Quando ci troviamo ad affrontare pagamenti per servizi professionali (come dal notaio, dell'avvocato o ancora dal commercialista) potremmo incappare in una fattura pro forma. Questo tipo di documento ci fornisce un'anteprima del totale da pagare al momento dell'emissione della fattura fiscale.
In questo articolo, esploreremo insieme in dettaglio la natura e l'utilità della fattura proforma, per aiutarti a comprendere quando e perché viene utilizzata e quali informazioni chiave dovrebbe fornire. Approfondiremo anche le differenze tra una fattura pro forma e una fattura fiscale, per non confonderle più in futuro.
Cos'è una fattura pro forma e chi la può emettere
Quando parliamo di fattura pro forma intendiamo un tipo di documento che si emette per pura formalità, come lo dice il termine stesso, al momento di un eventuale pagamento.
La fattura pro forma indica una regolarità burocratica che si ha tendenza a emettere per determinare in maniera chiara e preliminare un accordo economico con il proprio cliente, prima di emettere la fattura fiscale definitiva in modo da poter eventualmente apportare delle modifiche o permettere al cliente di valutare l’offerta. Questo tipo di fattura è totalmente privo di valore fiscale e allo stesso tempo non obbliga il cliente all’acquisto, ma ha un valore informativo utile per le due parti.
Non tutti possiamo emettere una fattura pro forma, la può emettere solo chi detiene una partita IVA e chi quindi svolge dei servizi o offre dei beni. Come già detto se ne servono spesso gli avvocati, i notai o ancora i consulenti in quanto per loro l’emissione della fattura fiscale è obbligatoria solo al momento della ricezione del pagamento e non nel momento dell’esecuzione del servizio come prevede l’articolo 6 comma 3 del DPR n. 633/72.
É importante ricordare che solo la categoria di persone sopracitate può emettere le fatture pro forma. Mentre coloro che vendono prodotti, sia online che nei negozi fisici, non sono autorizzati a emettere fatture pro forma. Questi soggetti sono infatti tenuti a emettere una fattura fiscale al momento in cui concludono un'operazione o consegnano un bene.
Qual è la differenza tra un preventivo e una fattura pro forma
La differenza tra un preventivo e una fattura pro forma sta principalmente nel momento in cui vengono utilizzati e nel grado di impegno tra le parti.
- Il preventivo è un documento puramente informativo: serve a dare un’idea dei costi di un prodotto o servizio prima che il cliente prenda una decisione. Non ha alcun valore fiscale o legale ed è del tutto modificabile. Il cliente, dopo averlo ricevuto, è libero di accettare, rifiutare o negoziare le condizioni.
- La fattura pro forma, invece, viene emessa quando il cliente ha già espresso la volontà di acquistare. Non è ancora una fattura fiscale, ma ne riprende la struttura in tutto e per tutto: contiene i dati del fornitore e del cliente, la descrizione dettagliata dei beni o servizi, le quantità, l’IVA, il totale imponibile e l’importo finale. L’unica differenza formale è la dicitura “fattura pro forma”, che la distingue dalla fattura definitiva. Non ha valore fiscale, ma rappresenta un passo concreto verso la conclusione della vendita.
In sostanza, il preventivo è solo un’indicazione preliminare, mentre la fattura pro forma è una vera e propria simulazione della fattura, usata quando l’accordo è praticamente già raggiunto.
Digitalizza la firma dei tuoi documenti con Yousign
I vantaggi della fattura proforma
I vantaggi della fattura pro forma detta anche preavviso di parcella o di notula, si possono riassumere in due punti importanti, che possono cambiare il nostro modo di fare business.
Vediamoli insieme:
- La fattura pro forma può essere cambiata quante volte vogliamo, non si dovrà quindi prendere il rischio di emettere un documento fiscale che non può essere più modificato in caso di errori o di variazioni. In questo modo si potranno evitare errori costosi, e evitare di dover emettere note di credito o di debito in caso l’importo fosse errato.
- Serve a ritardare la fatturazione elettronica per i professionisti, perché la fattura fiscale viene emessa solo dopo il pagamento da parte del cliente. Quindi non ci dovrà essere nessun tipo di anticipazione delle tasse prima di aver ricevuto il pagamento.
Come compilare una fattura proforma
Quando si vuole emettere una fattura proforma si devono seguire delle regole per farlo in modo legale e corretto.
- Il documento deve contenere la dicitura “fattura proforma” nella parte in alto che precede i dettagli della fattura dove si devono riportare i seguenti elementi: i propri dati fiscali come nome e partita IVA, i dati del cliente, e la data dell’emissione.
- Deve essere correttamente numerata, seguendo la numerazione delle fatture proforma precedentemente emesse (attenzione, non la numerazione delle fattura fiscali).
- Ultimo elemento, ma non meno importante, deve contenere questa dicitura standard in fondo al documento: “Il presente documento non costituisce fattura valida ai fini del DpR 633 26/10/1972 e successive modifiche. La fattura definitiva verrà emessa all’atto del pagamento del corrispettivo (articolo 6, comma 3, DpR 633/72).”
Non ti preoccupare, molto spesso esistono dei modelli di fattura proforma già precompilati che ti facilitano la vita, e ti permettono di emettere la fattura più facilmente.
Noi di Yousign offriamo Moduli, una funzionalità che automatizza la preparazione dei tuoi documenti, cosi' dovrai pensare solo ad apporre la tua firma perché la compilazione sarà automatica.
Esempio di fattura proforma
FATTURA PROFORMA
Numero: PF-2025-001
Data: 25/06/2025
Mittente:
Studio Rossi Srl
Via dei Fatturati 12, 20100 Milano (MI)
Partita IVA: 01234567890
Email: info@studiorossi.it
Destinatario:
Mario Bianchi
Via delle Rose 8, 00100 Roma (RM)
Codice Fiscale: BNCMRA80A01H501Z
Email: mario.bianchi@email.it
Descrizione del servizio:
Consulenza fiscale relativa al mese di giugno 2025.
Quantità: 1 servizio
Prezzo unitario: € 500,00
Totale imponibile: € 500,00
IVA (22%): € 110,00
Totale complessivo: € 610,00
Nota bene:
La presente è una fattura proforma emessa a titolo informativo. Non ha validità fiscale e non sostituisce la fattura elettronica, che verrà emessa al momento del pagamento.
Modalità di pagamento:
Bonifico bancario entro 10 giorni dalla data di emissione.
IBAN: IT00A0123456789000000000000
Fattura elettronica e fattura pro forma: come funzionano insieme
Con l’introduzione della fattura elettronica, la gestione dei documenti fiscali è cambiata profondamente. Oggi, una fattura valida ai fini fiscali deve essere emessa in formato digitale e inviata attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate. Solo così la fattura è considerata regolare dal punto di vista fiscale.
E la fattura pro forma?
Continua ad esistere, ma ha una funzione diversa: serve solo come richiesta di pagamento, una sorta di “pre-fattura” inviata al cliente per informarlo dell'importo dovuto. Non ha alcun valore fiscale: non genera IVA, non si registra in contabilità, e non viene trasmessa allo SdI.
Come funziona il processo
- Il professionista o l’azienda invia una fattura pro forma al cliente, con tutti i dettagli del pagamento (importo, descrizione, ecc.).
- Il cliente effettua il pagamento.
- A pagamento ricevuto, il professionista emette la fattura elettronica vera e propria, che viene trasmessa allo SdI e ha pieno valore fiscale.
Quindi, solo la fattura elettronica ufficiale conta per il fisco, mentre la pro forma resta un documento puramente informativo, utile a richiedere il pagamento prima dell’emissione ufficiale.
La firma elettronica di Yousign
Quando si parla di semplificare la gestione dei documenti, entra in gioco la firma elettronica. Rispetto alla firma cartacea tradizionale, offre numerosi vantaggi pratici:
- Niente stampa né archiviazione fisica: firmi i documenti direttamente in digitale, risparmiando tempo, carta e spazio.
- Riduzione dei costi: meno carta, meno spedizioni, meno burocrazia.
- Più velocità: firmi e invii un documento in pochi secondi, anche a distanza.
Questo è particolarmente utile per chi emette molte fatture, preventivi o proforma, perché consente di gestire tutto in modo digitale e sicuro, senza passaggi manuali o rischi di errori.
La firma elettronica Yousign, ti permette di firmare documenti in maniera legale e inviare i documenti da firmare ai tuoi clienti in due click. È conforme al regolamento eIDAS e approvata come Autorità di Certificazione (Certification Authority - CA), riconosciuta e certificata a livello europeo.
Ti forniamo una firma elettronica completamente sicura e legalmente vincolante che sigilla in maniera sicura e legale i tuoi contratti di vendita, e non solo.
Al momento della firma dei documenti, il tuo cliente non avrà nulla di cui preoccuparsi perché in due click potrà apporre la sua firma giuridicamente riconosciuta nell'UE.
Domande frequenti
Che cos’è una fattura proforma e in cosa si differenzia da una fattura normale?
La fattura proforma è un documento che anticipa i dettagli di una vendita ma non ha alcun valore fiscale. A differenza della fattura ordinaria, non viene registrata in contabilità, non comporta obblighi fiscali e non rappresenta una richiesta di pagamento ufficiale. Serve semplicemente a comunicare al cliente cosa verrà fatturato, ma non sostituisce in alcun modo la fattura elettronica vera e propria.
Quando si emette una fattura proforma?
Una fattura proforma si emette quando si vuole informare il cliente sul contenuto e sull’importo di una futura fattura, ad esempio prima della consegna dei beni, prima di ricevere un pagamento anticipato o in fase di trattativa commerciale. È molto usata anche in ambito internazionale, per motivi doganali o bancari.
Cosa deve contenere una fattura proforma?
Una proforma deve riportare gli stessi elementi di una fattura ordinaria: dati del venditore e dell’acquirente, descrizione dei beni o servizi, quantità, prezzi, eventuale IVA e totale. L’unica differenza è la presenza della dicitura “fattura proforma”, che indica chiaramente che il documento non è valido ai fini fiscali.
La fattura proforma è vincolante?
No, la fattura proforma non ha alcun valore legale o fiscale. Non vincola il cliente né il fornitore e non può essere usata per calcolare imposte o richiedere ufficialmente un pagamento. È solo una simulazione della fattura finale.
Richiedi la tua prova gratis
Firma i tuoi documenti online con Yousign
