Firma elettronica dei documenti

Qual è il valore legale del timbro aziendale?

Il timbro aziendale
Camilla De Vecchis

Camilla De Vecchis

Sales Developer

Illustration: Léa Coiffey

“Bum… bum… bum… bum… bum…” Lo senti quel rumore fastidioso che viene dall’ufficio del tuo collega delle Risorse umane o del tuo capo?

Simile al rumore che farebbe il tuo vicino se provasse a inchiodare al muro un affresco di granito, questo “bum bum” regolare e irritante è quello del timbro aziendale apposto sui contratti. 

Qual è il suo valore legale? È indispensabile? Si può sostituire questo “bum” con suoni più gradevoli? Le risposte a tutte (o quasi) queste domande in questo articolo privo di suoni!

  • Gif politico che mette un timbro su un documento

Il timbro aziendale: di cosa si tratta?

Prima di rispondere alle domande per le quali cerchi disperatamente una risposta, spieghiamo innanzitutto cos’è un timbro aziendale. Per molti, si tratta di “quel coso che fa rumore e che sporca le mani”. Bene, sappi che:

  1. “Quel coso che fa rumore e che sporca le mani” è chiamato timbro commerciale o sigillo di riconoscimento a uso aziendale,
  2. L’uso del timbro aziendale è regolamentato dal codice civile e implica una serie di indicazioni obbligatorie.

Eh sì, ogni timbro che i tuoi colleghi appongono con nonchalance in calce alle fatture, ai buoni d’ordine o a qualsiasi altro documento commerciale deve contenere una serie di informazioni, senza le quali il documento non sarebbe valido. Il timbro commerciale deve indicare quindi: 

  • Il nome della società
  • La forma giuridica (S.R.L., S.A.S., S.P.A., ecc.)
  • L’importo del capitale aziendale
  • L’indirizzo della società
  • Il numero di partita IVA 
  • I dati di contatto (numero di telefono, indirizzo e-mail) 
  • La procedura di liquidazione in corso (se applicabile)

Naturalmente possono essere aggiunte ulteriori informazioni, in base al tuo volere o a quello dell’azienda.

Parliamoci chiaro però: queste informazioni obbligatorie devono essere presenti sul documento commerciale che invii, a prescindere dalla forma.

Avere un timbro aziendale permette di indicare tutte le informazioni direttamente nell’intestazione dei documenti ufficiali e di ricordare le informazioni legali relative all’azienda.

Tuttavia, resta sempre la questione del valore legale del timbro aziendale.

Il valore legale del timbro aziendale

Siamo chiari sin dall’inizio: il timbro aziendale non ha valore legale e non è obbligatorio.

  • GIF donna che chiede scusa

Spetta quindi a ogni azienda scegliere se usarne uno o meno.

Ormai lo sai: siamo particolarmente attenti alla sicurezza. Yousign pensa che tutte le PMI debbano avere a disposizione tutte le informazioni relative alle sfide che devono affrontare, per trovare sempre le soluzioni migliori basate su dati concreti.

Il timbro aziendale, oltre a non avere nessun valore legale (sì, rivolgo il coltello nella piaga 🔪), può essere un problema per due aspetti:

  1. Il primo non è molto serio: se le informazioni obbligatorie sono già contenute nel documento, il timbro aziendale non fa che ripeterle. In tal caso, non ci sarebbe nessun valore aggiunto. 
  2. Il secondo, molto più importante: esistono società specializzate nella produzione di timbri aziendali. Sui loro siti offrono anche la possibilità di personalizzare le informazioni contenute nel timbro, senza richiedere nessun documento per verificare la veridicità di tali informazioni.

In poche parole, chiunque può procurarsi un timbro aziendale a nome di qualsiasi impresa, con informazioni errate che non vengono verificate prima della creazione del timbro.

Il timbro, quindi, non è in nessun caso garanzia di legittimità. Funziona un po’ come le menzioni manoscritte, rafforza la credibilità di un’azienda e rassicura i firmatari di un contratto ufficiale. La presenza di un timbro su un documento ufficiale è assolutamente facoltativa e non implica in alcun modo la responsabilità della società che lo emette.

Firma elettronica e timbro aziendale

Il timbro, quindi, non può sostituire in nessun caso la firma ufficiale perché non ha alcun valore legale, al contrario della firma manoscritta o della firma elettronica

In un processo di digitalizzazione, però, non si prevede di usare la firma manoscritta. Per questo, la firma elettronica è la soluzione da prediligere, che assicura diversi vantaggi in termini di sicurezza:

  • Un regolamento europeo chiamato eIDAS che determina con precisione l’uso della firma elettronica,
  • La sicurezza che il documento firmato non è stato modificato dopo la firma,
  • Un dossier di prova generato dopo ogni firma, che garantisce l’autenticità delle firme elettroniche,
  • ...

--

La firma elettronica ti permette quindi di firmare e far firmare tutti i tuoi documenti in maniera semplice, sicura, rapida e, a differenza del timbro aziendale… senza rumori!

Guarda come funziona la firma elettronica sulla demo di Yousign!

demo Yousign demo Yousign