Guida alla fatturazione elettronica per le transazioni B2B

Una fattura B2B (business to business) non è altro che un documento che registra una transazione economica a seguito della vendita/acquisto di prodotti tra due aziende o tra un'azienda e un professionista a partita IVA. Non riguarda dunque le vendite effettuate verso consumatori (per cui si parla invece di B2C) o amministrazioni pubbliche.

I prodotti e servizi venduti non sono quindi destinati all'uso da parte del pubblico generale, ma sono indirizzati solo alle imprese o ai professionisti.

Ebbene, se fino a qualche anno fa le fatture emesse per questo tipo specifico di transazioni erano cartacee, oggi lo Stato italiano ha imposto a tutte le imprese l'obbligo della fatturazione elettronica.

Una fattura elettronica è un documento digitale fiscale che ha le seguenti caratteristiche:

• deve contenere le stesse informazioni richieste a norma di legge nell'ambito di una fattura cartacea (ne parleremo meglio a breve)
• deve essere redatta ed emessa tramite un dispositivo digitale (ad esempio il computer, ma anche lo smartphone)
• la fattura deve quindi essere trasmessa tramite il Sistema di Interscambio (SdI) entro 12 giorni dalla data di emissione

Tale invio può avvenire in diverse modalità, tramite un servizio online, la PEC o un altro canale telematico.

La legge che per prima ha introdotto l'obbligo di fatturazione elettronica è stata la Legge di Bilancio 2018. Quest'ultima imponeva l'utilizzo della fattura elettronica a tutte le aziende e i professionisti titolari di partita IVA con fatturato superiore ai 25.000 euro, a eccezione di chi adottava un regime forfettario e delle associazioni sportive dilettantistiche.

L'articolo 18 del DL 36/2022 ha quindi esteso l'obbligo anche ai titolari di regime forfettario con ricavi superiori ai 25.000 euro a partire dal 1° luglio 2022. A partire dal 1° gennaio 2024, invece, l'obbligo è stato esteso a tutti i soggetti rimanenti, a prescindere dal fatturato.

I dati che una fattura elettronica B2B deve contenere sono quelli già specificati dal D.P.R. n. 633/1972. La tabella seguente riassume le informazioni obbligatorie:

In caso di soggetto destinatario italiano, occorre poi inserire in fattura anche il codice del destinatario, che lo identifica univocamente all'interno del Sistema di Interscambio.

Per emettere una fattura elettronica occorrono:

• un dispositivo come PC, tablet o smartphone
• un software specifico che consenta la compilazione del documento nel formato richiesto per la trasmissione tramite il Sistema di Interscambio (formato XML)

L'Agenzia delle Entrate mette a disposizione diverse soluzioni gratuite a questo scopo, ovvero:

• una procedura web all'interno del portale dell'Agenzia, alla sezione Fatture e Corrispettivi
• un software per PC
• l'app per dispositivi mobile FatturAE

Tuttavia, se gli strumenti gratuiti dell'Agenzia delle Entrate possono essere molto utili per le aziende e i professionisti che emettono solo poche fatture durante l'anno, la maggior parte di coloro che hanno esigenze più ampie, con un numero di fatture più elevato, sceglie di appoggiarsi a una delle molte soluzioni a pagamento disponibili.

Tali soluzioni prevedono, tramite un pagamento che in genere è annuale, l'offerta di diversi servizi e funzionalità, tra cui in genere ci sono:

• un'interfaccia facile e intuitiva per l'emissione fattura elettronica
• una funzionalità per la trasmissione al Sistema di Interscambio
• servizi di tipo fiscale, come la compilazione della dichiarazione dei redditi
• assistenza di tipo tecnico e di consulenza fiscale
• funzionalità di monitoraggio e reporting sulla propria attività

Nel caso di software fatturazione elettronica per imprese più grandi e complesse, sono in genere incluse anche funzionalità come l'EDI, la gestione dei fornitori (magari all'interno di un più ampio sistema ERP) o la firma elettronica.

Proprio come quelle cartacee, le fatture elettroniche devono essere conservate in modo conforme alla legge sia dall'emittente che dal destinatario per un periodo di 10 anni, come stabilito dall'articolo 39 del D.P.R. n. 633/1972.

La modalità di conservazione è regolamentata tecnicamente dal Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD) al fine di garantire l'integrità delle fatture e la certezza delle informazioni che contengono. Per una conservazione a norma di legge ci si può affidare:

• a una soluzione a pagamento. In genere la funzionalità di conservazione fatture elettroniche conforme è inclusa nelle soluzioni di emissione delle fatture elettroniche
• al servizio gratuito messo a disposizione dall'Agenzia delle Entrate nella sezione Fatture e Corrispettivi del suo sito

I vantaggi della fatturazione in modalità telematica in ambito B2B sono moltissimi, e abbracciano imprese, professionisti e autorità:

• contabilità più semplice e rapida - l'utilizzo del formato XML (eXtensible Markup Language), consente di semplificare e velocizzare la contabilità all'interno delle aziende, evitando il dispendio di tempo del lavoro manuale
• semplificazione degli adempimenti fiscali - grazie alla fatturazione elettronica, l'Agenzia delle Entrate permette di adempiere ad alcuni obblighi fiscali (ad esempio l'IVA) in modo semplificato
• tempi di accertamento fiscale ridotti - in caso di ricezione e invio di pagamenti sopra i 500 euro in modalità tracciata, si riducono a due anni i tempi per gli accertamenti fiscali
• trasparenza - tutti i soggetti inclusi nelle transazioni possono sempre ottenere e consultare le fatture elettroniche che li riguardano tramite un apposito servizio messo a disposizione dall'Agenzia delle Entrate
• meno errori - la trasmissione digitale dei dati tra i vari soggetti (destinatario, ricevente, autorità fiscali, commercialisti o servizi di contabilità privati) riduce al minimo le possibilità di errore dovute invece all'intervento umano
• digitalizzazione - la fatturazione in modalità digitale è un ulteriore passo in avanti nell'ottica di una maggiore digitalizzazione aziendale
• risparmio - l'emissione elettronica delle fatture consente un risparmio su carta, inchiostro, spazio fisico di archiviazione
• sostenibilità - un minore utilizzo di carta permette anche un risparmio di alberi e altre risorse ambientali

Vediamo ora alcune delle buone pratiche che possono essere utili per gestire al meglio le fatture elettroniche nei confronti di clienti B2B:

Gli strumenti gratuiti di fatturazione messi a disposizione dall'Agenzia delle Entrate sono utili solo per le aziende e i professionisti che emettono poche fatture all'anno. Un'azienda o un professionista con un volume più ampio dovrebbe scegliere un software gestionale in grado di offrirgli ciò di cui ha bisogno.

Prima di iniziare, assicuratevi di avere tutti i dati necessari dei vostri clienti, in particolare il codice destinatario o l'indirizzo PEC.

Scegliete il canale di trasmissione più adatto (web, PEC, software) e configurate l'accesso al Sistema di Interscambio (SdI).

Prima di inviare fatture reali, effettuate un test per verificare che tutto funzioni correttamente e che le fatture siano correttamente ricevute.

Scegliete subito il sistema di conservazione (gratuito dell'Agenzia o a pagamento) per essere conformi fin dall'inizio.

Anche se non è obbligatoria per legge, la comunicazione dei propri dati di pagamento (codice IBAN, SWIFT e via dicendo) così come dei termini in cui tale pagamento deve essere effettuato (30 giorni, 90 giorni e così via) è utile per evitare ulteriori comunicazioni dispersive via e-mail e per facilitare l'invio dei pagamenti da parte dell'acquirente.

Uno strumento in più di tutela, la firma elettronica delle fatture non è obbligatoria nelle transazioni B2B o B2C, ma può comunque essere utile per verificare l'autenticità e l'integrità dei documenti.

La fatturazione elettronica obbligatoria per le transazioni B2B rappresenta oggi una realtà consolidata per tutti i titolari partita iva in Italia. Comprendere le normative, scegliere gli strumenti giusti e adottare le buone pratiche garantisce non solo la conformità legale, ma anche vantaggi concreti in termini di efficienza, trasparenza e risparmio.

Cerchi una firma elettronica che possa supportare la digitalizzazione del tuo business senza aggiungere complicazioni e grattacapi? Con Yousign puoi scegliere se utilizzare la tua soluzione di firma in modalità SaaS o tramite API da integrare nei tuoi sistemi, selezionare la tipologia di firma più adatta alle tue circostanze e firmare in modo semplice, sicuro e conforme alle normative italiane ed europee.

Contattaci per prenotare una demo con un nostro consulente che risponderà a tutte le tue domande, oppure comincia subito il periodo di prova di 14 giorni!