Contratos de trabajo digitales en España: marco legal y mejores prácticas

El contrato de teletrabajo, también conocido como contrato de trabajo a distancia, es un acuerdo laboral que permite al empleado desempeñar sus funciones fuera del centro físico de la empresa, haciendo uso de tecnologías digitales y sistemas telemáticos para comunicarse, coordinarse y entregar resultados.

En España, este tipo de contrato se encuentra regulado por la Ley 10/2021, de 9 de julio, que establece los derechos y deberes tanto del trabajador como del empleador en este nuevo contexto laboral. La normativa busca equilibrar la flexibilidad que ofrece el teletrabajo con la protección de las condiciones laborales tradicionales, garantizando aspectos como la igualdad de trato, la desconexión digital y la compensación de gastos.

No toda actividad realizada fuera de la oficina se considera teletrabajo a efectos legales. La distinción es importante porque determina la aplicación de la Ley 10/2021:

• Teletrabajo regular: Implica una planificación estable y continuada, con medios y horarios definidos. El trabajador desarrolla su actividad de forma remota de manera habitual y estructurada, cumpliendo el umbral del 30% de la jornada en un periodo de tres meses.
• Trabajo ocasional a distancia: Se aplica de manera puntual, por razones específicas como conciliación familiar, emergencias o situaciones excepcionales. No requiere las mismas formalidades que el teletrabajo regular.

Ambas modalidades deben constar por escrito, pero solo el teletrabajo regular exige un contrato o anexo específico, ajustado a los requisitos legales establecidos por la Ley 10/2021.

En España, la Ley 10/2021 de trabajo a distancia establece que todo acuerdo de teletrabajo debe formalizarse por escrito antes de que el empleado comience su actividad en remoto. Este documento puede ser un contrato nuevo o un anexo al contrato existente, pero en ambos casos debe detallar de forma clara las condiciones específicas bajo las cuales se desarrollará la prestación de servicios a distancia.

El objetivo de esta regulación es garantizar la transparencia, la igualdad de derechos y la seguridad jurídica, tanto para la empresa como para el trabajador.

El contrato de teletrabajo debe incluir, al menos, los siguientes elementos obligatorios:

• Equipos, medios y herramientas proporcionados por la empresa: Se debe especificar qué dispositivos o programas serán necesarios para el desempeño de la actividad. Esto incluye ordenadores, software, teléfonos, mobiliario ergonómico y cualquier otro equipo informático, telemático o de telecomunicación indispensable. También debe indicarse quién asume su mantenimiento y reparación.
• Compensación de gastos: La empresa está obligada a cubrir los gastos derivados del trabajo a distancia, como conexión a internet, electricidad, material de oficina o consumibles. El método de compensación —importe fijo mensual, reembolso por justificantes, compensación proporcional— debe detallarse expresamente en el contrato.
• Derechos de desconexión digital: El contrato debe recoger las políticas internas que regulan el derecho del trabajador a no responder comunicaciones fuera del horario laboral, en cumplimiento del artículo 88 de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).
• Prevención de riesgos laborales: La empresa debe garantizar la seguridad y salud del trabajador, realizando evaluaciones específicas del puesto remoto. Estas pueden hacerse mediante cuestionarios de autoevaluación, visitas concertadas o herramientas digitales de diagnóstico. El trabajador tiene derecho a recibir formación en prevención de riesgos adaptada al teletrabajo.
• Protección de datos y seguridad informática: Se deben establecer las medidas de ciberseguridad necesarias para proteger la información empresarial y personal, en cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la normativa nacional aplicable.
• Duración, reversibilidad y lugar de trabajo: Debe indicarse si el teletrabajo es temporal o indefinido, así como las condiciones para volver al trabajo presencial. El contrato también puede especificar el lugar desde el que se prestará el servicio, aunque generalmente se permite flexibilidad dentro del territorio nacional.
• Horario de trabajo y disponibilidad: Aunque el teletrabajo ofrece flexibilidad, el contrato debe establecer claramente la jornada laboral, los horarios de disponibilidad y los mecanismos de control de la jornada, que pueden ser digitales o telemáticos.

Además, el contrato o anexo debe ser comunicado al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) en un plazo máximo de 10 días desde su firma.

Además de la Ley 10/2021, algunos convenios colectivos pueden establecer condiciones específicas para el teletrabajo en determinados sectores. Es fundamental consultar el convenio aplicable a tu actividad para garantizar el cumplimiento de todas las obligaciones.

En definitiva, un contrato de teletrabajo bien estructurado no solo cumple con la ley, sino que refuerza la confianza, reduce conflictos y protege los intereses de ambas partes.

Aunque ambos contratos comparten la misma base legal del Estatuto de los Trabajadores, el contrato digital introduce elementos específicos vinculados al entorno tecnológico y la modalidad de teletrabajo:

Esta tabla muestra cómo el teletrabajo requiere adaptaciones específicas que van más allá de cambiar el lugar físico de trabajo, implicando nuevas responsabilidades para el empleador y garantías adicionales para el trabajador.

El teletrabajo no debe implicar una pérdida de derechos ni de condiciones laborales respecto a quienes desempeñan su labor de forma presencial. La Ley 10/2021 establece un principio fundamental: igualdad de trato.

La legislación española reconoce una serie de derechos específicos que aseguran la equidad y la protección en el trabajo a distancia:

• Igualdad salarial: El teletrabajador debe percibir la misma retribución, incluidos complementos, pluses y beneficios sociales, que un trabajador presencial que desempeñe funciones equivalentes. No puede haber discriminación retributiva por el hecho de trabajar en remoto.
• Acceso a formación y promoción profesional: Las empresas están obligadas a garantizar que los empleados a distancia puedan participar en formaciones, evaluaciones de desempeño y procesos de promoción interna en igualdad de condiciones con los trabajadores presenciales.
• Compensación de gastos: La empresa debe sufragar o compensar los gastos derivados del uso de recursos personales para el trabajo, como conexión a internet, electricidad, calefacción, material de oficina o consumibles. Los criterios de compensación deben ser transparentes y proporcionales al uso real.
• Derecho a la intimidad y a la desconexión digital: El trabajador tiene derecho a que se respete su vida privada y a no responder comunicaciones fuera del horario laboral. Este derecho está reconocido en el artículo 88 de la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD) y debe estar recogido en la política interna de la empresa.
• Protección frente al acoso digital o vigilancia abusiva: La empresa no puede monitorizar al trabajador mediante cámaras, capturas de pantalla constantes ni herramientas invasivas de control, salvo en los supuestos previstos por ley y siempre informando previamente al trabajador y a la representación legal de los trabajadores.
• Reversibilidad: El trabajador tiene derecho a solicitar el retorno al trabajo presencial según las condiciones establecidas en el contrato o en el convenio colectivo aplicable. Este derecho garantiza que el teletrabajo no se convierta en una imposición permanente.

Estos derechos refuerzan la idea de que el teletrabajo es una opción organizativa, no un privilegio ni una carga, y deben reflejarse expresamente en el contrato o anexo correspondiente.

Al igual que la empresa asume compromisos, el teletrabajador también debe cumplir una serie de responsabilidades que garanticen el buen desarrollo de la actividad:

• Cumplir con el horario y los objetivos establecidos: El teletrabajo no exime del cumplimiento de la jornada acordada ni de los indicadores de rendimiento o resultados definidos por la empresa. El trabajador debe mantener su productividad y disponibilidad según lo pactado.
• Uso responsable de los medios tecnológicos: Los equipos, aplicaciones o accesos proporcionados por la empresa deben emplearse exclusivamente para fines laborales, manteniendo las normas internas de seguridad informática. El uso indebido puede constituir una falta laboral.
• Confidencialidad y protección de la información: El trabajador está obligado a proteger los datos a los que tenga acceso, cumpliendo con la política de protección de datos de la empresa y los protocolos internos de ciberseguridad. Esto incluye no compartir información sensible ni acceder a sistemas desde redes públicas no seguras.
• Comunicación de incidencias: Debe informar de inmediato cualquier avería técnica, fallo de conexión, problema de seguridad o circunstancia que afecte el desarrollo de su trabajo o la integridad de la información empresarial.
• Colaborar en la evaluación de riesgos laborales: El trabajador debe facilitar la evaluación de su puesto de trabajo remoto, respondiendo a cuestionarios o permitiendo visitas concertadas si fuera necesario.

Implementar contratos digitales de teletrabajo no es complicado si se siguen las fases adecuadas. A continuación, te explicamos el proceso paso a paso:

Antes de proponer el teletrabajo, es fundamental analizar qué puestos pueden adaptarse realmente a la modalidad remota. No todos los perfiles laborales son aptos para el teletrabajo. Considera aspectos como:

• La naturaleza de las tareas (¿pueden realizarse sin presencia física?)
• La necesidad de equipos o herramientas específicas
• El nivel de autonomía del puesto
• La capacidad de coordinación digital con el equipo

Este diagnóstico previo evita conflictos posteriores y garantiza que solo se aplique el teletrabajo donde sea viable y beneficioso.

La empresa no puede imponer el teletrabajo de forma unilateral. Debe ser fruto de un acuerdo voluntario entre las partes. Durante la negociación, ambas partes deben acordar:

• El porcentaje de jornada en remoto
• Los días y horarios de teletrabajo
• El lugar desde el que se prestará el servicio
• Los medios técnicos necesarios
• La compensación de gastos
• Las condiciones de reversibilidad

Este diálogo previo es esencial para garantizar que ambas partes comprendan y acepten las condiciones del teletrabajo.

Incluye todas las cláusulas obligatorias establecidas por la Ley 10/2021 y personaliza las condiciones según el tipo de puesto, jornada, nivel de responsabilidad y características específicas del trabajador. Puedes utilizar plantillas oficiales, pero asegúrate de adaptarlas a tu caso concreto y de que cumplen con el convenio colectivo aplicable.

El contrato debe formalizarse por escrito y con firma válida. Aquí es donde la firma electrónica avanzada cobra protagonismo, ya que ofrece plena validez legal según el Reglamento eIDAS y la Ley 6/2020, y garantiza la identidad del firmante con total seguridad jurídica.

La firma electrónica permite:

• Firmar desde cualquier dispositivo y ubicación
• Reducir los tiempos de firma de días a minutos
• Garantizar la trazabilidad completa del proceso
• Almacenar de forma segura el documento firmado

Una vez firmado, el contrato o su anexo debe enviarse al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) a través de su sede electrónica en un plazo máximo de 10 días. Este trámite es obligatorio y su incumplimiento puede acarrear sanciones administrativas.

La adopción de firmas electrónicas ha permitido a las empresas digitalizar completamente sus procesos de contratación y documentación laboral, especialmente en el contexto del teletrabajo.

Entre los beneficios más destacados se encuentran:

• Rapidez: Firmar contratos en minutos desde cualquier dispositivo, sin necesidad de desplazamientos ni envíos postales. Un proceso que antes tardaba días o semanas ahora se completa en horas.
• Seguridad jurídica: Validez plena conforme al Reglamento eIDAS y la Ley 6/2020. La firma electrónica avanzada y cualificada tienen el mismo valor legal que la firma manuscrita.
• Ahorro de costes: Eliminación de impresiones, envíos postales, almacenamiento físico y gestión documental en papel. El ahorro puede alcanzar el 70% del coste administrativo de contratación.
• Trazabilidad completa: Registro automático de identidad del firmante, fecha, hora, dirección IP y todas las acciones realizadas sobre el documento. Esta trazabilidad es esencial en caso de litigio.
• Accesibilidad: Ideal para empresas con empleados distribuidos geográficamente o en proceso de internacionalización. Permite incorporar trabajadores remotos sin barreras logísticas.
• Cumplimiento normativo: Las plataformas de firma electrónica certificadas garantizan el cumplimiento del RGPD y de la normativa laboral, reduciendo el riesgo de sanciones.
• Experiencia del empleado: Mejora la percepción de modernidad y profesionalidad de la empresa, facilitando un proceso de onboarding más ágil y digital.

En Yousign, entendemos que los departamentos de recursos humanos y los equipos legales necesitan herramientas seguras, ágiles y conformes con la ley para gestionar su documentación laboral, especialmente en el contexto del teletrabajo.

Nuestra firma electrónica avanzada y firma electrónica cualificada se adaptan perfectamente al marco legal español y europeo, ofreciendo a las empresas la confianza de un proceso 100% digital y legalmente vinculante.

• Agilidad: Firma de contratos laborales, anexos de teletrabajo y acuerdos complementarios en remoto, reduciendo el tiempo de incorporación de nuevos empleados de semanas a días.
• Seguridad jurídica: Cumplimiento total con el Reglamento eIDAS y la Ley 6/2020. Cada firma cuenta con un certificado de validez que garantiza su autenticidad ante cualquier instancia legal.
• Integración: Conexión directa con los principales software de RR.HH. y ERP del mercado (BambooHR, Factorial, SAP SuccessFactors, Workday), permitiendo automatizar completamente el flujo de contratación.
• Trazabilidad total: Registro verificable de cada firma con sello de tiempo, identificación del firmante, historial de acciones y almacenamiento seguro en la nube. Todo ello accesible en cualquier momento para auditorías o inspecciones.
• Cumplimiento RGPD: Protección total de los datos de empleados y documentos, con servidores en la Unión Europea, cifrado de extremo a extremo y políticas de privacidad auditadas.
• Soporte multilingüe: Plataforma disponible en español, francés, inglés, italiano y alemán, ideal para empresas con equipos internacionales.

Adoptar contratos digitales no se trata solo de sustituir el papel por una pantalla, sino de transformar por completo la manera en que las empresas gestionan su documentación laboral. Para garantizar eficiencia, cumplimiento legal y seguridad, es fundamental seguir una serie de buenas prácticas:

• Digitalizar todo el ciclo de vida del empleado: No basta con firmar electrónicamente el contrato inicial. La digitalización debe extenderse a anexos de teletrabajo, renovaciones, modificaciones sustanciales, evaluaciones de desempeño, acuerdos de confidencialidad y finiquitos, asegurando trazabilidad y coherencia documental en cada etapa.
• Centralizar los documentos en plataformas seguras: Los contratos deben almacenarse en soluciones con cifrado de extremo a extremo, control de accesos basado en roles, copias de respaldo automáticas y cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). Evita dispersar la documentación en correos electrónicos o carpetas locales.
• Usar plantillas oficiales actualizadas: Cada contrato debe ajustarse al marco legal vigente (Estatuto de los Trabajadores, Ley 10/2021 y convenio colectivo aplicable). Esto reduce riesgos de nulidad, incumplimiento normativo o sanciones administrativas. Revisa y actualiza tus plantillas al menos una vez al año.
• Formar al personal de RR.HH. y managers: La capacitación en firma digital, protección de datos, gestión documental y buenas prácticas es clave para garantizar el uso correcto de estas herramientas. Organiza sesiones de formación trimestrales y mantén un manual de procedimientos actualizado.
• Auditar procesos periódicamente: Revisar de forma regular los flujos de trabajo digital permite detectar incidencias, reforzar la seguridad, identificar cuellos de botella y mantener el cumplimiento en materia de prevención de riesgos y confidencialidad. Realiza auditorías internas al menos semestralmente.
• Establecer protocolos de reversibilidad: Asegúrate de que los contratos de teletrabajo incluyen cláusulas claras sobre cómo y cuándo un trabajador puede volver al trabajo presencial, evitando conflictos futuros.
• Comunicar claramente las políticas: Los trabajadores deben conocer y entender las políticas de desconexión digital, compensación de gastos, uso de equipos y protección de datos. La transparencia refuerza la confianza y reduce litigios.

Implementar estas prácticas consolida una cultura digital sólida, eficiente y legalmente segura dentro de la organización, mejorando tanto la experiencia del empleado como la eficiencia operativa del departamento de RR.HH.

La digitalización de los contratos laborales es un paso inevitable hacia una gestión más eficiente, sostenible y segura. En España, el teletrabajo y los contratos digitales representan no solo un cambio operativo, sino también una oportunidad para modernizar la cultura empresarial y reforzar la confianza entre empleados y empresas.

La Ley 10/2021 ha establecido un marco claro que protege los derechos de los trabajadores mientras ofrece a las empresas la flexibilidad necesaria para adaptarse al nuevo entorno laboral. Cumplir con esta normativa no es solo una obligación legal, sino una ventaja competitiva que mejora la atracción y retención de talento.

Yousign es un aliado clave en este proceso, permitiendo firmar, almacenar y gestionar contratos de teletrabajo con plena validez legal, reduciendo la carga administrativa, eliminando errores y asegurando el cumplimiento normativo en cada paso del ciclo de vida del empleado.