Wo und wie kann man eine Unterschrift beglaubigen lassen? Ein umfassender Guide

Beglaubigungen von Dokumenten, beispielsweise vom eigenen Abiturzeugnis oder von Urkunden sind den meisten von uns schon im Alltag begegnet. Es gibt aber auch die Möglichkeit, eine Unterschrift beglaubigen zu lassen. Aber wie geht das eigentlich?

In diesem Artikel erfahren Sie, welche handschriftlichen Signaturen beglaubigt werden können, wo Sie die Beglaubigung durchführen können und mit welchem Zeit- und Kostenaufwand Sie rechnen müssen. Und vor allem: Wie die digitale Unterschrift Ihnen all den Aufwand abnimmt!

Wir sind die Experten in Sachen (digitale) Unterschriften und verraten Ihnen die wichtigsten Informationen zur Beglaubigung in Deutschland.

Bei der Beglaubigung einer Unterschrift bestätigt eine autorisierte Person die Echtheit dieser. Es erfolgt somit eine Identitätskontrolle. In manchen Fällen ist dieser Schritt erforderlich, um die rechtlichen Anforderungen an einen Vertrag oder eine Vollmacht zu erfüllen.

So wird bestätigt, dass Sie selbst die Unterschrift geleistet haben und es sich nicht um Unterschriftenfälschung oder es sich um eine Kopie handelt. Das schützt die Vertragsparteien oder auch öffentliche Behörden, bei denen diese Unterschrift notwendig ist, vor Missbrauch oder Fälschung. 

In manchen Fällen können Laien gut erkennen, dass eine Fälschung vorliegt, manchmal ist aber auch eine Unterschrift ungültig, wenn bestimmte Anforderungen nicht erfüllt werden. Mit der Beglaubigung der Signatur sind Sie und eventuelle Vertragspartner somit auf der sicheren Seite. 

Wie bereits erwähnt, gibt es verschiedene Stellen, an denen Unterschriften beglaubigt werden können. Wir stellen die wichtigsten für die Beglaubigung von Unterschriften in Deutschland vor.

Bei Behörden wird eine amtliche Beglaubigung durchgeführt. All diese öffentlichen Stellen müssen ein entsprechendes Dienstsiegel führen. Bei diesen Stellen kann es sich um ein Rathaus, das Gemeindeamt oder das Bürgeramt Ihrer Stadt handeln. 

Bei einem Notar handelt es sich um einen unabhängigen Juristen, die vom Staat befugt ist, öffentlich zu beurkunden. Die Beglaubigung können Sie demnach bei einer Notarkanzlei durchführen. 

Sie haben richtig gelesen: Ihre Unterschrift wird bei Yousign beglaubigt. Wenn Sie die Qualifizierte Elektronische Signatur von Yousign nutzen, sparen Sie sich den Weg zur Behörde oder zum Notar. Durch die Authentifizierung Ihrer Identität bei der Unterschrift ist diese 100 % eIDAS- und DSGVO-konform mit den höchsten Sicherheitsstandards.

Ob die Unterschrift auf einem Dokument beglaubigt werden muss, hängt maßgeblich von der entsprechenden Vereinbarung und behördlichen Anordnung ab. Es gibt aber auch Dokumente, bei denen eine Beglaubigung der Unterschrift nicht möglich ist.

Informieren Sie sich am besten vorab, ob die Beglaubigung notwendig ist, damit beispielsweise ein Antrag genehmigt wird oder ein Vertrag gültig ist. Bei Yousign finden Sie den e-Signatur-Wegweiser, der Ihnen zeigt, welche Art der elektronischen Unterschrift bei welchem Dokument notwendig ist.

<h3>Bei welchen Unterschriften eine Beglaubigung möglich ist</h3>

Generell können Signaturen auf Dokumenten amtlich beglaubigt werden, die bei einer deutschen Behörde eingereicht werden müssen. 

Wenn eine andere, auch private Stelle oder auch das Gesetz die Beglaubigung vorschreibt, ist sie ebenfalls möglich. Diese Stelle muss in der Regel allerdings beauftragt sein, öffentlich Aufgaben zu erfüllen oder bei der Erfüllung mitzuwirken. Das ist beispielsweise bei Banken der Fall.

Beglaubigungen für ausländische Behörden oder Stellen sowie bei Verträgen oder Erklärungen auf dem Gebiet des Familien- und Erbrechts, in Vereins- und Handelsregistersachen und Grundbuchangelegenheiten bedürfen in der Regel einer öffentlichen Beglaubigung. 

Es gibt Dokumente, auf denen die Beglaubigung einer handschriftlichen Signatur nicht möglich ist. 

Das ist insbesondere der Fall, wenn sie ohne zugehörigen Text vorgelegt werden. Eine Unterschriftsbeglaubigung ist immer zweckgebunden. 

Sie wollen Ihre handschriftliche Unterschrift oder Ihr Handzeichen verifizieren lassen? Dann gibt es einige To Do´s, die wir im Folgenden vorstellen:

Die erste Hürde: Bei manchen Behörden kann die Terminvereinbarung für die Unterschriftsbeglaubigung etwas dauern. Wenn es in Ihrer Region länger dauert, empfehlen wir Ihnen, speziell für die Terminvereinbarung eingerichtete Hotlines anzurufen oder regelmäßig im Online-Buchungssystem nach neu freigeschalteten Terminen zu schauen. 

Für die Vereinbarung eines Termins mit einem Notar muss ein entsprechendes Notariat in Ihrer Nähe kontaktiert werden.

Ist der Tag des Termins für die Beglaubigung Unterschrift gekommen, müssen zum Termin zwei wichtige Dokumente mitgebracht werden: 

• Nachweis der Identität des Antragstellers (z.B. Personalausweis oder Reisepass)
• Schriftstück, auf dem die Unterschrift beglaubigt werden soll

Für die Beglaubigung einer Unterschrift ist es unbedingt erforderlich, dass Sie selbst beim Amt oder dem Notariat vorstellig werden. Sie finden eine Liste in Ihrer regionalen Notarkammer.

Bei die Beglaubigung der Unterschrift gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Sie bringen das Dokument im Original mit, auf dem Sie Ihre Unterschrift bereits geleistet haben. Sie müssen nun versichern, dass Sie diese geleistet haben. Der Beamte oder Notar gleich Ihre Unterschriften ab und bestätigt so die Identität.
2. Sie bringen das Dokument mit und unterschreiben vor den Augen des Beamten oder Notars. Dieser erkennt die Unterzeichnung als ihre eigenen an und beglaubigt sie.  

Für die Vorlage bei der Stelle, die die beglaubigte Unterschrift verlangt, bekommen Sie einen Beglaubigungsvermerk. Dieser dient als Bestätigung der Echtheit der Unterschrift.

Ein Beglaubigungsvermerk beinhaltet folgende Details: 

• die genaue Bezeichnung der Person, deren Unterschrift beglaubigt wird
• die Angabe, ob sich Gewissheit über diese Person verschafft wurde und ob die Unterzeichnung in der Gegenwart des Beamten/Notars vollzogen oder anerkannt worden ist
• bei Beglaubigung durch eine Behörde: Hinweis, dass diese nur zur Vorlage bei der angegebenen Behörde oder Stelle bestimmt ist
• Unterschrift des zuständigen Bediensteten oder Notar
• Ort und Tag
• Dienstsiegel

Der Termin für die Beglaubigung bei einem Amt dauert in der Regel circa 15 Minuten. Hinzu kommen allerdings noch Wartezeiten vor Ort und die Zeit, die Sie für die Terminbuchung und Recherche benötigen.

Die Kosten für den Service bei einer Behörde sind regionsabhängig. Sie belaufen sich auf circa 5-20 Euro.

Bei der Beglaubigung einer Unterzeichnung durch einen Notar können je nach Aufwand auch höhere Kosten entstehen. Insbesondere die Unterschriftsbeglaubigung von Firmen- und Vereinsvertretern ist in der Regel höher.

Der gesamte Prozess rund um die beglaubigte Unterschrift in der handschriftlichen Form ist ganz schön langwierig und mit vielen Schritten verbunden. Doch glücklicherweise ist auch in dieser Hinsicht dank der Digitalisierung Besserung in Sicht! Wir stellen die wichtigsten Vorteile der digitalen Unterschrift vor:

• Zeitersparnis

Dokument erhalten oder selber anlegen, unterschreiben, fertig. Selbst die Video-Authentifizierung zum Start mit Yousign nimmt längst nicht so viel Zeit in Anspruch wie der gesamte Prozess rund um eine einzige Beglaubigung der handschriftlichen Unterschrift.

• Ortsunabhängigkeit

Sie sind unterwegs und ein wichtiger Vertrag braucht eine beglaubigte Unterschrift? Kein Problem mit Yousign. Durch den digitalen Zugang zu Ihrer beglaubigten Unterschrift haben Sie sie immer dabei. 

• Beständigkeit

Wenn Sie eine beglaubigte Signatur für ein Dokument benötigen, gilt die Beglaubigung auch nur auf diesem Dokument. Das bedeutet, dass Sie jedes Mal wieder einen Behördengang erledigen müssen. Mit Yousign unterschreiben Sie einmal und haben die Beglaubigung parat.

• Kostenersparnis und Planbarkeit

Jedes Mal, wenn Sie eine Unterschrift auf einem Dokument beglaubigen lassen, zahlen Sie Geld. Mal mehr, mal weniger. Die Kosten für die beglaubigte digitale Unterschrift von Yousign sind besser kalkulierbar.

Die Lösung von Yousign unterstützt Sie bei der Unterschrift der allermeisten Verträge und Schriftstücke. Yousign wird als vertrauenswürdiger Dritter angesehen und hält sich strikt an die eIDAS-Vorschriften. 

Die Qualifizierte Elektronische Unterschrift von Yousign ist bereits beglaubigt, da Sie bei der Registrierung eine Video-Authentifizierung mit Ihrem Ausweisdokument durchführen. 

Bei der digitalen Unterschrift werden Daten gespeichert und mit Ihrer Person in Verbindung gebracht. Somit hat sie eine andere Glaubwürdigkeit als die handschriftliche Unterschrift oder auch die gescannte Signatur.

Mit der Qualifizierten e-Signatur (QES) von Yousign unterschreiben Sie Ihre Dokumente online und beglaubigt in nur wenigen Minuten. Probieren Sie es aus!