Adotta con serenità la firma elettronica (parte 1)

Per comprendere davvero la firma elettronica, è necessario partire dalle nozioni di base che ne definiscono il funzionamento.

In termini semplici, la firma elettronica è un sistema di identificazione digitale che utilizza un procedimento crittografico per associare in modo sicuro l’identità del firmatario ai dati del documento.

Questo meccanismo, pur essendo immateriale e invisibile, garantisce la piena validità legale del documento perché:

• collega un certificato elettronico ai dati firmati,
• integra la firma in un file PDF inalterabile,
• assicura autenticità, integrità e tracciabilità del documento digitale.

La firma elettronica è quindi uno strumento essenziale per coniugare sicurezza giuridica e efficienza digitale nei processi aziendali.

La firma elettronica è disciplinata a livello europeo dal Regolamento eIDAS (Regolamento UE n. 910/2014), che stabilisce le regole di utilizzo e riconoscimento delle firme digitali negli Stati membri.

In Italia, l’attuazione del regolamento è affidata all’AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), che definisce gli standard e vigila sul corretto impiego delle tecnologie di identificazione elettronica.

Affinché una firma elettronica abbia valore legale, la procedura deve rispettare tre criteri fondamentali:

• Identificazione del firmatario → la firma deve essere collegata in modo certo a chi la appone.
• Prova del consenso → deve esistere una chiara manifestazione di volontà del firmatario ad accettare il contenuto del documento.
• Integrità del documento → il contenuto non può essere modificato dopo la firma, garantendo autenticità e non alterabilità.

Questi principi assicurano che la firma elettronica non sia solo uno strumento pratico, ma anche un mezzo legalmente vincolante, valido in caso di controversie o procedimenti giudiziari.

Il Regolamento eIDAS distingue tre principali livelli di firma elettronica, ciascuno caratterizzato da un diverso grado di sicurezza e valore probatorio:

• Firma Elettronica Semplice (FES) → la più utilizzata, idonea per documenti a basso rischio o che non richiedono una forte identificazione.
• Firma Elettronica Avanzata (FEA) → offre maggiori garanzie di autenticità, integrità e identificazione del firmatario; è consigliata per documenti giuridici o transazioni economiche di rilievo.
• Firma Elettronica Qualificata (FEQ) → rappresenta il livello più alto di sicurezza ed è equiparata alla firma autografa, con piena validità legale in tutta l’Unione Europea.

La scelta del livello più appropriato dipende dalla natura dei documenti da sottoscrivere e dal grado di tutela richiesto. Ad esempio:

• per un contratto commerciale semplice può essere sufficiente la FES,
• per un mutuo bancario o una polizza assicurativa è preferibile ricorrere alla FEA,
• per documenti con massimo valore giuridico (atti notarili, procure, certificazioni ufficiali) è necessaria la FEQ.

Per garantire il successo di un progetto di adozione della firma elettronica in azienda, è fondamentale porsi fin dall’inizio alcune domande strategiche.

Il primo passo consiste nel condurre una ricognizione interna all’organizzazione, analizzando processi, flussi documentali e reparti coinvolti. Questo ti permetterà di individuare con precisione dove e come la firma elettronica può portare valore aggiunto.

Un progetto di adozione della firma elettronica coinvolge diversi team trasversali all’interno dell’azienda, come:

• i team operativi dei vari dipartimenti (es. risorse umane, che utilizzeranno quotidianamente la soluzione),
• il team IT e in particolare la Direzione dei Sistemi Informativi (DSI).

Per garantire una gestione efficace, è consigliabile nominare un/una project manager incaricato di coordinare l’attuazione del progetto e monitorarne le fasi di avanzamento.

In questa prima fase sarà necessario:

• identificare le procedure di firma coinvolte,
• definire un obiettivo generale con budget, ROI atteso e stima della durata del progetto,
• valutare i principali aspetti organizzativi, tra cui:
• - i documenti da firmare (tipologie, usi, volume annuo/mensile previsto e numero stimato di firme),
• - gli utenti coinvolti (chi amministra la piattaforma, chi crea le procedure, chi convalida, chi monitora),
• - i firmatari (anche in relazione alla loro distribuzione geografica).

Questa fase preliminare è essenziale per orientarsi verso la soluzione di firma elettronica più adatta alle esigenze aziendali e massimizzare il ritorno sull’investimento.

Uno degli aspetti più importanti da valutare riguarda la modalità di utilizzo della firma elettronica: vuoi adottarla come applicazione indipendente o integrarla all’interno dei tuoi software aziendali esistenti?

Le principali opzioni disponibili sono due:

• Applicazione SaaS (Software as a Service) → una soluzione immediatamente disponibile, accessibile ovunque e senza bisogno di installazioni complesse. In questo caso, l’azienda utilizza una piattaforma esterna per gestire i processi di firma elettronica.
• API (Application Programming Interface) → permette di integrare la firma elettronica direttamente nel tuo sito web, ERP, CRM, SIRH o in altri sistemi interni, trasformandola in un servizio nativo. Questa opzione elimina la necessità di passare da piattaforme diverse e offre un’esperienza più fluida agli utenti.

La scelta dipende dalle esigenze aziendali:

• una app SaaS è più rapida da implementare,
• un’API richiede invece una fase di sviluppo e test, con il coinvolgimento di un team tecnico dedicato, ma garantisce maggiore personalizzazione e integrazione.

Un aspetto cruciale dell’adozione della firma elettronica riguarda il quadro normativo dei mercati in cui la tua azienda opera. Ogni Paese, pur rispettando il Regolamento eIDAS, può stabilire requisiti specifici in base al tipo di documento da firmare.

Ad esempio:

• in Germania, per la sottoscrizione di un contratto di lavoro a tempo determinato, è obbligatoria la firma elettronica qualificata (FEQ),
• in Francia, invece, per lo stesso tipo di documento è sufficiente una firma elettronica semplice (FES).

Queste differenze dimostrano quanto sia importante valutare attentamente il contesto giuridico locale prima di implementare una soluzione di firma elettronica, soprattutto se la tua azienda opera in più mercati europei.

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Il nostro team marketing sta già lavorando alla seconda parte di questa guida, interamente dedicata allo sviluppo della firma elettronica in azienda: casi pratici, strategie di adozione e consigli operativi per massimizzare i benefici di questa tecnologia.

Dopo la teoria, è il momento dell’azione: scopri come iniziare ad utilizzare la firma elettronica nella tua impresa e digitalizzare i tuoi processi in totale sicurezza.