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Quando parliamo di delega intendiamo inevitabilmente quel processo che prevede due parti: il delegante e il delegato. Ma quante volte facciamo confusione e non capiamo più chi si occupa di cosa? Per rendere tutto più chiaro e preparati alla realizzazione della tua prossima delega in questo in questo articolo ti spiegherò in parole semplici come funziona la delega e che ruolo hanno le due parti coinvolte.
Cosa si intende per delega di firma?
La delega è un atto giuridico molto utile al quale si può ricorrere in diverse situazioni come ad esempio nell’ambito familiare, amministrativo, scolastico, lavorativo o ancora giuridico.
In altre parole la delega di firma, detta anche delegazione è un atto formale di sottoscrizione, quindi legalmente riconosciuto e regolamentato, attraverso il quale puoi autorizzare un’altra persona a firmare dei documenti al tuo posto. La delega permette di evitare l'apposizione di una firma apocrifa, cioè firmare senza consenso con la firma altrui o sotto nome falso. Come avrai potuto intuire si tratta di uno strumento che può tornare molto utile quando si vuole risparmiare tempo e semplificare le procedure amministrative o contrattuali, soprattutto quando si è nell'impossibilità di firmare il documento per varie cause come la posizione geografica.
Quindi ricapitolando la delega alla firma è un'operazione che consente di autorizzare un'altra persona a firmare un determinato documento al proprio posto. Devi sapere che puoi utilizzare la delega in diverse situazioni, ad esempio per firmare al momento del ricevimento di un pacco presso l'ufficio postale o di un documento presso un'agenzia governativa. Grazie alla delega di firma, è possibile risparmiare tempo delegando qualcuno che è disponibile e che si trova nel posto giusto. Questo è particolarmente vantaggioso per chi ha un'agenda lavorativa intensa o poco tempo a disposizione per fare spostamenti.
Oltre alla delega di firma esiste un altro tipo di delega, quella di ritiro che funziona allo stesso modo.
La delega al ritiro è un'operazione che permette di autorizzare un'altra persona a ritirare qualcosa al proprio posto. Ad esempio, la delega al ritiro può essere utilizzata per:
- Un pacco presso l’ufficio postale
- Un certificato di nascita presso un ufficio anagrafe
- Un passaporto al consolato
e in molti altri casi.
Possiamo dire che la delega di firma e la delega di ritiro sono complementari, perché permettono di far firmare e recuperare documenti di cui non possiamo occuparci in prima persona e che quindi in quanto delegante confidiamo al delegato.
Ma aspetta un attimo che confusione… Chi fa cosa? Ora te lo spiego.
Il ruolo del delegante e del delegato
Allora cominciamo dall’inizio, il delegante chi è? Il delegante è colui che in maniera generale assegna ad un'altra persona il compito di svolgere un'attività o una responsabilità attraverso la delegazione. Affinché la delega abbia successo, il delegante deve svolgere una serie di azioni: innanzitutto, deve scegliere con cura la persona a cui affidare il compito, valutando le sue competenze e la sua affidabilità (non scegliere il tuo amico disorganizzato ⏰) prima di sottoscrivere la delega.
Inoltre, il delegante detto anche titolare deve fornire al delegato tutte le informazioni necessarie per svolgere il servizio, stabilire chiaramente gli obiettivi da raggiungere e i limiti di tempo per completarlo. Infine, il delegante deve essere disponibile a supportare il delegato in caso di eventuali difficoltà o dubbi. Essere un buon delegante richiede quindi la capacità di scegliere le persone giuste, di comunicare in modo chiaro ed efficace e di essere disponibili a dare supporto.
Quindi come avrai potuto intuire il delegato é colui che viene autorizzato a svolgere un compito o un'attività per conto di un'altra persona, in questo caso il delegante. Il delegato deve essere ben informato sui dettagli del compito assegnato e deve essere in grado di svolgerlo in modo efficiente e professionale. Inoltre, il delegato dovrebbe essere in grado di comunicare regolarmente al delegante sull'avanzamento del compito e informarlo di eventuali problemi o difficoltà incontrati. Essere un buon delegato richiede una buona organizzazione e la capacità di lavorare in modo autonomo, mantenendo al contempo un alto livello di responsabilità perché spesso i documenti in questione sono di grande importanza.
Per questo all’inizio di questo articolo, ho precisato che la delega è basata sulle interazioni di due parti, se queste due parti collaborano non vi saranno problemi di alcun tipo e potranno portare a termine con successo l’azione!
Cosa si puo’ delegare?
Come abbiamo visto, la delegazione è un'ottima soluzione soprattutto per risparmiare tempo e evitare eventuali disagi dovuti agli spostamenti. Possiamo dire, che quasi tutte le attività che non richiedono la presenza fisica del delegante possono essere sottoscritte al delegato attraverso la delegazione.
Ma ci sono casi in cui la delegazione non è possibile, in quanto alcuni processi amministrativi o giuridici richiedono necessariamente per legge la presenza del delegante, come ad esempio la firma di un contratto di matrimonio o dell’acquisto di un bene di grande valore come una casa. É quindi necessario controllare la legge italiana per assicurarsi di fare la scelta giusta.
Delega di firma VS delega di funzioni
Attenzione pero’, spesso tendiamo a confondere la delega di firma con la delega di funzioni, ma le due cose sono ben diverse. Vediamo cosa dice lo Stato a proposito. .
La sentenza della Cassazione, Sezione V, Civile, 9.9.2022, n. 26694, afferma che “la delega di firma è diversa dalla delega di funzioni in quanto la prima comporta un mero decentramento burocratico, mentre la seconda comporta l'attribuzione di poteri ad un diverso ufficio od ente”. Dunque la delega di firma costituisce solo un meccanismo di sostituzione materiale di chi firma l'atto, senza alcuna alterazione dell'ordine delle competenze.
La delega vera e propria, quella delle funzioni, comporta la costituzione di un nuovo organo-ufficio che esercita una quota-parte delle competenze del delegante, nell'ambito di una nuova e diversa sfera di competenza autonoma dalla prima.
La delega delle funzioni significa responsabilizzare un soggetto che svolge alcune delle attività del delegante in un'area di competenza separata. Invece, la delega di firma non toglie alcune delle competenze del delegante, ma gli permette solo di far firmare documenti al delegato. Questi sono dunque due concetti diversi.
Come si fa una delega? Vediamo come scrivere una delega
Ecco alcune istruzioni utili un esempio di delega utilizzabile al ritiro e alla firma.
In primo luogo, per scrivere una delega efficace al ritiro, è importante includere tutte le informazioni necessarie per il delegato. Ciò include il nome del delegato, il luogo e la data del ritiro, una descrizione dettagliata dell'oggetto o dei documenti da ritirare, e una dichiarazione giuridica formale di delega. Inoltre, è importante includere le informazioni di contatto sia del delegante che del delegato, come numero di telefono, email e indirizzo, per garantire una facile comunicazione.
Ricorda, la delega del ritiro è possibile solo se il delegante ha il potere di farlo, ovvero se è la parte interessata. Non è possibile delegare il ritiro di documenti ufficiali o provvedimenti che richiedono la sottoscrizione dell'organo competente, a meno che non sia stato espresso esplicitamente il potere di farlo.
Esempio : "Io, [Nome e cognome del delegante], delego [Nome e cognome del delegato], di ritirare il mio pacco presso l'ufficio postale di [Indirizzo dell'ufficio postale] il giorno [Data prevista per il ritiro]. Il pacco contiene [Descrizione dell'oggetto contenuto nel pacco]. Firmato, [Nome e cognome del delegante]".
Ricorda sempre di fornire un documento d'identità valido al momento del ritiro, e di firmare attraverso una firma autografa.
Dunque, quando scrivi una delega al ritiro, assicurati di essere chiaro e preciso, e di includere tutte le informazioni necessarie per il delegato. In questo modo, il delegato avrà tutte le informazioni necessarie per portare a termine il compito in modo efficace.
Se la delega al ritiro o alla firma viene rifiutata, è consigliabile chiedere spiegazioni sul motivo del rifiuto e valutare se esiste un'alternativa per risolvere la situazione. Nel caso in cui non ci sia una soluzione alternativa, il delegante dovrebbe prendere in considerazione la possibilità di delegare il ritiro o la firma a un'altra persona o di recarsi personalmente all'ufficio o all'agenzia.
Si, purtroppo a volte è impossibile delegare un compito ed é quindi necessario presentarsi personalmente. Ma spesso quando si decide di ricorrere alla delega é perché non abbiamo il tempo o la possibilità di essere presenti in un determinato luogo. Per fortuna, grazie alla tecnologia ci sono delle soluzioni come la firma elettronica: che ci permette di firmare i nostri documenti da qualsiasi posto in due click risolvendo tutte queste complicazioni.
La firma elettronica di Yousign
Con la firma elettronica di Yousign, si può evitare di dover delegare la gestione dei documenti ad un'altra persona, poiché la firma elettronica risolve questi problemi.
La firma elettronica elimina la necessità di stampare, firmare e scannerizzare documenti cartacei, riducendo i tempi di attesa e permettendo ai dipendenti di lavorare in modo più efficiente ovunque essi si trovino.
Inoltre, la firma elettronica garantisce la conformità legale e riduce il rischio di errori, migliorando la qualità dei prodotti e dei servizi offerti e aumentando l'efficienza aziendale. Infine, possiamo dire che la firma elettronica consente alle aziende di risparmiare sui costi associati alla gestione dei documenti cartacei, aumentando i profitti e la competitività.
