Dokumente online unterschreiben

Ein PDF unterzeichnen, ohne es auszudrucken? Diese Möglichkeit bietet die eSignatur!

PDF unterzeichnen
Julie Jung

Julie Jung

Customer Success Officer @Yousign

Illustration: Icons8

2,5 Milliarden. So viele PDFs sind weltweit im Umlauf. Deshalb ist dieses Format so wichtig für die Entgegennahme und Erstellung von Arbeitsverträgen, Mietverträgen, Kostenvoranschlägen, Lastschriftmandaten usw. Doch auch wenn das PDF-Format zahlreiche Vorteile besitzt, besteht bei Vertragsdokumenten der erste Reflex immer noch darin, das PDF-Dokument auszudrucken, um es zu unterschreiben, dann einzuscannen und an den Absender zurückzuschicken. Über die offensichtlichen ökologischen Folgen eines solchen Vorgehens hinaus gibt es auch ein Effizienzproblem. In einer Welt, in der jede Sekunde zählt, ist auch der Zeitaufwand von ein paar Minuten für die Unterzeichnung von Vertragsdokumenten ein Hindernis für Produktivität. Die Möglichkeit, ein PDF direkt zu signieren, ohne diese Zwischenschritte ausführen zu müssen, ist deshalb entscheidend, doch nur unter der Voraussetzung, dass dies im Rahmen von sehr hohen Sicherheitsanforderungen erfolgt. Sehr schnell werden Sie feststellen, dass es nur eine Lösung gibt, die alle diese Voraussetzungen erfüllt: die elektronische Signatur.

Wie unterzeichne ich ein PDF, ohne es auszudrucken?

Wer sich diese Frage stellt, ist sich bereits bewusst, dass der Status quo der Abfolge „erhalten, drucken, unterschreiben, scannen, zurückschicken“ nicht mehr zeitgemäß ist. Aus diesem Grund gibt es andere Optionen, die praktischer, umweltfreundlicher und vor allem sicherer sind, um seine Signatur unter ein Dokument im PDF-Format zu setzen.

Kann ich ein PDF signieren?

Ja, das ist möglich. MacOS-Nutzer sind mit der besonders effizienten Technik vertraut, bei der das Trackpad des Computers genutzt wird, um eine „handschriftliche“ Unterschrift einzufügen. Die Signatur wird dabei als Dokument mit Bildformat betrachtet, dessen Größe angepasst werden muss, damit es lesbar wird.

Welche Nachteile sind mit einer solchen Signatur verbunden?

Der erste Nachteil ist, dass es bestenfalls schwierig, schlimmstenfalls unmöglich ist, seine Unterschrift genau auszuführen. Auf einem Trackpad mit begrenztem Platz und ohne Hilfsmittel, kann man kaum die Präzision eines Stifts imitieren. 

Vom reinen Standpunkt der Sicherheit aus betrachtet, bietet diese Art von Signatur nicht die besten Garantien: Es ist tatsächlich schwierig, die Authentizität des Unterzeichners zu gewährleisten. Eine andere Person, die auf das PDF zugreifen kann, könnte es durchaus unterschreiben, ohne dass der Empfänger des PDFs dies feststellen kann. Zudem ist es kompliziert, die Echtheit der Signatur zu gewährleisten. Auch, wenn die Identität des Unterzeichners bestätigt werden konnte, könnte seine Unterschrift gefälscht oder schlecht reproduziert sein. Noch wichtiger ist, dass diese Art von Signatur absolut keine Rechtsgültigkeit besitzt.

Welche Lösung gibt es, um ein PDF zu signieren?

Die einzige Alternative, um PDFs zu unterzeichnen, ist die elektronische Signatur. Sie unterscheidet sich von der vorgenannten Signatur durch mehrere Aspekte und ist die einzige echte Option, um ein PDF-Dokument zu signieren.

Warum sollte ich zum Unterschreiben meiner PDFs die eSignatur verwenden?

Die elektronische Signatur bietet ein breites Spektrum von wesentlichen Vorteilen, um Ihre PDF-Dokumente vollkommen sicher zu unterschreiben. Sie ist:

  • sicher: Vertrauensdiensteanbieter wie Yousign bürgen für die Echtheit der Unterschrift und des Unterzeichners, indem sie per SMS an die im Voraus festgelegte Nummer einen OTP-Code (One-Time Password) schicken, damit dieser seine Identität und seine Entscheidung zum Unterzeichnen des Dokuments bestätigt. Im Anschluss daran wird das Dokument mit einem elektronischen Zertifikat versehen, das die Integrität des Dokuments garantiert. Unter anderem dadurch erhält die elektronische Signatur, auch auf einem PDF, ihre garantierte Rechtsgültigkeit und wird von den europäischen Behörden anerkannt. Als Vertrauensdiensteanbieter wird Yousign regelmäßig von externen Prüfgesellschaften, die von der Europäischen Kommission benannt werden, überprüft. In Frankreich ist die IT-Sicherheitsbehörde ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité de l’Information) zuständig für die Zulassung der qualifizierten Dienstleister durch Analyse der Auditberichte.
  • Einfach zu verwenden: Sie können Ihre Verträge online aus der Ferne mit Ihrem Mobiltelefon oder Computer unterschreiben, egal wo Sie sich gerade aufhalten.  
  • Schnell: Die Zeitersparnis durch die Einführung einer elektronischen Signaturlösung ist erheblich. Das Drucken, Unterschreiben, Scannen und Zurücksenden ist mit Zeitaufwand verbunden. Mit der elektronischen Signatur können Sie Ihre Verträge in wenigen Minuten unterschreiben und sich wieder Ihren eigentlichen Aufgaben zuwenden. 
  • Kosteneffizient: Briefmarken, stapelweise Papier, Tintenpatronen, Drucker, Umschläge... All das hat seinen Preis. Durch die Einführung der elektronischen Signatur können Sie Ihre Kosten optimieren und schon bei der ersten Verwendung erhebliche Einsparungen erzielen. 
  • Ökologisch: Die digitale Signatur von Yousign ermöglicht eine echte Digitalisierung Ihrer Vertragsdokumente. Dadurch wird das Ausdrucken überflüssig.
  • Abonnement Yousign-Interface

Wie signiere ich ein PDF mit Yousign?

Nichts einfacher als das! So gehen Sie vor, wenn Sie Unterzeichner sind:

  1. Klicken Sie auf das Kästchen „Zugang zu den Dokumenten“ in der E-Mail, die Sie erhalten haben und deren Absender Yousign ist. 
  2. Lesen Sie Ihr Dokument bis zur letzten Zeile durch. 
  3. Klicken Sie auf „Letzter Schritt“.
  4. Geben Sie den OTP-Code, den Sie per SMS erhalten haben, ein und bestätigen Sie dann.
  5. Wir gratulieren! Sie haben gerade Ihr erstes PDF mit Yousign signiert!

So gehen Sie vor, wenn Sie eine Unterschrift anfordern: 

  1. Geben Sie die Kontaktdaten des Unterzeichners/der Unterzeichner ein.
  2. Laden Sie das Dokument in die App.
  3. Senden Sie das Dokument ab.
  4. Verfolgen Sie unmittelbar den Status der Signaturen, mit automatischen Erinnerungen an die Unterzeichner.
  5. Wir gratulieren! Sie haben soeben mit Yousign Ihr erstes zu signierendes Dokument erstellt!

Welche ist die beste Alternative, um PDF-Dateien zu signieren?

Wie Sie sehen, ist die eSignatur die einzige Alternative, die Sicherheit, einfaches Vorgehen, Zeitgewinn und Kostenersparnis bietet.

Die bisher übliche Methode, ein PDF-Dokument zuerst auszudrucken und dann zu unterschreiben, einzuscannen und zurückzuschicken, ist Vergangenheit. Die elektronische Signatur ist die bessere Alternative, die Ihnen nicht nur Gewissheit gibt, weil sie viel zuverlässiger ist, sondern auch schnelle Ausführung und Zufriedenheit garantiert, weil Sie wissen, dass Sie einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz leisten.

Testen Sie die eSignatur kostenlos!

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