Dematerializzazione: vantaggi e svantaggi

Oggigiorno è impossibile non imbattersi in questa tendenza. Spinte dall’avvicendarsi dei vari lockdown, le aziende stanno adottando sempre più la dematerializzazione dei loro documenti. E in effetti i vantaggi del processo di dematerializzazione sono numerosi. Va da sé che, come per qualsiasi cambiamento devono essere soppesati i pro e i contro; ma è molto probabile che la transizione verso una maggiore digitalizzazione porti benefici alla tua azienda sia a breve che a lungo termine.

Naturalmente, prima di discutere dei vantaggi e degli svantaggi della dematerializzazione, dobbiamo avere ben chiaro di cosa si tratta.

Per dematerializzazione s’intende l’intero processo di sostituzione di un supporto fisico con uno digitale. Poiché il numero di strategie di Corporate Social Responsibility volte alla riduzione dell’uso della carta è in aumento, i processi cartacei sono considerati le principali “vittime” di questi cambiamenti strutturali nelle aziende.

Esistono due tipi di digitalizzazione:

• duplicativa: ogni documento in formato cartaceo ha il suo equivalente in formato digitale;
• nativa: i documenti non hanno origine cartacea, ma sono ricevuti direttamente in formato digitale.

Come puoi immaginare, se attualmente il processo di dematerializzazione è così popolare tra le imprese, una ragione c’è. Immagini bene; anzi, le ragioni sono molteplici. Vediamone alcune.

• Risparmio di spazio: il vantaggio principale della dematerializzazione consiste nell’archiviazione dei documenti dematerializzati.
  Niente più pile di fascicoli che si accumulano in un angolo della scrivania! Grazie alla dematerializzazione tutti questi documenti sono conservati in formato digitale.
  Alcune aziende ricorrono a stanze fisiche per l’archiviazione, che talvolta possono anche contenere migliaia di documenti. Ovviamente le operazioni legate a questo tipo di archiviazione richiedono molto tempo, nonché un costo potenziale di diverse migliaia di euro.
  
• Vantaggio economico: l’impatto economico dell’archiviazione cartacea è sconcertante. Costi di stampa, per le risme di carta, il toner, le stampanti... Secondo l’articolo di UNO, le aziende dedicano alla gestione della carta quasi il 3% del loro fatturato annuo. La dematerializzazione dei processi amministrativi rappresenta quindi un notevole vantaggio economico che può essere quantificato in diverse migliaia di euro, a seconda del proprio fatturato annuo.
  
• Vantaggio ecologico: sempre più aziende iniziano a dedicarsi al perfezionamento delle loro strategie di CSR.
• Risparmio di tempo: stampare documenti, smistarli, archiviarli, ecc. Tutto ciò può richiedere molto tempo. Il processo è noioso e necessita di metodo e applicazione, che talvolta risultano vani in quanto la ricerca di un documento cartaceo può comunque durare a lungo. L’energia e il tempo dedicati allo smistamento e all’archiviazione dei documenti fisici vengono così reinvestiti in azioni più pertinenti grazie alla dematerializzazione.
• Maggiore praticità: la maggior parte degli strumenti che utilizziamo oggigiorno sono collaborativi e imitano con precisione tutti i processi cartacei. Poiché il lavorare da remoto ha guadagnato terreno dopo l’avvicendarsi dei vari lockdown, i dipendenti hanno visto emergere nuove esigenze di immediatezza e simultaneità, per le quali la dematerializzazione è stata una risposta molto efficace.

Come per qualsiasi cambiamento strutturale, la dematerializzazione comporta anche una serie di svantaggi, certo limitata, alla quale però è meglio essere preparati. 

Alcuni rischi per la sicurezza: la dematerializzazione consiste nell’archiviare una parte (o la totalità) dei propri documenti. Si tratta pertanto di dati sensibili che possono essere violati. Ecco perché Yousign archivia i tuoi documenti su server sicuri, per una durata di 10 anni, presso il partner Arkhineo. Il nostro processo di archiviazione avviene elettronicamente per tutti i dossier di prova e con lo stesso valore probatorio riconosciuto dalla legge.

La dematerializzazione delle imprese è infatti supportata dall’eIDAS che stabilisce che i documenti in formato elettronico hanno lo stesso valore probatorio degli originali in formato cartaceo.  

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In quanto azienda specializzata nella dematerializzazione, Yousign può aiutarti a implementare soluzioni di firma elettronica per le tue esigenze di business.

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