Firma elettronica dei documenti

È possibile imporre o rifiutare una firma elettronica?

Imporre o rifiutare una firma elettronica
Raffaella Torriero

Raffaella Torriero

Customer Success Officer @Yousign

Illustration: Mélusine Vilars

Adesso che la firma elettronica si sta diffondendo in tutti i settori, sorgono ovviamente alcune questioni di carattere legale in merito al suo utilizzo sia da parte dei professionisti che dei privati.

  • È possibile rifiutare un documento se è stato firmato elettronicamente?
  • È possibile imporre di firmare un documento con firma elettronica?

Puoi chiedere ai tuoi fornitori di firmare elettronicamente gli ordini di acquisto che fanno? Il tuo assicuratore può rifiutarsi di firmare la polizza elettronicamente con il pretesto che la firma non sarebbe valida?

Cercheremo di rispondere a queste domande nel modo più preciso possibile in modo che tu possa fare un buon uso del tuo strumento di firma elettronica.

È possibile che ti venga imposto di firmare con una firma elettronica?

Cosa dice la legge?

L’UNCITRAL (Commissione delle Nazioni Unite per il diritto commerciale internazionale) specifica nella sua Legge Modello sulle firme elettroniche del 2001, che è servita da modello per il Regolamento europeo eIDAS, va rimessa alla libera determinazione della parti la forma del contratto e il suo metodo di firma, ovviamente a condizione di rispettare la loro legislazione nazionale in materia.

L’utilizzo della firma elettronica quindi “non è inteso a pregiudicare la libertà contrattuale”.

La forma di un contratto deve quindi essere accettata da ciascuna delle parti. La sua forma digitale e il suo metodo di firma non possono essere imposti dall’uno o l’altro dei contraenti, indipendentemente dalla loro posizione.

La Legge Modello dell’UNCITRAL va anche oltre specificando nel suo articolo 4:

"Pur avendo l’obiettivo generale di facilitare l’uso delle firme elettroniche, la Legge Modello non deve in alcun modo essere interpretata nel senso che imponga tale uso".

Questa nozione di rispetto dell’autonomia delle parti è ribadita nella Guida all’incorporazione della Legge Modello. Gli Stati non possono quindi adottare una legislazione vincolante che imponga la firma elettronica perché ciò andrebbe contro il principio di autonomia delle parti.

L’uso del "supporto durevole"

Prima di tutto, cos’è un supporto durevole?

La Direttiva Europea 2011/83/UE lo definisce come:

“ogni strumento che permetta al consumatore o al professionista di conservare le informazioni che gli sono personalmente indirizzate in modo da potervi accedere in futuro per un periodo di tempo adeguato alle finalità cui esse sono destinate e che permetta la riproduzione identica delle informazioni memorizzate”

Pertanto questo supporto durevole, che riguarda tutti i processi digitalizzati, viene paragonato al supporto cartaceo tradizionale. I contratti firmati elettronicamente sono perciò considerati dei supporti durevoli.

Nell’ambito di un rapporto contrattuale con un consumatore, dovrai verificare che l’uso dei supporti durevoli sia appropriato alla sua situazione e pertanto non si potranno imporre degli scambi solo per via digitale. È questo il motivo per cui le banche, ad esempio, chiedono sempre il tuo consenso prima di inviare documenti, contratti, clausole aggiuntive o informazioni precontrattuali via e-mail. La stessa cosa vale sia per la firma di contratti  in persona che per quelli effettuate per via digitale.

Questo obbligo compare nel codice monetario e finanziario, delle assicurazioni, del consumo, delle assicurazioni sanitarie private e della previdenza sociale.

L’unica eccezione riguarda la stipula di un contratto per la fornitura di energia. Un consumatore potrebbe perciò chiedere l’attivazione del servizio prima della fine del periodo di ripensamento previsto nel contratto, a condizione di fare tale richiesta tramite un supporto durevole.

Riassumiamo!

NO, la firma elettronica non è obbligatoria. Quando si firma un contratto, entrambe le parti devono concordare non solo sul suo contenuto ma anche sulla sua forma. Pertanto non è possibile imporre a qualcuno di firmare elettronicamente un documento se vuole assolutamente apporre una firma manoscritta. D’altro canto, non puoi obbligarlo ad una corrispondenza per via digitale o alla firma di un contratto per via elettronica.

In tal caso, spetta a te riuscire a spiegare i vantaggi di usare una firma elettronica!

Perché non dovresti rifiutarti di firmare elettronicamente?

L’utilizzo della firma elettronica presenta tutta una serie di vantaggi non solo per te, ma anche per il tuo cliente.

Un enorme risparmio di tempo: non sarà più necessario siglare entrambi i lati delle innumerevoli pagine di contratti e appendici. Basterà scorrerli e firmarli utilizzando un codice inviato tramite SMS. Inoltre non servirà più spostarsi, potrai consultare e firmare il documento a distanza!

Migliore reattività dei servizi: i contratti di sottoscrizione non verranno più inviati per posta e non dovranno essere più ricontrollati meticolosamente. La digitalizzazione consente anche di ridurre il rischio di interpretazioni errate dovute ad una grafia indecifrabile. Tutto può essere automatizzato e tutti i servizi possono essere informati in tempo reale. Il tempo di trattamento è quindi notevolmente ridotto e ciò consente ai tuoi clienti di poter sfruttare fin da subito il loro nuovo servizio.

Minori costi di sottoscrizione: tempi di trattamento ridotti, nessun scambio via posta, nessuna necessità di carta e cartucce per le stampanti... tutto ciò ti permette di abbattere i costi di gestione delle pratiche e di farne beneficiare direttamente i tuoi clienti.

Più sicurezza: i documenti digitalizzati non si deteriorano nel tempo. L’archiviazione digitale consente ai tuoi clienti di fare copie dei loro contratti su diversi supporti per salvarli e proteggerli. Ogni copia manterrà una traccia del certificato digitale associato ai vari firmatari. Infine, Yousign archivia per 10 anni una documentazione probatoria collegata a ciascuna firma presso Arkhineo, un archiviatore esterno.

È possibile rifiutare un documento firmato elettronicamente?

Si può rifiutare un documento e confutarne il suo valore legale con il pretesto che è stato firmato con un sistema di firma elettronica?

Cosa dice la legge?

In questo caso, la legislazione differisce a seconda che si tratti di un rapporto B2C o B2B.

 Un professionista non può rifiutare l’uso di una procedura di firma elettronica da parte di un determinato cliente nell’ambito della sottoscrizione di un contratto. Una tal disposizione va tuttavia a vantaggio del solo consumatore. Non puoi quindi rifiutare un documento firmato elettronicamente dal tuo cliente se quest’ultimo è una persona fisica.

Nell’ambito di un contratto tra professionisti, la libertà contrattuale rimane la regola e le due parti devono perciò concordare in precedenza la forma del contratto e il suo metodo di firma.

E in tribunale?

In caso di controversia, i tribunali possono rifiutarsi di prendere in considerazione un documento firmato elettronicamente?

Innanzitutto, l’articolo 1 del decreto n° 2017-1416 del 28 settembre 2017 relativo alla firma elettronica, che ha recepito nel diritto degli elementi del Regolamento europeo eIDAS, mette la firma elettronica qualificata allo stesso livello della firma manoscritta, supponendone l’affidabilità in caso di controversia, salvo prova contraria.

Tuttavia, l’attuazione di una firma elettronica qualificata è particolarmente problematica

Richiede infatti che un rappresentante dell’autorità di certificazione consegni al firmatario un supporto fisico (smartcard o token) che gli consenta di firmare, e ciò previa verifica della sua identità in persona.

Siamo onesti, nella pratica questo sistema non può essere utilizzato per la maggior parte degli usi di una firma elettronica.

E per la validità delle firme chiamate semplici e avanzate? In base al principio di non discriminazione, l’UNCITRAL afferma nel suo articolo 3 che “nessun metodo di firma elettronica dovrebbe essere soggetto a discriminazione”. Questo principio è ripreso dall’articolo 25 del regolamento eIDAS dove si legge “a una firma elettronica non possono essere negati effetti giuridici e l’ammissibilità come prova in procedimenti giudiziari per il solo motivo della sua forma elettronica o perché non soddisfa i requisiti delle firme elettroniche qualificate”.

Queste firme sono quindi assolutamente ammissibili in tribunale. D’altra parte, dovrai scegliere una soluzione particolarmente affidabile, che utilizzi un certificato elettronico e consenta di certificare l’identità del firmatario nonché l’integrità del documento.

Riassumiamo!

In generale quindi, non è possibile rifiutare un documento firmato elettronicamente con il pretesto della sua nullità. Le precisazioni fornite nel Regolamento europeo eIDAS e la sua trasposizione nel diritto francese ne garantiscono l’affidabilità nel contesto della cosiddetta firma qualificata. Il principio di non discriminazione consente inoltre di prendere in considerazione altre procedure di firma elettronica dinanzi agli organi giudiziari, a condizione di poter dimostrare l’affidabilità della procedura e di garantire l’integrità del documento.

Come faccio a sapere se la mia soluzione di firma elettronica è legalmente valida?

Quando scegli la tua soluzione di firma elettronica devi prendere in considerazione tutta una serie di criteri. La prima cosa di cui devi assicurarti è comunque la sua affidabilità in caso di controversia.

Innanzitutto, verifica che la soluzione sia certificata a livello italiano ed europeo. Deve essere conforme al Regolamento eIDAS che stabilisce le regole per l’uso e il riconoscimento legale delle procedure di firma elettronica nell’Unione Europea. Tutte le soluzioni che sono certificate si trovano sul sito web della Commissione Europea.

Ti dovrai  accertare che a ciascun firmatario di un documento sia associato un certificato digitale generato da un’autorità di certificazione - come Yousign.

Affinché una procedura di firma elettronica sia riconosciuta come affidabile, deve consentire di identificare formalmente il firmatario e garantire l’integrità del documento firmato.

Puoi identificare il firmatario in diversi modi, ad esempio utilizzando un codice SMS o verificando online un suo documento di identità. Per quanto riguarda l’integrità del documento, la soluzione deve garantire che qualsiasi modifica al documento fatta dopo la firma faccia saltare il certificato elettronico, annullando di fatto la validità del documento alterato. Solo la versione originale avrà pertanto un reale valore legale.

Infine, scegli una soluzione che sarà in grado di fornirti gli elementi necessari in caso di controversia. Per esempio Yousign fornisce una documentazione probatoria per ciascuna firma, che contiene una serie di elementi che consentano di provare l’identità del firmatario e l’affidabilità della procedura di firma elettronica eseguita.

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