificado.

La firma electrónica avanzada con certificado cualificado se posiciona como un instrumento esencial en el paisaje digital actual, garantizando seguridad y fiabilidad en las transacciones que implican documentos sensibles. Este procedimiento ofrece un nivel de seguridad acentuado, validando la identidad del signatario de forma incontestable gracias a las verificaciones avanzadas y los certificados rigurosos, aunque es diferente de la firma cualificada. De fácil utilización, esta firma facilita el proceso de firma aportando una robustez probatoria en caso de conflicto. Al fin y al cabo, la FEA con certificado cualificado representa un pilar de confianza en nuestra era digital, simplificando la firma de documentos al tiempo que fortalece la integridad y credibilidad.