Die deutsche Post hat ab dem 01. Oktober 2022 eine Neuerung im Bereich der Einschreiben mit Rückschein eingeführt. An die Stelle des rosafarbenen Rückschein-Formulars tritt nun ein alternatives Verfahren, das unter anderem auch das digitale Abspeichern des Rückscheins ermöglicht. Wie genau das neue Einschreiben funktioniert und wie Sie Ihr Dokumentenmanagement mit elektronischen Unterschriften noch weiter digitalisieren können, erfahren Sie in diesem Artikel.
Was ist ein Einschreiben mit Rückschein?
Bevor wir in die Details darüber gehen, wie sich das Verfahren des Einschreibens mit Rückschein bei der Deutschen Post verändert hat, sollten wir zunächst einmal klären, worum es sich grundsätzlich bei einem Einschreiben handelt.
Ein Einschreiben bietet Ihnen die Möglichkeit, einen Nachweis über die Zustellung eines Briefs, einer Postkarte oder einer Blindensendung zu erhalten. Im Rahmen einer Sendungsverfolgung wird dokumentiert, wann und wo Sie Ihre Sendung verschickt haben und wann, wie und an wen die Sendung zugestellt wurde. Verschickt man einen Brief per Einschreiben, ist dieser außerdem versichert, sodass man im Fall eines Verlusts einen Schadenersatz erhält.
Diese sichere Versandart eignet sich vor allem für wichtige Rechtsgeschäfte, wie z.B. Kündigungen, Mahnungen, Zahlungsaufforderungen, Reklamationen oder Einsprüche. Besonders bei fristgebundenen Erklärungen und für wichtige Anliegen ist das Einschreiben mit Rückschein vorteilhaft.
Aber natürlich ist die beste Verwendung von Papier, es nicht zu verwenden. Hier finden Sie eine Anleitung, wie Sie Ihr Büro vollständig papierlos machen können.
So funktionierte das Einschreibeverfahren bisher
Der Brief, der versendet werden sollte, wurde zunächst ganz klassisch mit Empfängeradresse und Briefmarke versehen. Zusätzlich dazu musste ein rosa Rückschein-Formular ausgefüllt werden, auf dem die Absenderadresse notiert wird. Dieses Formular wurde dann auf die Rückseite des Einschreibebriefs geklebt und zur empfangenden Person versendet. Sobald die Sendung dort angekommen war, musste der:die Empfänger:in die Zustellung der Sendung mit einer Unterschrift auf dem rosafarbenen Rückschein bestätigen. Dieser Rückschein wurde anschließend als Postkarte zurück zum bzw. zur Absender:in geschickt, damit dieser über einen Nachweis über den Erhalt der Sendung verfügt.
Änderung ab Oktober 2022: Wie funktioniert der neue Rückschein?
Da das alte Verfahren des Einschreibens mit Rückschein vergleichsweise aufwendig und langwierig war, hat die Deutsche Post die Handhabung ein wenig vereinfacht.
Seit Herbst 2022 wird nun auf das Ausfüllen und Aufkleben des rosafarbenen Rückscheins verzichtet. Stattdessen versieht man das Einschreiben mit einem Einschreiben-Rückschein-Label und schreibt seine Absenderadresse auf den Brief, die dann automatisch von der Post erfasst wird.
Wurde die Sendung erfolgreich zugestellt, erhält der:die Versender:in ein postalisches Schreiben in DIN-A4-Format, auf dem die digitalisierte Empfängerunterschrift, ein Bild der zugestellten Sendung und ein QR-Code abgebildet ist. Wird der QR-Code gescannt, kann der Rückschein auch digital heruntergeladen und abgespeichert werden. Diese Änderungen gelten nur für nationale und nicht für internationale Einschreibesendungen. Der Preis für Einschreiben bleibt unverändert.
Wie das neue Einschreibeverfahren in der Praxis funktioniert, veranschaulicht das unten stehende Video:
Die Deutsche Post möchte mit dem neuen Vorgehen nicht nur Privatkunden, sondern auch Großversendern wie Geschäftskunden oder Behörden die Beauftragung und Einlieferung erleichtern. Dadurch, dass die Formulare nicht mehr manuell ausgefüllt und aufgeklebt werden müssen, können Arbeitsaufwand und Kosten reduziert werden.
Die vollständig digitale Abwicklung von Dokumenten und Unterschriften: Mit Yousign leicht gemacht
Zwar ist die Möglichkeit, Rückscheine nun auch digital abzuspeichern, ein erster richtiger Schritt in Richtung der Digitalisierung des Postwesens. Dennoch bleibt ein großer Teil des Verfahrens schriftlich und es können nur geringe Zeit- und Kosteneinsparungen erzielt werden. Für den Fall, dass Sie Ihr Vertragsmanagement vollständig digitalisieren und auf den postalischen Versand ganz verzichten möchten, bietet eine Software für e-Signaturen eine sehr gute Alternative.
Wenn Sie beispielsweise mit Yousigns Lösung Dokumente zum Unterzeichnen verschicken, ist dies innerhalb weniger Minuten erledigt: Laden Sie einfach Ihr Dokument in der Yousign-Anwendung hoch, fügen Sie die Unterschriftenfelder und andere Felder hinzu und verschicken Sie Ihre Signatureinladung an alle Unterzeichner:innen. Diese müssen Ihre Einladung lediglich öffnen, das Dokument lesen und anschließend mit einer Wischbewegung unterzeichnen. Und schon ist ihre Datei unterschrieben und in digitaler Form erhältlich!
Das Praktische an diesem Verfahren ist, dass Sie den Status Ihrer Einladung - ähnlich wie bei einer postalischen Sendungsverfolgung - in Echtzeit verfolgen können. Es ist also möglich, einzusehen, wann jemand ein Dokument geöffnet, gelesen und unterzeichnet hat. Außerdem erhalten Sie nach dem Signieren eine sogenannte Nachweisdatei, die die wichtigsten Informationen des Unterzeichnungsprozesses enthält, wie z.B. der elektronische Zeitstempel, E-Mail-Adressen, Namen, Telefonnummern und IP-Adressen.
Das digitale Unterschreiben mit der Anwendung eines nach eIDAS und DSGVO- zertifizierten Vertrauensdiensteanbieters wie Yousign ist besonders sicher, weil es auf asymmetrischer, kryptografischer Verschlüsselung und einem Algorithmus mit Hash-Wert beruht. Das bedeutet, dass Integrität und Authentizität eines Dokuments gewährleistet werden und ein nachträgliches Bearbeiten einer e-signierten Datei sichtbar gemacht werden kann.
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Vergleich zwischen traditionellen und digitalen Einschreiben
Das traditionelle Einschreiben erfordert physische Unterschriften und den Versand eines Rückscheins per Post, was Zeit und zusätzlichen Verwaltungsaufwand bedeutet. Die digitale Lösung vereinfacht diesen Prozess erheblich, da alle Bestätigungen elektronisch erfolgen. Dies spart nicht nur Kosten und Zeit, sondern ist auch umweltfreundlicher, da der Papierverbrauch minimiert wird.
Potenzielle Einsatzmöglichkeiten und Vorteile der digitalen Lösung
Digitale Einschreiben eignen sich ideal für das Versenden sensibler Dokumente, darunter Vertragsabschlüsse, Kündigungen, Mahnungen oder andere wichtige Mitteilungen. Unternehmen können so Fristen sicher einhalten und rechtssicher kommunizieren. Privatpersonen profitieren von der einfachen Handhabung und der Möglichkeit, ihre Sendungen ohne Besuch einer Postfiliale zu versenden.
Vorteile digitaler Rückscheine im Vergleich zu papierbasierten Rückscheinen
Elektronische Rückscheine sind sofort verfügbar, einfacher zu speichern und können nicht verloren gehen. Der digitale Prozess garantiert Transparenz und Nachvollziehbarkeit, da die Zustellung und Empfangsbestätigung automatisch dokumentiert werden. Dies erleichtert die Nachweispflicht bei Streitfällen oder juristischen Auseinandersetzungen.
Geeignete Dokumente für diese Methode
Besonders geeignet sind Dokumente mit rechtlicher Relevanz, wie Arbeitsverträge, Anträge, behördliche Schreiben oder Unternehmenskommunikation. Auch persönliche Mitteilungen, deren Zustellung nachvollziehbar sein muss, können von dieser Methode profitieren.
Ein digitaler Rückschein ist eine zukunftsorientierte Lösung für die sichere und nachvollziehbare Kommunikation, die Zeit und Ressourcen spart. Nutzen Sie diese Möglichkeit für Ihre wichtigen Sendungen und profitieren Sie von der Flexibilität und Effizienz der digitalen Zustellung.
FAQ
Wie versendet man Einschreiben mit Rückschein?
Die Verwendung eines Einschreibens mit Rückschein ermöglicht es, einen Nachweis über die Zustellung einer Sendung zu erhalten. Die Deutsche Post hat das Einschreibeverfahren zum Herbst 2022 wie folgt geändert: Versehen Sie Ihre Sendung mit einem Einschreiben-Rückschein-Label sowie Absender- und Empfängeradresse. Nachdem Ihre Sendung zugestellt wurde, erhalten Sie automatisch ein Einschreiben mit einem Bild des zugestellten Briefs, der digitalisierten Empfängerunterschrift und einem QR-Code, der das digitale Herunterladen und Abspeichern des Rückscheins ermöglicht.
Kann man Einschreiben mit Rückschein online frankieren?
Ja, es ist in einigen Fällen möglich, Einschreiben mit Rückschein online zu frankieren. Dies ist insofern praktisch, als dass es Ihnen erlaubt, den Versandprozess orts- und zeitunabhängig abzuwickeln. Informieren Sie sich am besten vorab auf der Website Ihres örtlichen Postdienstleisters, um sicherzustellen, dass eine Online-Frankierung von Einschreiben dort möglich ist.
Was kostet ein Einschreiben mit Rückschein 2023?
Der Preis für ein Einschreiben mit Rückschein hat sich durch die Neuerungen des Verfahrens seit Herbst 2022 nicht geändert. Die Kosten dafür liegen also nach wie vor bei 4,85 €. Zusätzlich dazu muss noch das Porto bezahlt werden, das je nach Gewicht und Größe der Sendung variiert. Für genauere Informationen können Sie entweder die Internetseite der Deutschen Post besuchen oder sich mit dem Kundendienst in Verbindung setzen.
Wie sieht ein Einschreiben mit Rückschein aus?
Ein Einschreiben mit Rückschein enthält ein Brief, eine Postkarte oder eine Blindensendung und wird mit einem Einschreiben-Rückschein-Label sowie den Adressen von Empfänger:in und Absender:in versehen. Auf der Sendung befindet sich außerdem ein Code zur Sendungsverfolgung sowie das entsprechende Porto.
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Dieses Dokument dient ausschließlich Informationszwecken. Es wird keine Gewähr für die Vollständigkeit und Aktualität der Informationen übernommen. Es ersetzt keine Rechtsberatung.
