Quando parliamo di delega intendiamo inevitabilmente quel processo che prevede due parti: il delegante e il delegato. Ma quante volte facciamo confusione e non capiamo più chi si occupa di cosa? Per rendere tutto più chiaro e prepararti alla realizzazione della tua prossima delega in questo in questo articolo ti spiegherò in parole semplici come funziona la delega e che ruolo hanno le due parti coinvolte.
Cosa si intende per delega di firma?
La delega è un atto giuridico molto utile al quale si può ricorrere in diverse situazioni come ad esempio nell’ambito familiare, amministrativo, scolastico, lavorativo o ancora giuridico.
In altre parole la delega di firma, detta anche delegazione è un atto formale di sottoscrizione, quindi legalmente riconosciuto e regolamentato, attraverso il quale puoi autorizzare un’altra persona a firmare dei documenti al tuo posto. La delega permette di evitare l'apposizione di una firma apocrifa, cioè firmare senza consenso con la firma altrui o sotto nome falso. Come avrai potuto intuire si tratta di uno strumento che può tornare molto utile quando si vuole risparmiare tempo e semplificare le procedure amministrative o contrattuali, soprattutto quando si è nell'impossibilità di firmare il documento per varie cause come la posizione geografica.
Quindi la delega alla firma è un'operazione che consente di autorizzare un'altra persona a firmare un determinato documento al proprio posto. Devi sapere che puoi utilizzare la delega in diverse situazioni, ad esempio per firmare al momento del ricevimento di un pacco presso l'ufficio postale o di un documento presso un'agenzia governativa. Grazie alla delega di firma, è possibile risparmiare tempo delegando qualcuno che è disponibile e che si trova nel posto giusto. Questo è particolarmente vantaggioso per chi ha un'agenda lavorativa intensa o poco tempo a disposizione per fare spostamenti.
Lo sapevi?
Oltre alla delega di firma esiste un altro tipo di delega, quella di ritiro che funziona allo stesso modo.
La delega al ritiro è un'operazione che permette di autorizzare un'altra persona a ritirare qualcosa al proprio posto. Ad esempio, la delega al ritiro può essere utilizzata per un pacco presso l’ufficio postale, un certificato di nascita presso un ufficio anagrafe e un passaporto al consolato.
Possiamo dire che la delega di firma e la delega di ritiro sono complementari, perché permettono di far firmare e recuperare documenti di cui non possiamo occuparci in prima persona e che quindi in quanto delegante confidiamo al delegato.
Ma aspetta un attimo che confusione… Chi fa cosa? Ora te lo spiego.
Il ruolo del delegante e del delegato
Allora cominciamo dall’inizio, chi è il delegante? Il delegante è colui che in maniera generale assegna ad un'altra persona il compito di svolgere un'attività o una responsabilità attraverso la delegazione.
Affinché la delega abbia successo, il delegante deve svolgere una serie di azioni:
- innanzitutto, deve scegliere con cura la persona a cui affidare il compito, valutando le sue competenze e la sua affidabilità (non scegliere il tuo amico disorganizzato) prima di sottoscrivere la delega.
- Inoltre, il delegante detto anche titolare deve fornire al delegato tutte le informazioni necessarie per svolgere il servizio, stabilire chiaramente gli obiettivi da raggiungere e i limiti di tempo per completarlo.
- Infine, il delegante deve essere disponibile a supportare il delegato in caso di eventuali difficoltà o dubbi. Essere un buon delegante richiede quindi la capacità di scegliere le persone giuste, di comunicare in modo chiaro ed efficace e di essere disponibili a dare supporto.
Quindi come avrai potuto intuire il delegato é colui che viene autorizzato a svolgere un compito o un'attività per conto di un'altra persona, in questo caso il delegante.
- Il delegato deve essere ben informato sui dettagli del compito assegnato e deve essere in grado di svolgerlo in modo efficiente e professionale.
- Inoltre, il delegato dovrebbe essere in grado di comunicare regolarmente al delegante sull'avanzamento del compito e informarlo di eventuali problemi o difficoltà incontrati.
Essere un buon delegato richiede una buona organizzazione e la capacità di lavorare in modo autonomo, mantenendo al contempo un alto livello di responsabilità perché spesso i documenti in questione sono di grande importanza.
Per questo all’inizio di questo articolo, ho precisato che la delega è basata sulle interazioni di due parti, se queste due parti collaborano non vi saranno problemi di alcun tipo e potranno portare a termine con successo l’azione!
Cosa si puo’ delegare?
Come abbiamo visto, la delegazione è un'ottima soluzione soprattutto per risparmiare tempo e evitare eventuali disagi dovuti agli spostamenti. Possiamo dire, che quasi tutte le attività che non richiedono la presenza fisica del delegante possono essere sottoscritte al delegato attraverso la delegazione.
Ma ci sono casi in cui la delegazione non è possibile, in quanto alcuni processi amministrativi o giuridici richiedono necessariamente per legge la presenza del delegante, come ad esempio la firma di un contratto di matrimonio o dell’acquisto di un bene di grande valore come una casa. É quindi necessario controllare la legge italiana per assicurarsi di fare la scelta giusta.
Delega di firma VS delega di funzioni
Attenzione pero’, spesso tendiamo a confondere la delega di firma con la delega di funzioni, ma le due cose sono ben diverse. Vediamo cosa dice lo Stato a proposito.
Un'importante provvedimento giurisprudenziale, la sentenza della Cassazione, Sezione V Civile, del 9 settembre 2022, n. 26694, chiarisce questo punto in modo definitivo. La Corte afferma che:
“La delega di firma è diversa dalla delega di funzioni, in quanto la prima comporta un mero decentramento burocratico, mentre la seconda comporta l'attribuzione di poteri ad un diverso ufficio od ente.”
Dunque la delega di firma costituisce solo un meccanismo di sostituzione materiale di chi firma l'atto, senza alcuna alterazione dell'ordine delle competenze. La delega vera e propria, quella delle funzioni, comporta la costituzione di un nuovo organo-ufficio che esercita una quota-parte delle competenze del delegante, nell'ambito di una nuova e diversa sfera di competenza autonoma dalla prima. La delega delle funzioni significa responsabilizzare un soggetto che svolge alcune delle attività del delegante in un'area di competenza separata. Invece, la delega di firma non toglie alcune delle competenze del delegante, ma gli permette solo di far firmare documenti al delegato.
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Differenza tra delega, procura e mandato
1. Delega
La delega è un atto unilaterale con cui una persona autorizza un’altra a compiere un’azione specifica in suo nome, ma senza conferire rappresentanza legale.
È semplice, informale (spesso basta un documento scritto) e viene usata per attività pratiche: ritirare un documento, firmare un modulo, partecipare a una riunione, ecc.
- Non è vincolante verso i terzi.
- Il delegato agisce in nome del delegante, ma non ha personalità rappresentativa giuridica.
- È molto usata in ambito lavorativo o amministrativo.
2. Procura
La procura è un atto formale con cui una persona conferisce a un’altra il potere di rappresentarla legalmente per compiere atti giuridici in suo nome e per suo conto.
Può essere generale (per tutti gli atti) o speciale (per un atto specifico). Spesso viene redatta con atto notarile, soprattutto se riguarda immobili, cause, successioni, ecc.
- È vincolante verso i terzi.
- Il procuratore agisce in nome e per conto del rappresentato.
Gli atti compiuti dal procuratore hanno lo stesso valore legale di quelli firmati dal rappresentato.
Cos’è la rappresentanza legale?
La rappresentanza legale è il potere di agire in nome e per conto di un’altra persona (fisica o giuridica) per compiere atti giuridici validi nei confronti dei terzi. In pratica, chi ha la rappresentanza legale può firmare documenti, contratti o decisioni che hanno lo stesso valore di quelli compiuti direttamente dalla persona rappresentata.
Nel caso delle aziende, la rappresentanza legale è solitamente attribuita all’amministratore unico, al legale rappresentante o a chi ne ha ricevuto procura.
3. Mandato
Il mandato è un contratto bilaterale previsto dal Codice Civile (art. 1703 c.c.) con cui una parte (mandatario) si impegna a compiere uno o più atti per conto dell’altra (mandante).
Può prevedere anche o meno la rappresentanza, ma si basa su un accordo tra le parti, con obblighi reciproci e spesso compenso.
- Può essere con o senza rappresentanza.
- Implica responsabilità contrattuali, rendicontazione e doveri precisi.
- È spesso usato in ambito commerciale, fiscale o professionale (es. mandato a un agente, a un consulente, a un avvocato).
Aspetto | Delega | Procura | Mandato |
|---|---|---|---|
Tipo di atto | Unilaterale | Unilaterale | Bilaterale (contratto) |
Forma | Libera/scritta | Scritta, spesso notarile | Contrattuale, anche scritta |
Rappresentanza | No | Sì | Facoltativa (con o senza rappresentanza) |
Ambito d'uso | Operativo/pratico | Giuridico | Gestione di affari e incarichi |
Validità verso terzi | No | Sì | Dipende dalla rappresentanza |
Come scrivere una delega
Ecco alcune istruzioni utili un esempio di delega utilizzabile al ritiro e alla firma.
In primo luogo, per scrivere una delega efficace al ritiro, è importante includere tutte le informazioni necessarie per il delegato.
- Ciò include il nome del delegato, il luogo e la data del ritiro, una descrizione dettagliata dell'oggetto o dei documenti da ritirare, e una dichiarazione giuridica formale di delega.
- Inoltre, è importante includere le informazioni di contatto sia del delegante che del delegato, come numero di telefono, email e indirizzo, per garantire una facile comunicazione.
Ricorda, la delega del ritiro è possibile solo se il delegante ha il potere di farlo, ovvero se è la parte interessata. Non è possibile delegare il ritiro di documenti ufficiali o provvedimenti che richiedono la sottoscrizione dell'organo competente, a meno che non sia stato espresso esplicitamente il potere di farlo.
Esempio : "Io, [Nome e cognome del delegante], delego [Nome e cognome del delegato], di ritirare il mio pacco presso l'ufficio postale di [Indirizzo dell'ufficio postale] il giorno [Data prevista per il ritiro]. Il pacco contiene [Descrizione dell'oggetto contenuto nel pacco]. Firmato, [Nome e cognome del delegante]".
Ricorda sempre di fornire un documento d'identità valido al momento del ritiro, e di firmare attraverso una firma autografa.
Dunque, quando scrivi una delega al ritiro, assicurati di essere chiaro e preciso, e di includere tutte le informazioni necessarie per il delegato. In questo modo, il delegato avrà tutte le informazioni necessarie per portare a termine il compito in modo efficace.
Se la delega al ritiro o alla firma viene rifiutata, è consigliabile chiedere spiegazioni sul motivo del rifiuto e valutare se esiste un'alternativa per risolvere la situazione. Nel caso in cui non ci sia una soluzione alternativa, il delegante dovrebbe prendere in considerazione la possibilità di delegare il ritiro o la firma a un'altra persona o di recarsi personalmente all'ufficio o all'agenzia.
Si, purtroppo a volte è impossibile delegare un compito ed é quindi necessario presentarsi personalmente. Ma spesso quando si decide di ricorrere alla delega é perché non abbiamo il tempo o la possibilità di essere presenti in un determinato luogo. Per fortuna, grazie alla tecnologia ci sono delle soluzioni come la firma elettronica: che ci permette di firmare i nostri documenti da qualsiasi posto in due click risolvendo tutte queste complicazioni.
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Con la firma elettronica di Yousign, si può evitare di dover delegare la gestione dei documenti ad un'altra persona, poiché la firma elettronica risolve questi problemi.
La firma elettronica elimina la necessità di stampare, firmare e scannerizzare documenti cartacei, riducendo i tempi di attesa e permettendo ai dipendenti di lavorare in modo più efficiente ovunque essi si trovino.
Inoltre, la firma elettronica garantisce la conformità legale e riduce il rischio di errori, migliorando la qualità dei prodotti e dei servizi offerti e aumentando l'efficienza aziendale. Infine, possiamo dire che la firma elettronica consente alle aziende di risparmiare sui costi associati alla gestione dei documenti cartacei, aumentando i profitti e la competitività.
Domande frequenti
Chi è il delegante?
Il delegante è la persona che conferisce l’autorizzazione a un’altra persona per svolgere un’attività o firmare un documento in sua vece. In altre parole, è chi dà la delega.
È il titolare del potere originale, e rimane responsabile dell’atto compiuto dal delegato.Chi è il delegato?
Il delegato è la persona che riceve la delega dal delegante. È autorizzato a compiere una determinata azione al posto di quest’ultimo, entro i limiti indicati nella delega.
Il delegato non agisce di propria iniziativa, ma per conto del delegante.Quali sono i passaggi per delegare il potere di firma?
Per delegare formalmente il potere di firma, è necessario redigere un documento scritto che includa:
- i dati completi del delegante e del delegato;
- l’oggetto della delega, specificando i documenti o le operazioni autorizzate;
- la durata della delega e le eventuali limitazioni;
- la data e le firme di entrambe le parti.
Questo documento può essere firmato digitalmente per garantirne l’autenticità e la tracciabilità.
Esistono limiti o requisiti legali?
Sì. La delega deve essere redatta per iscritto e contenere informazioni chiare e dettagliate. Non è valida per atti strettamente personali, come testamenti o donazioni. In ambito aziendale, la delega di firma non trasferisce le responsabilità legali al delegato; il delegante rimane responsabile degli atti compiuti.
Come garantire che la delega sia valida e riconosciuta?
Per assicurare la validità della delega:
- utilizzare un modello conforme alla normativa italiana;
- specificare chiaramente l’ambito e i limiti della delega;
- firmare il documento con firma elettronica qualificata o digitale, preferibilmente tramite un provider certificato come Yousign.
Questi accorgimenti garantiscono la riconoscibilità legale della delega e la sicurezza delle operazioni.
Quali sono i fini della delega?
I fini principali della delega sono pratici e organizzativi: permette di snellire le attività, sostituire temporaneamente un soggetto assente o distribuire compiti operativi all’interno di un ente o azienda. Non trasferisce responsabilità giuridica, ma serve a garantire la continuità dell’esercizio delle funzioni.
Esistono limiti all’esercizio della delega?
Sì. L’esercizio della delega deve avvenire nel rispetto dei limiti indicati nel documento stesso. Il delegato non può estendere il proprio potere oltre quanto espressamente previsto. In contesti pubblici o regolamentati, questi limiti sono spesso stabiliti da un comma specifico di legge o regolamento interno, che definisce i margini di azione e i poteri delegabili.
Chi può delegare poteri a un altro soggetto all'interno di un ente, e con quale provvedimento?
All’interno di un ente, il titolare di determinate funzioni può attribuire a un altro soggetto l’esercizio materiale di alcuni poteri, tramite un apposito provvedimento scritto. Questo è possibile nell’ambito dell’istituto della delega, molto usato anche in contesti amministrativi, purché siano rispettati i limiti previsti dalla normativa e le competenze restino chiaramente definite. La delega permette di snellire le attività operative senza trasferire la responsabilità giuridica.
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