Digitale Erstellung der SMS Signatur & Nutzung des SMS-Einmalpassworts (OTP): So geht’s

Wie Sie vielleicht bereits wissen, gibt es mehrere Möglichkeiten, eine elektronische Signatur mithilfe eines e-Sign-Tools wie Yousign per Web-App oder API zu erstellen: Sei es als Vor-Ort-Signatur auf dem Tablet oder als Fernsignatur per E-Mail. In diesem Artikel soll es um eine Signaturmethode gehen, die Ihnen vermutlich etwas weniger bekannt ist: die elektronische Unterschrift per SMS.

Wie funktioniert die SMS Signatur? Wozu dient sie? Und welchen rechtlichen Wert besitzt sie im Vergleich zur digitalen Unterschrift per E-Mail? In diesem Artikel beantworten wir all diese Fragen über die SMS Signatur, die Ihre Unterschriften- und Geschäftsprozesse beschleunigen und vereinfachen kann.

Die elektronische Unterschrift per SMS funktioniert im Grunde genommen genauso wie die e-Signatur per E-Mail. Der einzige Unterschied besteht im Versand der Signaturanfrage.

Während die Signaturanfrage bei der herkömmlichen e-Signatur per E-Mail verschickt wird, wird die Signaturanfrage bei der SMS Signatur - Sie vermuten es vielleicht bereits - per SMS verschickt. Well done, Sherlock. 😉

Wie läuft das ganze Prozedere genau ab?

1. Unterzeichnende erhalten das zu signierende PDF-Dokument via eines Links per SMS zugeschickt.

2. Das Dokument kann dann von überall dort aus, wo es eine Funkverbindung gibt (im Büro, in der U-Bahn, zu Hause, etc.), geöffnet und gelesen werden.

3. Ist man mit dem Inhalt des Vertrags einverstanden, muss nur noch auf “Unterschreiben” geklickt werden.

4. Und schon ist die SMS Signatur erstellt!

Die SMS Signatur zu verwenden, bietet einige Vorteile. Dazu zählen zunächst einmal die ganz allgemeinen Gewinne von digitalen Unterschriften:

• Mehr Sicherheit für Ihre Verträge
• Eine höhere Produktivität 
• Eine große Ersparnis an Zeit 
• Eine bedeutende Kostenersparnis
• Personalisiertere Signaturerfahrung

Der wohl größte Pluspunkt der SMS Signatur gegenüber der elektronischen Unterschrift per Mail ist die noch höhere Zeitersparnis. 

Um eine Signaturanfrage via E-Mail öffnen zu können, benötigt man eine stabile Internetverbindung. Eine SMS hingegen kann man auch ohne mobile Daten oder WLAN-Verbindung ganz einfach auf dem Mobiltelefon empfangen.

Nachrichten, die man auf dem Smartphone empfängt, haben in der Regel auch eine deutlich höhere Öffnungsrate als E-Mails. Möchte man einen Vertrag schnell zum Abschluss bringen, bietet die SMS Signatur eine gute Wahl, da eine zügige Rückmeldung und Unterzeichnung vonseiten der anderen Vertragspartei wahrscheinlich ist. 

Mit dem Versand der Signaturanfrage per SMS können Unternehmen außerdem zeigen, wie agil, modern, zeitgemäß und reaktionsfähig sie sind.

Wie Sie vielleicht bereits wissen, definiert die eIDAS-Verordnung drei verschiedene Ebenen elektronischer Unterschriften: 

1. Die Einfache Elektronische Signatur (EES)
2. Die Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES)
3. Die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES).

Unabhängig davon, ob es sich um die Signatur per E-Mail oder SMS handelt, müssen elektronische Unterschriften immer die Anforderungen der eIDAS-Verordnung sowie der DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) einhalten.

Bei der Verwendung elektronischer Signaturen müssen also folgende Faktoren berücksichtigt werden:

• Die Richtlinien der ETSI (Europäisches Institut für Telekommunikationsnormen) und der eIDAS-Verordnung über die elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt müssen befolgt werden.
• Ein digitales Zertifikat muss ausgestellt werden.
• Eine Technologie zur Überprüfung der Identität von Unterzeichnenden muss gewährleistet sein.
• Es muss sichergestellt werden, dass das nachträgliche Bearbeiten eines elektronisch signierten Dokuments sichtbar gemacht werden kann.

Yousigns Software-Lösung und alle angebotenen Produkte sind eIDAS- und DSGVO-konform und damit in ganz Europa rechtsgültig und anerkannt. Für unterzeichnete Dokumente wird immer eine Nachweisdatei mit allen wichtigen Informationen zum Unterschriftenprozess generiert und für 10 Jahre lang gespeichert.

In der Welt der elektronischen Signaturen wird man des Öfteren mit dem Begriff OTP konfrontiert. 

OTP ist eine Abkürzung und steht für “One-Time-Password”, was im Deutschen so viel heißt wie “Einmalpasswort”. Hierbei handelt es sich um einen, meist per SMS oder Mail versendeten, 4- oder 6-stelligen Zahlencode, der eine Authentifizierung des Unterzeichners oder der Unterzeichnerin ermöglicht. 

Doch wie funktioniert das Ganze konkret in der Praxis?

Bei Yousign läuft die 2-Faktor-Authentifizierung (auch 2FA genannt) per SMS-Einmalpasswort wie folgt ab:

1. Der:die Empfänger:in erhält eine E-Mail mit dem zu signierenden Dokument.
2. Die unterzeichnende Person kann die Datei dann öffnen, lesen und validieren. 
3. Im nächsten Schritt bekommt der:die Unterzeichner:in den Zahlencode per SMS auf sein Mobiltelefon zugeschickt. 
4. Sobald der SMS-Code eingegeben wurde, ist die Authentifizierung abgeschlossen und das Dokument kann unterzeichnet werden!

2-Faktor-Authentifizierung meint also die Kombination von zwei unterschiedlichen und voneinander unabhängigen Komponenten: Die eine Komponente ist die E-Mail, die man auf seinem Laptop erhält. Die andere Komponente ist das SMS-Einmalpasswort, das auf dem Handy abgerufen wird. 

Die Idee einer solchen 2FA ist folgende: Selbst wenn Angreifer:innen einen Weg finden, sich Zugang zum Laptop der unterzeichnenden Person zu verschaffen, könnten sie das Dokument nicht signieren, ohne die SMS-Authentifizierung durchzuführen. Dadurch wird dem Unterzeichnungsprozess ein zusätzliches Sicherheitsniveau zugefügt.

Die elektronische Signatur per SMS und die digitale Unterschrift per E-Mail sind sich im Grunde genommen sehr ähnlich und unterscheiden sich lediglich in der Versandart der Signaturanfrage. So oder so sorgen beide dafür, dass der Unterschriftenprozess vereinfacht, Vertragsabschlüsse beschleunigt und Zeit sowie Kosten gespart werden.

Damit Unterzeichner:innen Ihre Identität bestätigen und der e-Signatur ein zusätzliches Sicherheitsniveau verliehen wird, empfiehlt es sich, von der Verwendung des SMS-Einmalpassworts Gebrauch zu machen. So unterschreiben Sie Ihre Verträge ruckzuck und in aller Sicherheit! 

Wenn Sie sich ansehen möchten, wie man eine e-Signatur mit Einmalpasswort erstellt, können Sie sich dafür einfach online ein Kunden-Konto bei Yousign anlegen: Probieren Sie unsere eSignature-Lösung mit der Test-Version 14 Tage lang kostenlos aus und erfahren Sie auf diese Weise selbst, wie die SMS Signatur funktioniert.

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