Desde la pandemia, la digitalización de las empresas ha subido como la espuma y varias herramientas, como la firma electrónica, son ahora indispensables. Esta herramienta de uso corriente en múltiples sectores, permite firmar y validar documentos en línea rápidamente. Para garantizar la integralidad y la autenticidad de los diferentes documentos firmados, existen varias normas y formatos de firma electrónica; entre ellos los formatos XAdES, PAdES y CAdES.
¿Qué es la firma electrónica?
La firma electrónica es un proceso que permite identificar al autor de un documento electrónico y garantizar su integralidad y su autenticidad.
De hecho, es importante no confundir firma electrónica y firma digitalizada. Esta última puede corresponder a una firma manual escaneada.
Al contrario que la firma manuscrita, la firma electrónica utiliza medios electrónicos para garantizar la validez de la firma, entre ellos el archivo de pruebas que se genera con cada firma. En este archivo podemos encontrar:
Dans celui-ci, on trouvera :
- La dirección IP del signatario
- El histórico de autentificación
- La cadena de trazabilidad, que es el histórico completo y automatizado de cada consulta, impresión, envío, firma o rechazo de actividad
- El nivel de firma utilizada
- El estatus completo del proceso de firma
Este archivo se firmas está datado.
En Europa, el reglamento eIDAS rige la firma electrónica y define tres niveles de firma electrónica:
- La firma electrónica sencilla: corresponde al primer nivel de seguridad y de reconocimiento legal de la firma de un documento. Es la firma más utilizada.
- La firma electrónica avanzada: se aconseja en el marco de transacciones financieras consecuentes o firma de documentos que puedan comportar riesgos jurídicos importantes. Esta firma debe responder a criterios de identificación de la persona más exigentes que la firma sencilla.
- La firma electrónica cualificada: es el nivel más elevado de seguridad en materia de firma electrónica. Es el equivalente de la firma manuscrita.
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Los diferentes formatos de firma electrónica
Los formatos de firma electrónica determinan la forma en la que la firma electrónica se integra en el documento electrónico. Los tres principales formatos son XAdES, PAdES y CAdES.
El formato XAdES
XAdES es un formato de firma electrónica que utiliza firmas XML. La firma XAdES puede incorporarse directamente en el documento o almacenarse de forma separada. También garantiza el “no repudio”, es decir, que el autor de la firma no puede negar haber firmado el documento.
El formato PAdES
El formato PAdES es un formato utilizado para los documentos PDF. Emplea una estructura de firma que permite añadir una firma electrónica a un documento PDF sin modificar el contenido del documento. La firma PAdES también está acompañada por una datación que garantiza la validez de la firma incluso cuando haya expirado el certificado.
El formato CAdES
CAdES es un formato de firma electrónica que utiliza firmas CMS (Cryptographic Message Syntax) para una integridad y autenticidad de los documentos electrónicos. Como la firma XAdES, CAdES se puede incorporar directamente en el documento o almacenarse de manera separada. También garantiza el “no repudio” del documento.
Las ventajas de la firma electrónica de Yousign
La firma electrónica presenta numerosas ventajas respecto a la firma manuscrita.
Al adoptar Yousign, podrás:
- Acelerar tus procesos gracias a una firma más rápida.
- Reducir los costes
- Garantizar mayor seguridad para tus documentos gracias al archivo de pruebas datado y cifrado.
- Reducir tu impacto ambiental al utilizar menos papel.
- Optar por una solución tercero de confianza, conforma con eIDAS y con certificaciones ETSI.
Tal y como hemos visto, la firma electrónica es beneficiosa para las empresas y las administraciones publicas que desean reducir los costes de gestión de documentos en papel, mejorar la eficacia y la rapidez del proceso de firma y garantizar la seguridad e integralidad de los documentos firmados.
Al elegir el formato de firma electrónica apropiada para tus documentos, puedes garantizar su validez jurídica y la conformidad con los reglamentos en vigor. En consecuencia, es importante entender correctamente las ventajas y los límites de cada formato de firma electrónica (XAdES, CAdES y PAdES), así como las exigencias reglamentarias en materia de firma electrónica.
