La fattura proforma: cos’è e quando si può utilizzare?

Quando ci troviamo ad affrontare pagamenti per servizi professionali (come dal notaio, dell'avvocato o ancora dal commercialista) potremmo incappare in una fattura pro forma. Questo tipo di documento ci fornisce un'anteprima del totale da pagare al momento dell'emissione della fattura fiscale. 

In questo articolo, esploreremo insieme in dettaglio la natura e l'utilità della fattura proforma, per aiutarti a comprendere quando e perché viene utilizzata e quali informazioni chiave dovrebbe fornire. Approfondiremo anche le differenze tra una fattura pro forma e una fattura fiscale, per non confonderle più in futuro. 

Quando parliamo di fattura pro forma intendiamo un tipo di documento che si emette per pura formalità, come lo dice il termine stesso, al momento di un eventuale pagamento. 

La fattura pro forma indica una regolarità burocratica che si ha tendenza a emettere per determinare in maniera chiara e preliminare un accordo economico con il proprio cliente, prima di emettere la fattura fiscale definitiva in modo da poter eventualmente apportare delle modifiche o permettere al cliente di valutare l’offerta. Questo tipo di fattura è totalmente privo di valore fiscale e allo stesso tempo non obbliga il cliente all’acquisto, ma ha un valore informativo utile per le due parti. 

Ma ora vi starete chiedendo: ma qual'è la differenza tra un preventivo e una fattura pro forma. 

Beh, la fattura pro forma è molto più dettagliata e vi è da parte del cliente una volontà di acquisto precedentemente espressa, possiamo dire che la fattura pro forma è più vicina al momento dell’acquisto rispetto al semplice preventivo che serve solo a dare un’idea del possibile futuro acquisto.  

Anche i campi che presenta solo molto simili a quella di una fattura fiscale in quanto é composta dai dati del cliente e dell’emittente, la data, gli articoli o il servizio proposto, l’IVA e ovviamente la cosa più importante il totale imponibile o meglio il prezzo privo di imposte. Per questo anche visualmente la fattura proforma é identica alla fattura fiscale.

Come avrai capito, non tutti possiamo emettere una fattura pro forma, la può emettere solo chi detiene una partita IVA e chi quindi svolge dei servizi o offre dei beni. Come già detto se ne servono spesso gli avvocati, i notai o ancora i consulenti in quanto per loro l’emissione della fattura fiscale è obbligatoria solo al momento della ricezione del pagamento e non nel momento dell’esecuzione del servizio come prevede l’articolo 6 comma 3 del DPR n. 633/72. 

É importante ricordare che solo la categoria di persone sopracitate può emettere le fatture pro forma. Mentre coloro che vendono prodotti, sia online che nei negozi fisici, non sono autorizzati a emettere fatture pro forma. Questi soggetti sono infatti tenuti a emettere una fattura fiscale al momento in cui concludono un'operazione o consegnano un bene. 

I vantaggi della fattura pro forma detta anche preavviso di parcella o di notula, si possono riassumere in due punti importanti, che possono cambiare il nostro modo di fare business. 

Vediamoli insieme: 

• La fattura pro forma può essere cambiata quante volte vogliamo, non si dovrà quindi prendere il rischio di emettere un documento fiscale che non può essere più modificato in caso di errori o di variazioni. In questo modo si potranno evitare errori costosi, e evitare di dover emettere note di credito o di debito in caso l’importo fosse errato. 
• Serve a ritardare la fatturazione elettronica per i professionisti, perché la fattura fiscale viene emessa solo dopo il pagamento da parte del cliente. Quindi non ci dovrà essere nessun tipo di anticipazione delle tasse prima di aver ricevuto il pagamento. 

Quando si vuole emettere una fattura proforma si devono seguire delle regole per farlo in modo legale e corretto. Il documento deve contenere la dicitura “fattura proforma” nella parte in alto che precede i dettagli della fattura dove si devono riportare i seguenti elementi: i propri dati fiscali come nome e partita IVA, i dati del cliente, e la data dell’emissione.

Deve essere correttamente numerata, seguendo la numerazione delle fatture proforma precedentemente emesse (attenzione, non la numerazione delle fattura fiscali).

Ultimo elemento, ma non meno importante, deve contenere questa dicitura standard in fondo al documento: “Il presente documento non costituisce fattura valida ai fini del DpR 633 26/10/1972 e successive modifiche. La fattura definitiva verrà emessa all’atto del pagamento del corrispettivo (articolo 6, comma 3, DpR 633/72).”

Non ti preoccupare, molto spesso esistono dei modelli di fattura proforma già precompilati che ti facilitano la vita, e ti permettono di emettere la fattura più facilmente. 

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Con l'introduzione della fattura elettronica, si è verificato un cambiamento significativo nella gestione dei documenti fiscali. La fattura elettronica è un documento valido ai fini fiscali, che deve essere emesso e trasmesso in formato digitale tramite un sistema appositamente designato.

Nel contesto della fattura elettronica, la proforma mantiene la sua funzione di strumento utilizzato per richiedere il pagamento del compenso al cliente. Tuttavia, è importante notare che la proforma non ha validità fiscale, il che significa che non può essere utilizzata per calcolare l'IVA o le imposte sui redditi.

Quando il professionista riceve il pagamento dal cliente, emette la fattura elettronica corrispondente. Questa fattura elettronica è il documento fiscale valido ai fini fiscali, compresi l'addebito dell'IVA e il calcolo delle imposte sui redditi. 

Quindi, per sintetizzare, la proforma continua ad essere utilizzata come strumento di richiesta di pagamento, ma non ha valore fiscale. Solo la fattura elettronica emessa al momento dell'incasso è valida ai fini fiscali, compresi quelli legati all'IVA e alle imposte sui redditi. L'introduzione della fattura elettronica ha reso necessario emettere la fattura corretta per garantire la conformità alle norme fiscali e semplificare la gestione dei documenti finanziari.

Quando parliamo di semplificare la gestione documentale, dobbiamo per forza parlare della firma elettronica. Rispetto alla tradizionale firma cartacea, la firma elettronica offre diversi vantaggi. Innanzitutto, elimina la necessità di stampare, firmare a mano e archiviare documenti fisici, riducendo i costi e l'impatto ambientale legati alla carta. Inoltre, la firma elettronica accelera i processi, consentendo la trasmissione immediata dei documenti firmati, eliminando la necessità di spedizioni fisiche.

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