Digitalisierung für KMUs – so geht’s  

2 min

Veröffentlicht am 5 Jun, 2024

Elektronische Signatur (QES) im Personalwesen (HRM)

Elektronische Signatur (QES) im Personalwesen (HRM)
Dina Janghorban

Dina Janghorban

Content Manager @Yousign

Illustration: Gawon Lee

Übersicht

In einer zunehmend digitalen Welt ist die digitale Signatur zu einem unverzichtbaren Werkzeug für Unternehmen geworden. Besonders im Personalwesen (Human Resource Management, HRM) bietet die qualifizierte elektronische Signatur (QES) erhebliche Vorteile. Dieser Blogartikel beleuchtet die Bedeutung der QES im HRM, ihre rechtlichen Grundlagen und praktischen Anwendungen.

Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur (QES)?

Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist die höchste Stufe der elektronischen Signaturen. Sie erfüllt strenge gesetzliche Anforderungen und bietet das höchste Sicherheitsniveau. Eine QES ist:

  1. Eindeutig dem Unterzeichnenden zugeordnet: Sie basiert auf einem Zertifikat, das von einer vertrauenswürdigen Zertifizierungsstelle ausgestellt wurde.
  2. Fälschungssicher: Sie wird mittels einer sicheren Signaturerstellungseinheit (z.B. einer Smartcard oder einem USB-Token) erstellt.
  3. Rechtlich gleichwertig zur handschriftlichen Unterschrift: In vielen Ländern, einschließlich der EU, ist die QES rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt.

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Rechtliche Grundlagen

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für elektronische Signaturen variieren je nach Land. In der Europäischen Union regelt die eIDAS-Verordnung (Verordnung (EU) Nr. 910/2014) die Nutzung und Anerkennung elektronischer Signaturen. In den USA gibt es das Gesetz über elektronische Signaturen im globalen und nationalen Handel (ESIGN) und das einheitliche Gesetz über elektronische Transaktionen (UETA). Beide Regelwerke erkennen elektronische Signaturen als rechtlich bindend an.

Vorteile der QES im Personalwesen

  1. Effizienzsteigerung: Durch den Einsatz der QES können Dokumente schnell und sicher elektronisch unterzeichnet werden, was den Zeitaufwand für Verwaltungsprozesse erheblich reduziert.
  2. Kostenersparnis: Papier, Druckkosten und Postgebühren entfallen. Außerdem wird der Platzbedarf für die Archivierung physischer Dokumente reduziert.
  3. Rechtssicherheit: Die QES bietet ein hohes Maß an Rechtssicherheit und Beweiskraft, was besonders bei sensiblen Personalangelegenheiten wichtig ist.
  4. Umweltschutz: Der Verzicht auf Papierdokumente trägt zur Reduktion des ökologischen Fußabdrucks bei.

Yousign als Software für elektronische Signaturen

Eine der führenden Softwarelösungen für elektronische Signaturen, die sich besonders im Personalwesen bewährt hat, ist Yousign. Yousign bietet eine benutzerfreundliche und sichere Plattform für die Erstellung und Verwaltung qualifizierter elektronischer Signaturen (QES). Hier sind einige Gründe, warum Yousign eine ausgezeichnete Wahl für HR-Abteilungen ist:

  1. Benutzerfreundlichkeit: Yousign ist intuitiv und einfach zu bedienen. Die Plattform ermöglicht es HR-Teams, digitale Signaturen schnell und effizient in ihre bestehenden Workflows zu integrieren.
  2. Sicherheit: Yousign erfüllt die höchsten Sicherheitsstandards und bietet Funktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung und fortgeschrittene Verschlüsselung. Dies gewährleistet, dass alle signierten Dokumente und Daten sicher sind.
  3. Rechtliche Konformität: Yousign ist eIDAS-konform und bietet rechtlich anerkannte qualifizierte elektronische Signaturen. Dies bedeutet, dass alle Dokumente, die über Yousign signiert werden, in der EU und vielen anderen Ländern rechtsverbindlich sind.
  4. Integrationen: Die Software lässt sich nahtlos in viele gängige HR- und Geschäftsanwendungen integrieren, wie z.B. SAP, Microsoft Dynamics und Salesforce. Dies erleichtert die Implementierung und Nutzung im Alltag.
  5. Kundensupport: Yousign bietet exzellenten Kundensupport und umfangreiche Schulungsmaterialien, um sicherzustellen, dass Ihre HR-Abteilung die Software optimal nutzen kann.

Praktische Anwendungen von Yousign im HRM

  • Vertragsunterzeichnung: Mit Yousign können Arbeitsverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen und andere rechtlich bindende Dokumente schnell und sicher elektronisch signiert werden, wodurch der Einstellungsprozess beschleunigt wird.
  • Genehmigungsprozesse: Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnungen und andere interne Anträge können digital genehmigt werden, was die Effizienz und Nachverfolgbarkeit verbessert.
  • Mitarbeiterakten: Yousign ermöglicht die sichere und rechtskonforme Verwaltung und Archivierung von Mitarbeiterdokumenten, was die Verwaltung vereinfacht und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben unterstützt.
  • Compliance und Audits: Die Nutzung von Yousign erleichtert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und bietet eine transparente und nachvollziehbare Dokumentation für interne und externe Audits.

Durch den Einsatz von Yousign können HR-Abteilungen ihre Prozesse optimieren, die Sicherheit erhöhen und gleichzeitig Kosten sparen. Die Software bietet eine umfassende Lösung für die Anforderungen des modernen Personalwesens und unterstützt Unternehmen dabei, ihre digitalen Transformationsziele zu erreichen..

Herausforderungen und Lösungsansätze

Trotz der vielen Vorteile gibt es auch Herausforderungen beim Einsatz der QES im HRM:

  • Akzeptanz und Schulung: Mitarbeiter müssen im Umgang mit der QES geschult werden. Hierbei sind klare Anleitungen und Schulungsprogramme entscheidend.
  • Technologische Hürden: Die Implementierung der notwendigen technischen Infrastruktur kann kosten- und zeitintensiv sein. Eine enge Zusammenarbeit mit IT-Dienstleistern und Zertifizierungsstellen ist unerlässlich.
  • Rechtliche Unterschiede: In multinationalen Unternehmen müssen die unterschiedlichen rechtlichen Anforderungen und Standards in den verschiedenen Ländern berücksichtigt werden.

Wichtig zu beachten

Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) bietet im Personalwesen zahlreiche Vorteile, von der Effizienzsteigerung über Kosteneinsparungen bis hin zur erhöhten Rechtssicherheit. Durch die Integration der QES in HR-Prozesse können Unternehmen nicht nur ihre Arbeitsabläufe optimieren, sondern auch einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz leisten. Trotz der bestehenden Herausforderungen überwiegen die Vorteile deutlich, sodass der Einsatz der QES im HRM als zukunftsweisend angesehen werden kann.

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