La firma elettronica nel settore immobiliare italiano

Cosa c'è di più solido e tradizionale del caro, vecchio mattone? Eppure, il settore immobiliare non è affatto rimasto a guardare di fronte alle opportunità – e alle sfide – della digitalizzazione, incluse quelle rappresentate dalla firma elettronica.

Ma come funziona la firma in modalità virtuale dei documenti in un settore tanto delicato? Andiamo subito a scoprirlo.

La prima domanda che tante persone si pongono è proprio questa: è possibile utilizzare la firma elettronica per i documenti immobiliari, come contratti di locazione, accordi preliminari, atti di compravendita e via dicendo? La risposta è sì, a patto di usare le tipologie di firma elettronica appropriate.

Come vedremo a breve, infatti, non tutte le firme elettroniche sono uguali. Alcune tipologie garantiscono la sicurezza che la legge richiede per i documenti e gli atti più delicati, mentre altre, per quanto valide per documenti meno cruciali, non possono essere utilizzate.

L'idea di firmare un documento di importanza capitale come un atto di compravendita in modalità digitale, di certo può far storcere il naso ad alcuni, convinti dal vecchio detto “carta canta” ad affidarsi ancora solo ed esclusivamente al supporto su cellulosa. E infatti è ancora questa la modalità più comune in questo tipo di transazioni, anche se le cose stanno cambiando e sempre più professionisti del mercato immobiliare decidono di approfittare dei tanti vantaggi della firma elettronica. Per non dire poi dei tanti altri documenti che possono essere tranquillamente firmati in modo elettronico.

Prima di andare a scoprire tali vantaggi, e un po' per rassicurare gli scettici, andiamo a vedere cosa dice la legge a proposito della firma in modalità elettronica dei documenti immobiliari.

Per quanto riguarda l'utilizzo della firma elettronica in ambito immobiliare, ecco la normativa di riferimento:

• Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) – ovvero il il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82., è il testo unico che costituisce la base della digitalizzazione della PA. Stabilisce che per tutti gli atti per cui è prevista la registrazione sia necessario utilizzare una firma elettronica qualificata, ovvero la tipologia più sicura e dall'identificazione più forte. L'articolo 20 comma 2-bis del CAD infatti afferma: «Salvo il caso di sottoscrizione autenticata, le scritture private di cui all’articolo 1350, primo comma, numeri da 1 a 12, del codice civile, se fatte con documento informatico, sono sottoscritte, a pena di nullità, con firma elettronica qualificata o con firma digitale».
• Regolamento europeo eIDAS – aggiornato poi nel cosiddetto eIDAS 2.0, rappresenta la base normativa comune europea per i servizi fiduciari qualificati, tra cui la firma elettronica. Stabilisce che ad erogarli possono essere solo dei prestatori autorizzati e dotati di precise caratteristiche tecniche (come Yousign) e delinea i dettagli delle diverse tipologie di firma elettronica esistente, vale a dire la firma elettronica semplice (FES), la firma elettronica avanzata (FEA) e la già citata firma elettronica qualificata (FEQ), anche nota come firma digitale.
• Risoluzione 23/E dell'aprile 2021 dell'Agenzia delle Entrate – questa importante risoluzione ha fatto chiarezza su un punto importante che riguarda i contratti preliminari di compravendita. Rifacendosi all'articolo 1351 del codice civile, che stabilisce che il contratto preliminare è nullo se non viene fatto nella stessa forma prescritta dalla legge per il contratto definitivo, la risoluzione ha determinato che anche tali contratti debbano essere firmati con la firma elettronica qualificata.

Alla luce di quanto affermato dalla legge e dalla risoluzione dell'Agenzia delle Entrate, quali tipologie di firma elettronica è bene usare per i documenti immobiliari?

• Contratti preliminari di compravendita: come abbiamo detto poco sopra, bisogna usare la FEQ
• Atti di compravendita: dato che in questo caso la registrazione e la conservazione dell'atto spettano al notaio, sarà lui ad apporre la sua firma elettronica qualificata. Il semplice cittadino, invece, può apporre una firma elettronica avanzata, che offre comunque una verifica solida della sua identità e un'identificazione tra il firmatario, la firma e il documento.
• Contratti di locazione inferiori a 9 anni: è possibile firmare un contratto di locazione a distanza in tutta sicurezza usando, anche in questo caso, la firma elettronica qualificata.
• Contratti di locazione superiori a 9 anni: dato che anche in questo caso occorre rivolgersi a un notaio, si può procedere come per i contratti di compravendita, utilizzando una FEA più la FEQ del notaio.

Nel settore immobiliare, naturalmente, esistono poi molte altre tipologie di documenti: dai contratti di lavoro degli agenti alle informative sulla privacy, passando per i verbali di visita degli immobili. Anche in questi casi, la firma elettronica avanzata può essere il giusto compromesso tra praticità e sicurezza.

La firma elettronica apporta notevoli vantaggi sia agli operatori del mercato immobiliare che ai loro clienti:

• Una modalità di firma più agile, che è possibile apporre da remoto. Una caratteristica particolarmente utile quando, ad esempio, si vuole affittare una casa per le vacanze o in una diversa città. Una volta che c'è l'accordo tra le parti, dunque, non è più necessario firmare in presenza, perdendo tempo e magari dovendo compiere lunghi spostamenti.
• Una gestione digitale dei documenti che ne garantisce l'inalterabilità.
• Procedure più semplici di registrazione.
• Risparmio nell'utilizzo di carta e di ingombranti archivi cartacei.
• Un'esperienza di firma più moderna, veloce e gradevole per tutte le parti coinvolte, dagli agenti ai clienti.

Vediamo ora un alcuni utili consigli per utilizzare la firma elettronica in modo sicuro, conforme e confortevole nel mondo immobiliare:

• Scegli la tipologia di firma corretta per il documento. Come avrai ormai compreso, la scelta è in realtà dettata dai requisiti di legge, e può ricadere o sulla FEQ o sulla FEA.
• Usa un prestatore di servizi fiduciari qualificati conforme alla normativa eIDAS e al GDPR, con cui ti assicurerai di apporre firme a norma di legge.
• Forma gli agenti in modo adeguato, in modo che possano utilizzare al meglio la firma elettronica sfruttandone i vantaggi, senza errori né resistenze.

Con uno strumento di firma versatile, ricco di funzionalità e conforme alle normative, noi di Yousign siamo il partner di firma scelto da molti operatori del settore immobiliare. Disponibile sia come applicazione SaaS pronta all'uso che come API da integrare nei tuoi sistemi, il nostro software di firma include molte utili funzionalità:

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