Firma elettronica dei documenti

Come firmare un contratto online?

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Tiziana Randò

Tiziana Randò

Account Executive

Illustration: Léa Coiffey

Secondo Fortune 1000, un'azienda gestisce tra i 20.000 e i 40.000 contratti all'anno. Si tratta di una quantità enorme, specialmente se si ragiona in termini di tempo e di rischi associati. 

Nel ciclo di vita di un contratto, la convalida di un documento che avviene tramite l'apposizione delle firme è un passaggio fondamentale del processo di contrattualizzazione.

In questo articolo il nostro team darà una risposta alla domanda che in molti ci pongono:"Come si firma un contratto online?" 🤔

Cos'è un contratto?

Cominciamo dall'inizio: 

"Un contratto è una convenzione tramite la quale una o più persone fisiche o giuridiche si impegnano a dare, fare oppure a non fare qualcosa nei confronti di qualcuno. Da un punto di vista giuridico, un contratto ha luogo nel momento in cui un'offerta viene accettata.

Il contratto è uno dei documenti più comuni nel mondo del lavoro ed è trasversale a tutti i settori di attività, che siano B2B o B2C.

Contrattualizzazione online: come funziona?

In real life*, la contrattualizzazione avviene in modo formale o informale quando i diversi contraenti si incontrano o vengono messi in contatto

La redazione per iscritto del contratto permette quindi di ufficializzare i termini e garantire gli obblighi dei contraenti sul piano giuridico.

Come funziona con un contratto online? ‍

In un contratto online si accede alla versione digitale del documento e si devono seguire scrupolosamente gli stessi passaggi di un contratto cartaceo:

  • leggere attentamente tutti i termini del contratto,
  • approvare le eventuali clausole di consenso,
  • siglare ogni pagina del contratto, se richiesto,
  • ultimo, ma non meno importante, firmare il contratto se si approva il contenuto.

Firmare un contratto online: i (molti) vantaggi

Le aziende devono essere sempre più agili e rapide nei processi di contrattualizzazione. 

In questo, gli strumenti offerti dalla digitalizzazione, tra cui la firma elettronica, diventano un prezioso alleato dei dipendenti. Inoltre, permettono alle aziende che sono riuscite a superare la crisi sanitaria di garantire la continuità della loro attività.

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Riassumendo, firmando in maniera digitale i contratti: 

  • si contribuisce alla dematerializzazione (l'intero processo di contrattualizzazione, dalla creazione dei documenti fino alla firma e archiviazione, può essere gestito online); 
  • i documenti sono salvati in maniera sicura e tracciabile (la documentazione probatoria relativa alle firme elettroniche viene archiviata online in una cassaforte digitale);
  • aumenta la produttività dei team (l'automatizzazione della gestione delle firme permetterà di seguire i diversi workflow in tempo reale);
  • la collaborazione tra i vari team sarà più efficace;
  • viene migliorata la user experience dei firmatari del contratto grazie a processi di firma fluidi, semplici e di qualità.

Qual è il quadro legale?

Firmare online un contratto significa rendere il processo di contrattualizzazione più semplice e sicuro.

In Europa la firma digitale si inserisce in un quadro giuridico preciso tramite il regolamento eIDAS. In Italia è regolata dall'articolo 24 del Codice dell'amministrazione digitale.

La normativa eIDAS armonizza le regole sull'uso e sul riconoscimento legale dei processi di firma elettronica degli Stati membri dell'Unione Europea.

La soluzione di firma elettronica adottata dovrà essere conforme al Regolamento Europeo sulla Protezione dei Dati (RGPD): in parole povere, dovrà garantire la riservatezza dei documenti e delle informazioni trattate e archiviate sui server dell'azienda e su quelli dei subappaltatori.

Come firmare un contratto online con Yousign?

Grazie al modello SaaS, Yousign permette di firmare i contratti online in qualsiasi momento e su tutti i device, sul proprio pc o sullo smartphone con la nostra app, senza dover scaricare software aggiuntivi.

Modus operandi per firmare un contratto online con Yousign:

1. Connettiti a Yousign 
2. Scarica il contratto (documento pdf) dal computer o dal cloud

  • gif caricamento documenti da firmare

3. Modifica il contratto aggiungendo i campi richiesti
4. Aggiungi gli eventuali allegati alla procedura
5. Scegli i firmatari e aggiungi i loro dati
6. Clicca su "Invia" ed il gioco è fatto!
7. I firmatari potranno accettare o meno il contratto cliccando su "Firma": riceverai la relativa notifica in tempo reale ⬇

  • gif collaborazione team

Per maggiori informazioni sulla nostra API e sulla sua integrazione nel software aziendale consulta l'apposita pagina del nostro sito!

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Ottimizza il ciclo di vita dei contratti, sbarazzati di tutte le carte necessarie per la convalida e la firma e scegli una soluzione digitale performante.

Speriamo che questo articolo ti sia servito!

*nella vita reale

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