Perché scegliere il cloud per i tuoi documenti aziendali

La tua azienda gestisce, elabora e conserva una vasta quantità di informazioni e non sai come affrontare la situazione? Queste possono includere fatture, preventivi, condizioni generali di vendita, foto o video... Ci troviamo di fronte al concetto di big data, ovvero grandi volumi di dati raccolti. Parliamo di terabyte (To) o petabyte (Po). Il termine "cloud", tradotto letteralmente in italiano come "nuvola", indica la possibilità di archiviare i file in un luogo remoto, non più sul proprio computer, ma in una "nuvola" composta da numerosi server remoti e interconnessi. Questo approccio offre diversi vantaggi alle aziende. Quali sono? Scopri le ragioni per cui conviene archiviare i tuoi documenti nel cloud.

Il cloud è un servizio di archiviazione online di file in un data center, gestito da fornitori di servizi di archiviazione.

Questi vendono spazi di archiviazione online sicuri per consentire a privati o aziende di ospitare e archiviare i loro contenuti altrove rispetto ai propri computer.

Esistono 3 principali tipologie di servizi cloud:

• Il software Saas.
• La piattaforma Paas.
• L'infrastruttura Iaas.

È possibile importare e consultare i propri documenti sui server del proprio fornitore di archiviazione tramite un sito web, un'applicazione desktop o un'applicazione mobile.

Il cloud ospita una vasta gamma di dati:

Documenti legali.

Documenti contabili.

Documenti finanziari.

Foto.

Video.

Email.

File...

OVHcloud, NetExplorer, Google (Google Drive), Apple (iCloud), Dropbox, Amazon Web Services, Microsoft (OneDrive), pCloud, NordLocker, Proton Drive sono esempi di fornitori di servizi cloud."

L'archiviazione dei file nel cloud offre numerosi vantaggi alle aziende che gestiscono grandi quantità di dati.

Scegliere di ospitare i tuoi dati nei data center significa anche fare una scelta economica:

Non hai più bisogno di acquistare, far funzionare e gestire le tue infrastrutture di archiviazione e minimizzazione dati. Acquisti solo lo spazio di archiviazione necessario, senza doverti preoccupare della manutenzione. Puoi aumentarlo o ridurlo in base alle tue esigenze. La tariffa proposta corrisponde esattamente alle tue necessità, in tempo reale.

Risparmi su personale qualificato, che è raro sul mercato del lavoro.

Tutti i documenti archiviati nel cloud godono di una protezione crittografica. La crittografia è un elemento chiave della cybersecurity. Il fornitore di servizi cloud può adottare ulteriori misure di sicurezza, come la gestione delle identità e degli accessi o il backup ridondante.

Un altro vantaggio significativo del cloud computing è la possibilità di avere un backup dei tuoi dati in caso di guasto ai tuoi strumenti informatici o di un errore umano. Se si verificano incidenti come un incendio o un'inondazione, o addirittura un furto, sei comunque protetto. I tuoi dati trasferiti nel cloud non possono scomparire perché sono copiati su diversi server.

Il trasferimento dei tuoi documenti sui server del cloud libera spazio sui tuoi server, poiché puoi eliminarli in modo sicuro dal tuo disco rigido.

Archiviare tutti i documenti contabili, legali o finanziari nel cloud offre la possibilità di:

1. Organizzarli a tuo piacimento.
2. Consultarli in qualsiasi momento, da qualsiasi luogo, su qualsiasi dispositivo e contemporaneamente. I migliori servizi di archiviazione online sul cloud devono essere compatibili su tutti i dispositivi, computer, tablet o dispositivi mobili.
3. Condividerli facilmente con i collaboratori o i clienti dell'azienda, anche se sono geograficamente dispersi. Un vantaggio significativo con la diffusione del lavoro da remoto a seguito dell'epidemia di Covid.

L'archiviazione nel cloud offre una grande flessibilità nell'utilizzo di tutti i tuoi dati.

L'archiviazione cloud può essere integrata con altri servizi online. I fornitori di spazi di archiviazione offrono ciascuno funzionalità diverse.

Ad esempio, è possibile condividere facilmente i file con terze parti, utilizzare applicazioni di gestione progetti, strumenti di messaggistica o piattaforme di lavoro di squadra.

Puoi anche optare per la sincronizzazione automatica dei tuoi file tra il tuo computer e la piattaforma di archiviazione cloud.

Il costo del cloud storage dipende principalmente dalla quantità di spazio che desideri occupare, da qualche terabyte a uno spazio illimitato. Può anche essere legato al numero di utenti e alla durata del tuo impegno.

Solitamente, i fornitori di spazio offrono sistemi di abbonamento con pacchetti.

L'archiviazione di numerosi file è una preoccupazione principale per le aziende. Il metodo tradizionale di archiviazione su dischi rigidi o server fisici ha raggiunto i suoi limiti considerando il numero colossale di dati da gestire.

Archiviare i dati online, che siano confidenziali o meno, nel cloud offre alle aziende diversi vantaggi:

• Una maggiore accessibilità.
• Una maggiore sicurezza dei documenti.
• La possibilità di realizzare risparmi.
• Una migliore collaborazione tra i team.
  

Ci sono molti fornitori di servizi cloud sul mercato. Ad esempio, pCloud, NetExplorer, Google (Google Drive), Apple (iCloud), Dropbox, Amazon Web Services, Microsoft (OneDrive) o Proton Drive. Ognuno offre funzionalità aggiuntive come la sincronizzazione dei file.

Il backup dei dati online non è gratuito. Il costo dipende principalmente dallo spazio di archiviazione necessario.

Per le aziende che cercano di ottimizzare la gestione documentale e migliorare la loro produttività, l'archiviazione nel cloud rappresenta una soluzione efficace.