Digitalisierung für KMUs – so geht’s  

Online unterschreiben

3 min

Aktualisiert am 25 Jan, 2023

Veröffentlicht am 6 Jul, 2022

Ein PDF unterzeichnen, ohne es auszudrucken? Diese Möglichkeit bietet die elektronische Signatur!

Julie Jung

Julie Jung

Customer Success Officer @Yousign

Illustration: Mélusine Vilars

Übersicht

2,5 Milliarden. So viele PDFs sind weltweit im Umlauf. Deshalb ist dieses Datei-Format so wichtig für die Entgegennahme und Erstellung von Arbeitsverträgen, Mietverträgen, Kostenvoranschlägen, Lastschriftmandaten usw. Doch auch wenn das PDF-Format zahlreiche Vorteile besitzt, ist der erste Reflex bei Unterschriften von Vertragsdokumenten immer noch, das PDF-Dokument auszudrucken, um es anschließend händisch zu unterschreiben, dann einzuscannen und an die absendende Person zurückzuschicken.
Abgesehen von den offensichtlichen ökologischen Folgen, die ein solches Vorgehen mit sich bringt, gibt es auch ein Kosten-Nutzen-Problem. In einer Welt, in der jede Sekunde zählt, sind selbst wenige Minuten, die für die händischen Signaturen von Vertragsdokumenten benötigt werden, ein Produktivitätsverlust. Die Möglichkeit, ein PDF ohne diese Zwischenschritte direkt zu signieren, ist daher entscheidend. Allerdings nur unter der Voraussetzung, dass dies unter sehr hohen Sicherheitsstandards geschieht.
Sie werden sehr schnell feststellen, dass es nur eine digitale Lösung gibt, die all diese Anforderungen erfüllt: die elektronische Signatur.

Wie unterzeichne ich ein PDF, ohne es auszudrucken?

Wer sich diese Frage stellt, hat bereits erkannt, dass der Status quo „Empfangen, Drucken, Unterschreiben, Scannen, Zurücksenden“ nicht mehr zeitgemäß ist. Es gibt andere, praktischere, umweltfreundlichere und vor allem sicherere Möglichkeiten, eine Unterschrift unter ein PDF-Dokument zu setzen.
Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Unterschreiben einer oder auch mehrere PDF-Seiten mit rechtssicheren Signaturen finden Sie im letzten Abschnitt des Artikels.

Kann ich ein PDF signieren?

Ja, das ist möglich. MacOS-Benutzer sind mit einer besonders effizienten Technik vertraut, bei der das Trackpad des Computers verwendet wird, um eine „handschriftliche“ Unterschrift einzufügen. Die Unterschrift wird als ein Dokument im Bildformat betrachtet, das in der Größe angepasst werden kann, um lesbar zu sein.

Welche Nachteile sind mit einer solchen Signatur verbunden?

Der erste Nachteil besteht darin, dass es bestenfalls schwierig, schlimmstenfalls unmöglich ist, eine Unterschrift präzise zu zeichnen. Auf einem Touchpad mit begrenztem Platz und ohne Hilfsmittel ist es schwierig, die Genauigkeit eines Kugelschreibers nachzuahmen.

Aus rein sicherheitstechnischer Sicht bietet diese Art der Signatur keine optimalen Sicherheiten: Es ist sehr schwierig, die Authentizität des Unterzeichners zu gewährleisten. Eine andere Person, die Zugriff auf das PDF hat, könnte es ohne Wissen des Empfängers signieren. Außerdem ist es schwierig, die Authentizität der Signatur zu gewährleisten. Selbst wenn die Identität des Unterzeichners bestätigt werden könnte, könnte seine Signatur gefälscht oder schlecht reproduziert sein. Vor allem aber hat diese Art der Signatur keinerlei Rechtsgültigkeit.
Sollte es also zu einem Rechtsstreit kommen, besitzt die nachgeahmte eingescannte Signatur ("ein Bild") keine Rechtswirkung. Mehr Infos hierzu finden Sie in dem Artikel über die Unterschiede zwischen eingescannten und digitalen Signaturen.

Welche Lösung gibt es, um ein PDF zu signieren?

Die einzige Alternative, um PDFs zu unterzeichnen, ist die elektronische Signatur. Sie unterscheidet sich von der vorgenannten Signatur durch mehrere Aspekte und ist die einzige echte Option, um ein PDF-Dokument online zu signieren.

Warum sollte ich zum Unterschreiben meiner PDFs die e-Signatur verwenden?

Die elektronische Signatur bietet eine Reihe von wesentlichen Vorteilen, um Ihre PDF-Dokumente sicher zu unterschreiben. Hier nur einige davon:

  • Sicher: Vertrauensdiensteanbieter wie Yousign garantieren für die Echtheit der Unterschrift und des Unterzeichners, indem sie einen OTP-Code (One-Time Password) per SMS an eine zuvor festgelegte Nummer senden, damit der Unterzeichner seine Identität und seine Entscheidung, das Dokument zu unterzeichnen, bestätigen kann. Anschließend wird das Dokument mit einem elektronischen Zertifikat versehen, das die Integrität des Dokuments garantiert. Unter anderem dadurch erhält die elektronische Signatur, auch auf einem PDF, ihre garantierte Rechtsgültigkeit und wird von den europäischen Behörden anerkannt. Als Vertrauensdiensteanbieter wird Yousign regelmäßig von externen, von der Europäischen Kommission benannten Prüfgesellschaften kontrolliert. In Frankreich ist die ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité de l’Information) dafür zuständig, Auditberichte zu analysieren und qualifizierte Diensteanbieter zu akkreditieren.
  • Einfach zu verwenden: Sie können Ihre Verträge online mit Ihrem Mobiltelefon oder Computer unterschreiben, egal wo Sie sich gerade aufhalten.  
  • Schnell: Die Zeitersparnis durch die Einführung einer elektronischen Signaturlösung ist erheblich. Drucken, Unterschreiben, Scannen und Zurückschicken kostet Zeit. Mit der elektronischen Signatur können Sie Ihre Verträge in wenigen Minuten unterschreiben und sich wieder Ihren eigentlichen Aufgaben widmen.
  • Kosten einsparen: Briefmarken, stapelweise Papier, Tintenpatronen, Drucker, Umschläge... All das hat seinen Preis. Durch die Einführung der elektronischen Signatur können Sie Ihre Kosten optimieren und bereits ab der ersten Nutzung erhebliche Einsparungen erzielen.
  • Ökologisch: Die digitale Signatur von Yousign ermöglicht eine echte Digitalisierung Ihrer Vertragsdokumente. Dadurch wird das Ausdrucken überflüssig.
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Pdf-Dokument sicher digital unterschreiben

Wie signiere ich ein PDF mit Yousign?

Nichts leichter als das! So gehen Sie vor, wenn Sie Unterzeichnende:r sind:

  1. Klicken Sie auf das Kästchen „Zugang zu den Dokumenten“ in der E-Mail, die Sie von dem Absender Yousign erhalten haben. 
  2. Lesen Sie das Dokument bis zur letzten Zeile genau durch. 
  3. Klicken Sie auf „Letzter Schritt“.
  4. Geben Sie den OTP-Code ein, den Sie per SMS erhalten haben, ein und bestätigen Sie diesen.
  5. Herzlichen Glückwunsch! Sie haben soeben Ihr erstes PDF mit Yousign signiert!

So gehen Sie vor, wenn Sie eine Unterschrift einholen möchten: 

  1. Geben Sie die Kontaktdaten des oder der Personen ein, die das besagte Dokument unterzeichnen sollen.
  2. Laden Sie die PDF-Datei in die Web-App hoch.
  3. Versenden Sie das Dokument.
  4. Verfolgen Sie den Fortschritt der Unterschriften in Echtzeit mit automatischen Erinnerungen an die Unterzeichner.
  5. Herzlichen Glückwunsch! Sie haben soeben mit Yousign Ihr erstes zu signierendes Dokument erstellt und erfolgreich Unterschrieben!

Welche ist die beste Alternative, um PDF-Dateien zu signieren?

Wie Sie sehen, ist die e-Signatur die einzige digitale Alternative, die Sicherheit, Einfachheit, Zeitersparnis und Kostenersparnis bietet.

Die bisher übliche Methode, ein PDF-Dokument zuerst auszudrucken, dann zu unterschreiben, einzuscannen und zurückzuschicken, gehört der Vergangenheit an. Die elektronische Signatur ist die bessere Alternative. Sie gibt Ihnen nicht nur Sicherheit, weil sie viel zuverlässiger ist, sondern garantiert auch eine schnelle Abwicklung und Zufriedenheit, weil Sie wissen, dass Sie einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz leisten.

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Dieses Dokument wird nur zu Informationszwecken zur Verfügung gestellt. Wir übernehmen weder eine Garantie für deren Vollständigkeit noch für deren Aktualität im Hinblick auf die geltenden Vorschriften. Schließlich ist dieses kein Ersatz für eine Rechtsberatung.

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