¿Qué es la firma electrónica y cómo funciona en España?

La firma electrónica es una forma digital de firmar documentos sin necesidad de firmarlos de forma física, es completamente legal y segura, además, permite ahorrar costos por desplazamientos y tiempo, mediante la firma de documentos online, desde un ordenador o un teléfono inteligente.

La firma electrónica es como tu firma física en papel, pero, en cambio de hacerla en papel, se hace desde un ordenador, teléfono o tableta y para comprobar que eres tú quien la firma tiene asociados un conjunto de datos que viajan junto con el documento y comprueban tu identidad.

Esto te permite firmar documentos de forma electrónica, segura y confiable, es como si llevaras un bolígrafo digital que solo tú puedes usar, es una firma electrónica legal en España y en la Unión Europea.

La firma digital en España, además, es válida ante la ley, tal como si hubieras firmado en papel, según el Artículo 3.1 de la Ley 59/2003 de 19 de diciembre, de firma electrónica.

Para poder firmar documentos de forma electrónica es necesario contar un sistema de firma electrónica válido que permita autenticar tu identidad y transmitir los datos al documento que se firma.

Básicamente, el proceso que se debe llevar a cabo para firmar un documento de forma digital es sencillo, desde Yousign te lo resumimos en seis pasos breves cómo funciona la firma electrónica:

1. Obtener un certificado digital, es el primer paso que debes tener en cuenta, lo puedes solicitar en  la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. Este certificado vincula tu identidad con la firma electrónica.
2. Elegir una plataforma de firma electrónica, es decir, que debes elegir una plataforma, herramienta o aplicación que te permita llevar tu firma electrónica al documento, como Yousign.
3. Subir el documento, este paso ya es más sencillo, operativo, cargas el documento a Yousin o la plataforma que hayas elegido.
4. Seleccionas tu certificado digital, ese que solicitaste en el primer paso, que ya lo tienes almacenado en tu dispositivo electrónico.
5. Firmar el documento, en este paso la plataforma te pide una verificación de identidad, como una contraseña o un SMS, tras la verificación la firma se agrega al documento.
6. Descargar el documento, ya está firmado electrónicamente, ahora lo descargas y lo compartes, este documento ya tiene una firma que le confiere validez legal en España y la Unión Europea.

El certificado digital o certificado electrónico es un documento como el DNI, pero de forma digital, que contiene la información y datos de verificación de tu identidad. Este es expedido por la Fabrica Nacional de Moneda y Timbre y se le conoce como Certificado electrónico FNMT, Certificado de Persona Física o de Usuario.

En este post te enseñamos cómo puedes obtener un certificado digital en España para firmar documentos en la FNMT.

Debes tener en cuenta que existen tres tipos certificado digital, que dependiendo de tus necesidades de seguridad y uso, podrás utilizar para la firma de tus documentos digitales.

• Firma electrónica simple, se realiza con un certificado digital básico que identifica al firmante.
• Firma electrónica avanzada, este certificado tiene un mayor nivel de seguridad y permite detectar si se realizan cambios en el documento firmado.
• Firma electrónica cualificada, es el certificado más seguro y cumple con estándares más altos para la firma de documentos de mayor relevancia

Estos tipos de firma electrónica en España cumplen con la normativa que se exige en el país y también los exigidos por el reglamento eIDAS para firma electrónica, (Electronic Identification, Authentication and Trust Services), que establece un marco normativo estándar que garantiza la validez de las firmas electrónicas y otros servicios, como sellos de tiempo y certificados digitales, en todo el territorio comunitario.

Si quieres profundizar en los Niveles de firma electrónica te invitamos a leer este post.

En el mundo actual, globalizado y digitalizado, la firma electrónica puede suponer muchas ventajas a la hora de agilizar procesos, trámites y ahorrar costes administrativos.

Ya no será necesario invertir tiempo y dinero en desplazamientos o reuniones para la firma de un contrato, un acuerdo o una compra, ya que con la firma electrónica se puede realizar este paso con toda la seguridad y la validez de una firma física.

Veamos en detalle algunas de las ventajas de la firma electrónica:

• Rapidez y Eficiencia, la firma electrónica permite agilizar la forma en que se gestionan diferentes procesos empresariales, ya que se pueden firmar contratos, acuerdos, compras y ventas de forma instantánea desde un ordenador y con unos pasos sencillos. Frente al proceso tradicional de firma en papel que requería desplazamientos, verificaciones notariales, reuniones.  Por ejemplo, un emprendedor que se encuentra de viaje fuera de la ciudad y debe firmar una factura para que se le aprueben y pueda recibir el pago, abre su ordenador o teléfono móvil y realiza la firma electrónica en minutos, de lo contrario tendría que esperar a regresar a la ciudad para firmar y esto retrasaría el pago.
• Seguridad y Validez Legal, la firma electrónica ha sido diseñada con estándares de seguridad y tecnología criptográfica que garantizan la seguridad tanto del firmante como del documento, Al estar reguladas, tanto por la legislación española como por el Reglamento eIDAS la firma electrónica cuenta con validez legal, lo que brinda seguridad a los involucrados en cualquier transacción.
• Sostenibilidad, el uso de la firma electrónica contribuye en la reducción de consumo de papel por parte de empresas, emprendedores, administraciones y particulares, mostrando una reducción significativa en la cantidad de documentos físicos en papel que se firma a diario, además reduce el desplazamiento de personas para la firma de documentos, con lo que se usa menos el coche para este tipo de transacciones, menos emisiones de gases y menor huella ecológica.

En Yousing ofrecemos soluciones de firma electrónica para todo tipo de usuarios, empresas, PYMES y particulares, para que puedas firmar de forma sencilla y segura tus documentos al instante y con la validez garantizada.

Seguimiento y almacenamiento, una vez completado el proceso, podrás hacer un seguimiento del estado del documento y almacenar las versiones firmadas.

Yousign se integra con diversas herramientas de gestión documental y plataformas de trabajo, como Google Drive y Dropbox, facilitando aún más su uso en entornos laborales.

Con Yousing la firma electrónica de tus documentos es sencilla, rápida y eficaz:

• Regístrate en la plataforma o conéctate a tu cuenta.
• Sube los documentos que necesitas firmar, haciendo clic en “subir documento”
• Abre el documento
• Añade el campo “firma” o “iniciales”
• Coloca los campos en donde quieres que vaya la firma
• Haz clic en “firmar”
• Descarga el documento y compártelo

La firma electrónica ha supuesto un cambio importante en la forma de gestionar documentos, agilizando los procesos, reduciendo tiempos y costos relacionados y simplificando tareas.

Conocer y utilizar la firma electrónica es importante para empresas y particulares, ya que facilita la gestión de documentos de forma segura, económica y con toda la validez legal necesaria.

La firma electrónica es especialmente útil en un mundo cada vez más remoto y digital, en donde procesos como firmar un documento ya no suponen la necesidad de desplazamientos innecesarios.

Conocer y utilizar la firma electrónica nos permite ahorrar tiempo, dinero y reducir el impacto de la huella ecológica. Adaptarnos a un mundo cada vez más digital y mejorar la calidad de vida de muchas personas.