Immobilienverträge online unterschreiben: So funktioniert es in Deutschland

Die Digitalisierung verändert alle Bereiche des Lebens – auch die Immobilienbranche. Immer mehr Unternehmen und Privatpersonen möchten Immobilienverträge einfach, schnell und rechtssicher online unterschreiben. Die klassischen Papierdokumente und langwierigen Versandwege gehören zunehmend der Vergangenheit an. Digitale Unterschriften ermöglichen es, Verträge effizient abzuschließen, ohne dass physische Treffen notwendig sind.

Gerade in der Immobilienwelt, in der zahlreiche Verträge, Absprachen und rechtlich verbindliche Dokumente eine Rolle spielen, bietet die digitale Signatur ein enormes Potenzial: Sie vereinfacht Prozesse, erhöht die Geschwindigkeit der Vertragsabwicklung und stärkt das Vertrauen durch nachvollziehbare Prüfprozesse. Dabei wird nicht nur die Effizienz verbessert, sondern auch die Umwelt geschont – weniger Ausdrucke, weniger Papier, weniger Transportwege.

Doch wie funktioniert das genau? Welche rechtlichen Anforderungen gelten in Deutschland? Welche Arten von Immobilienverträgen können wirklich digital unterzeichnet werden – und wo liegen die Grenzen? Wie sorgen digitale Unterschriften dafür, dass ein Vertrag ebenso rechtswirksam ist wie auf Papier?

In diesem umfassenden Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über die digitale Unterzeichnung und die sichere Nutzung von Unterschriften bei Immobilienverträgen wissen müssen – von den rechtlichen Grundlagen über die Arten der elektronischen Signatur bis hin zu praktischen Schritten für die Umsetzung im Alltag.

Eine digitale Signatur ist eine elektronische Methode, mit der ein Dokument unterzeichnet und dessen Echtheit sowie Unverfälschtheit garantiert werden kann. Im Unterschied zu einer handschriftlichen Unterschrift basiert die digitale Signatur auf Verschlüsselungstechnologien.

So funktioniert die digitale Signatur:

• Der Unterzeichner wird eindeutig identifiziert (z.B. per Video-Ident oder eID).
• Eine digitale Signatur wird mithilfe eines privaten Schlüssels erzeugt.
• Das Dokument wird so verschlüsselt, dass jede nachträgliche Veränderung erkennbar wäre.

Es gibt verschiedene Arten elektronischer Signaturen, die unterschiedliche Sicherheitsniveaus bieten:

• Einfache elektronische Signatur (EES): z.B. eingescanntes Autogramm.
• Fortgeschrittene elektronische Signatur (FES): Weist die Identität des Unterzeichners nach.
• Qualifizierte elektronische Signatur (QES): Höchstes Sicherheitsniveau, gesetzlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.

Ja! Digitale Signaturen sind in Deutschland rechtlich anerkannt. Grundlage ist die eIDAS-Verordnung der EU sowie das deutsche Bürgerliche Gesetzbuch (BGB).

Rechtslage im Überblick:

• Verträge sind formfrei, wenn keine gesetzliche Schriftform vorgeschrieben ist.
• QES ersetzt die gesetzliche Schriftform.
• Immobilienkaufverträge benötigen nach wie vor eine notarielle Beurkundung.

Typische Immobilienverträge, die online unterschrieben werden können:

• Mietverträge
• Maklerverträge
• Verwaltungsverträge
• Reservierungsvereinbarungen
• Modernisierungsvereinbarungen

Obwohl digitale Signaturen sehr sicher sind, gibt es einige Risiken, auf die Sie achten sollten:

• Phishing: Falsche E-Mails könnten dazu verleiten, sensible Daten preiszugeben.
• Manipulation: Bei ungesicherten Systemen könnte ein Dokument nach der Signatur verändert werden.
• Identitätsdiebstahl: Ohne starke Identifikationsprozesse kann jemand eine andere Person imitieren.

So minimieren Sie die Risiken:

• Nur zertifizierte Anbieter nutzen (nach eIDAS-Verordnung).
• Immer auf HTTPS-Verbindungen achten.
• Zwei-Faktor-Authentifizierung aktivieren.
• Dokumente nach der Signatur revisionssicher speichern.

• Mietverträge (Wohnung, Gewerbe): Mieter und Vermieter können Mietverträge schnell und unkompliziert per digitaler Unterschrift abschließen. Besonders bei kurzfristigen Vermietungen oder bei Mietern aus dem Ausland bietet sich diese Lösung an.
• Maklerverträge: Die Beauftragung eines Maklers kann ohne persönliches Treffen rechtssicher erfolgen. Damit wird der Vermittlungsprozess erheblich beschleunigt.
• Verwalterbestellungen: Eigentümergemeinschaften können Verwalter unkompliziert per elektronischer Signatur bestellen und entsprechende Verträge schließen.
• Modernisierungsvereinbarungen: Vereinbarungen über Renovierungsmaßnahmen lassen sich einfach elektronisch dokumentieren, was gerade bei großen Immobilienportfolios für Entlastung sorgt.
• Vorverträge (je nach Ausgestaltung): Vorverträge über den späteren Kauf oder die Anmietung von Immobilien können häufig digital abgeschlossen werden, solange keine notarielle Beurkundung erforderlich ist.

• Immobilienkaufverträge (notariell zu beurkunden): Der Erwerb einer Immobilie erfordert eine notarielle Beurkundung. Diese kann aktuell nicht vollständig digital ersetzt werden.
• Grundschuldbestellungen: Auch Grundschuldbestellungen benötigen eine notarielle Beurkundung und können nicht online abgeschlossen werden.

Wichtige Maßnahmen:

• Identitätsprüfung: Setzen Sie auf Systeme, die Video-Ident oder AusweisApp2 nutzen.
• Zertifizierte Signaturanbieter: Achten Sie auf eIDAS-Zertifizierungen.
• Audit-Trails: Jede Signatur sollte einen unveränderbaren Protokollnachweis besitzen.
• Revisionssichere Speicherung: Signierte Dokumente müssen fälschungssicher archiviert werden.

Empfohlene Anbieter sind etwa Yousign, Skribble oder die Bundesdruckerei.

1. Vertrag erstellen:

Erstellen oder digitalisieren Sie den Vertrag als PDF. Achten Sie darauf, dass alle Vertragsbestandteile vollständig enthalten sind. Digitale Vertragsvorlagen helfen, Fehler wie fehlende Unterschriftenfelder oder unklare Klauseln zu vermeiden. Ein sauber aufgesetzter Vertrag bildet die Grundlage für eine rechtssichere Unterzeichnung.

2. Unterzeichner einladen:

Laden Sie alle Beteiligten per E-Mail ein. Moderne E-Signatur-Tools ermöglichen es, Signaturfelder im Dokument genau zuzuweisen und die Signierreihenfolge festzulegen. Das erleichtert nicht nur den Ablauf, sondern sorgt auch für Klarheit bei den Parteien.

3. Identität prüfen:

Je nach gewählter Signaturart ist eine Identitätsprüfung erforderlich. Bei der qualifizierten elektronischen Signatur (QES) erfolgt diese meist per Video-Ident oder durch die Nutzung der AusweisApp2 in Kombination mit dem neuen Personalausweis. So wird sichergestellt, dass nur autorisierte Personen unterzeichnen.

4. Dokument signieren:

Nach erfolgreicher Verifizierung erhalten die Unterzeichner einen Link zum Vertrag. Die Signatur erfolgt durch Eingabe eines PIN-Codes, biometrische Bestätigung oder eine Klickbestätigung – je nach Anbieter und Sicherheitsstufe. Jede digitale Unterschrift ist verschlüsselt und mit einem Zeitstempel versehen.

5. Vertrag sichern:

Nach der Unterzeichnung sollte das Dokument revisionssicher gespeichert werden. Viele Anbieter ermöglichen die automatische Ablage in digitalen Archiven oder bieten Schnittstellen für bestehende DMS- oder ERP-Systeme. Damit bleibt der Vertrag langfristig nachvollziehbar und manipulationssicher archiviert.

Sicherheit ist das A und O beim Online-Signieren:

• Datenverschlüsselung: Alle Daten werden Ende-zu-Ende verschlüsselt.
• Serverstandorte: Deutsche oder europäische Serverstandorte sorgen für DSGVO-Konformität.
• Regelmäßige Zertifizierungen: Anbieter werden regelmäßig geprüft.

Nur so bleibt Ihre digitale Unterschrift rechtssicher und vertrauenswürdig.

Die Digitalisierung eröffnet der Immobilienbranche neue Möglichkeiten. Viele Vertragsarten können heute sicher und rechtsgültig online unterschrieben werden. Wer auf qualifizierte elektronische Signaturen setzt, spart nicht nur Zeit und Geld, sondern bietet auch seinen Kunden ein modernes und flexibles Erlebnis.

Starten auch Sie in die Zukunft des Immobilienmanagements – sicher, effizient und digital mit zertifizierten E-Signatur-Lösungen wie Yousign.