La guida alla digitalizzazione aziendale  

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2 min

Aggiornato 16 Ago, 2022

Pubblicato 3 Ago, 2022

Il problema della carta in un mondo digitalizzato

Patricia Boateng

Patricia Boateng

Content manager Italy

Illustrazione: Romain Grandmougin

Indice

Non è una sorpresa, il mondo è sempre più connesso.

Le aziende si stanno digitalizzando: la comunicazione avviene sui social network, lo smartworking si sta sviluppando e sta diventando un criterio di selezione per i candidati, i documenti vengono firmati elettronicamente, ecc. 

In questo mondo immerso nella ricerca e nell'innovazione, la carta sta gradualmente scomparendo dalla quotidianità delle aziende. Questa situazione è stata accentuata dalla crisi sanitaria e dalla crisi della carta del 2021. I prezzi sono infatti aumentati e i fornitori non riescono più a tenere il passo con la richiesta.

L'accelerazione della digitalizzazione delle aziende è l'inizio della fine della carta? 

Sommario

  • La carta e la transizione digitale, cosa non funziona 
  • La digitalizzazione accelera, presto non si userà più carta?

La carta e la transizione digitale, cosa non funziona

La carta fu scoperta nel 105 d.C. in Cina (piccola parentesi sulla storia 📜).

Da allora, ha permesso di trasmettere più facilmente le conoscenze scientifiche dalla Cina all'Europa, passando per il mondo arabo. La carta ha varcato i confini del mondo. Con l'arrivo della stampante, si sono abbattuti i limiti della conoscenza. Le enciclopedie sono diventate accessibili a tutti, i giornali sono stati prodotti in massa, ecc. 

Tuttavia, nell'era digitale, la carta ha i suoi limiti all’interno delle aziende:

  • Una lentezza amministrativa: secondo uno studio di PriceWaterhouseCoopers, un dipendente passa in media 8 ore a settimana a gestire documenti. Inoltre, il tempo medio dedicato da ogni dipendente alle attività amministrative è del 25%,

  • La carta è molto costosa: in un processo di firma di un contratto a distanza tra due parti, stimiamo che il costo di una firma cartacea sia compreso tra 8 e 16,5 euro. Un'azienda con 100 dipendenti spende tra i 10.000 e i 25.000 euro per il consumo di carta. Ciò è ancora più evidente oggi, con una crisi della carta iniziata dopo la pandemia,

  • Impatto ambientale: non è un segreto che la carta sia una delle principali cause della deforestazione. Il consumo eccessivo porta alla deforestazione di 60.000 km² di foresta all'anno. Per produrre dodici risme di carta, ad esempio, sono necessari un albero adulto e 12.000 litri d'acqua. In un'azienda, un dipendente consuma circa 2 alberi all'anno.

Bisogna affrontare anche costi operativi (consultazione, recupero degli archivi nelle aziende, costose operazioni di distruzione). 

L'uso della carta comporta anche difficoltà organizzative. In effetti, ogni anno nelle medie imprese si perdono più di 750 documenti cartacei.

Inoltre, con la carta non è possibile: cercare direttamente nel file, organizzare documenti specifici in diverse categorie.

La digitalizzazione accelera, presto non si userà più carta?

Con tutti i problemi legati alla carta e alla dematerializzazione dei processi nelle aziende, la carta scomparirà? 

Oggi le aziende si rivolgono sempre più spesso a soluzioni che sostituiscono la carta, come ad esempio:

  • Software CRM: per il follow-up e la fidelizzazione dei clienti,
  • Firma elettronica: per firmare i documenti da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento,
  • Software di elaborazione testi come: Google Docs, Office Suite, Free Office ecc. per scrivere, formattare, cercare nel testo, conservare la cronologia... Vi sono molte opzioni a vostra disposizione, 
  • Software di gestione dei progetti: tutto è centralizzato in un'unica soluzione. I tuoi team saranno al corrente dell'avanzamento di ogni progetto, di chi sta svolgendo un determinato compito, ecc.

L'utilizzo di questi strumenti presenta molti vantaggi rispetto alla carta:

  • Un enorme risparmio di tempo: prendiamo il caso della firma elettronica di Yousign. I documenti vengono firmati in media in meno di 15 minuti! 
  • Accesso ai dati da qualsiasi luogo: se i file sono archiviati nel cloud, è possibile accedervi da qualsiasi luogo, purché si disponga di una connessione a Internet. 
  • I tuoi file sono centralizzati: tutti i tuoi documenti saranno nello stesso posto, senza dover cercare nelle diverse cartelle per trovare una fattura.

La carta sembra essere ancora molto utilizzata nelle aziende. Tuttavia, la crisi sanitaria ha favorito la digitalizzazione di processi come la firma elettronica riducendo l'uso della carta in azienda. 

Usarla è veramente vantaggioso? 🤔 Sappiamo che la creazione di carta crea molti gas serra, ma è più inquinante del digitale? Potrebbe essere un altro argomento da affrontare! 💡

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