Starten Sie sicher in die elektronische Signatur (Teil 1)

Wie jedes größere Projekt erfordert auch die Einführung der elektronischen Signatur im Unternehmen ein Mindestmaß an Vorbereitung! ‍🏋‍♀

Zunächst müssen Sie genau bestimmen, welchen Zweck die elektronische Signatur erfüllen soll. Um nur einige Beispiele zu nennen: Geht es um mehr Effizienz bei der Verwaltung von Geschäftsverträgen, um die Digitalisierung eines ganzen Geschäftsbereichs oder um die Rationalisierung der Dokumentenablage? 

Dieser Artikel liefert Ihnen alle benötigten Informationen für eine bessere Vorbereitung der Einführung der elektronischen Signatur in Bezug auf organisatorische, technische und rechtliche Aspekte.

ZUSAMMENFASSUNG

Die elektronische Signatur, ihre wichtigsten Grundsätze

1. Ihre Rechtsgültigkeit
2. Die verschiedenen Signatur-Stufen

Bereiten Sie Ihr Signatur-Projekt im Vorfeld vor

1. Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihr Projekt
2. Strukturieren Sie Ihre technischen Anforderungen
3. Prüfen Sie den rechtlichen Bezugsrahmen

Für eine klare Vorgehensweise sollten Sie einige Grundlagen kennen.

Konkret ist die elektronische Signatur ein IT-System, das mit einem immateriellen und verborgenen kryptografischen Verfahren eine Verbindung zwischen einem elektronischen Zertifikat und den unterzeichneten Daten herstellt und das elektronische Zertifikat in das unveränderbare PDF-Format integriert.

Rechtlich gilt für die elektronische Signatur in Europa die eIDAS-Verordnung, die deren Verwendungsregeln festlegt.

Das Verfahren der elektronischen Signatur muss eine Reihe von Kriterien erfüllen: 

• Identifizierung des Unterzeichners 
• Nachweis der Zustimmung des Unterzeichners
• Gewährleistung der Integrität des Dokuments (um zu verhindern, dass das Dokument im Nachhinein verändert wird)

Die eIDAS-Verordnung unterteilt drei Stufen der elektronischen Signatur:

• einfache Signatur – heute die am häufigsten verwendete
• fortgeschrittene Signatur
• qualifizierte Signatur

Der Unterschied liegt in der an die oben genannten Kriterien geknüpfte Sicherheitsstufe, die die Rechtsgültigkeit der elektronischen Signatur belegt.

Die Wahl der geeignetsten Signatur-Stufe hängt also vor allem davon ab, ob die zu unterzeichnenden Dokumente mehr oder weniger sensibel sind.

Beispielsweise ist die fortgeschrittene elektronische Signatur bei juristischen Dokumenten oder umfangreichen Finanztransaktionen stark empfohlen.

Sichere Quellen? 

In diesen Blogartikeln erfahren Sie mehr über:

• die Stufen der elektronischen Signatur 
• Signaturbild und visuelle Signatur 

Wenn Sie noch immer an den Vorteilen der elektronischen Dokumentenverwaltung zweifeln, lesen Sie unseren Artikel über dieses Thema!

Welche Fragen muss man sich stellen, um das Projekt erfolgreich durchzuführen? 

Nehmen Sie hierfür Ihre eigene interne Erhebung vor! 🕵

Hinweis: Wenn Sie zum Zeitpunkt Ihrer Erhebung keine der folgenden Fragen exakt beantworten können, sollten Sie versuchen, eine möglichst realitätsnahe Schätzung vorzunehmen.

Zunächst sollten Sie wissen, dass ein Projekt zur elektronischen Signatur bereichsübergreifend sein wird. Es werden unterschiedliche Teams beteiligt sein, darunter:

 - Fachbereiche (Mitarbeiter, die die Signatur nach der Einführung in ihrem Tagesgeschäft nutzen werden, z. B. die Personalabteilung) 

- IT-Teams (insbesondere die IT-Leitung).

Um den Einstieg in solch ein umfangreiches Projekt zu erleichtern, ist es sinnvoll, einen Projektleiter zu benennen, der den Zeitplan für die Einführung festlegt. 💪

In dieser Phase müssen die Teams das betreffende Signaturverfahren auswählen und eingrenzen.

👉 Legen Sie ein Gesamtziel für das Projekt fest. Dieses muss das Budget, den erwarteten ROI sowie eine Schätzung bezüglich der Dauer der Umsetzung umfassen.

Danach sollten Sie die wichtigsten Aspekte des Verfahrens hinterfragen: 

• Dokumente (Art, Verwendungszweck, Schätzung der jährlichen/monatlichen Anzahl der zu unterzeichnenden Dokumente, Schätzung der entsprechenden Anzahl an Unterschriften)
• Benutzer (Anzahl der Nutzer, wer verwaltet die Plattform, wer erstellt die Verfahren, wer validiert die Verfahren, wer überwacht die Verfahren)
• Unterzeichner (Befinden sie sich in geografisch weit voneinander entfernten Gebieten?)

Diese Vorbereitungsphase wird Ihnen bei der Auswahl des richtigen Angebots helfen.

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Möchten Sie die elektronische Signatur in eine bereits vorhandene Software integrieren oder sie unabhängig in einer separaten Anwendung nutzen? Das ist die Frage, die Sie sich stellen sollten! 🔎

Es gibt zwei Lösungen: 

• Die SaaS-Anwendung (Web-App) ist leicht zugänglich und sofort und überall verfügbar. Sie setzt jedoch voraus, dass für die Erstellung der elektronischen Signatur eine externe Plattform verwendet wird.
  
  
• Die API bzw. Application Programming Interface ermöglicht es dagegen, einen Baustein für die elektronische Signatur in Ihre Website, in Ihr ERP, CRM, HRIS etc. zu integrieren, um daraus einen zusätzlichen Service in einem bereits bestehenden System zu machen und so das Jonglieren zwischen verschiedenen Plattformen zu vermeiden.

Lassen Sie sich bei dieser Entscheidung unterstützen und lesen Sie unseren Artikel Web-App oder API: Welche Wahl ist die beste? Dort finden Sie eine Infografik, in der die wichtigsten Argumente für die eine oder andere Option zusammengefasst sind.

Die technischen Überlegungen gehen aber über die Art der Integration hinaus: Nun sind die Informatiker an der Reihe. 😉

Die Integration über APIs geht nämlich mit einer längeren Einführungsdauer einher, da ein Technikteam und mehrere Testphasen notwendig sind.

Hinweis: Wenn Sie eine Testphase durchlaufen müssen, sollten Sie überlegen, auf welcher Ebene dies erforderlich ist (Teamebene oder Abteilungsebene).

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Parallel dazu müssen Sie natürlich berücksichtigen, an welchem Markt oder an welchen Märkten die elektronische Signatur verwendet werden soll. Denn Sie müssen die rechtlichen Bestimmungen beachten, die in dem Land gelten, in dem Ihr Unternehmen tätig ist.

In den europäischen Ländern kann es sein, dass die europäische Gesetzgebung bestimmte elektronische Signatur-Stufen fordert.

Beispielsweise ist in Deutschland für die Unterzeichnung eines befristeten Arbeitsvertrags eine qualifizierte elektronische Signatur erforderlich, während es in Frankreich ausreicht, die einfache zu verwenden.

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SPOILER: Das Marketing-Team hat noch einen zweiten Teil dieses Artikels auf Lager, der sich ausschließlich mit der Einführung der elektronischen Signatur im Unternehmen beschäftigt.

Erst nachdenken, dann handeln! 💪

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