Le blog de la digitalisation des PME  

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2 min

Workflows, la nouvelle solution d'automatisation de Yousign

Émilie Courmaceul

Émilie Courmaceul

Product Marketing Manager @Yousign

Illustration : Mélusine

Sommaire

Nous avons commencé avec la signature électronique. Le but était de vous offrir la solution la plus intuitive et fluide du marché. 

Après plus de 3 millions de signatures par mois et l’acquisition de Canyon, il est temps de faire passer Yousign à un autre niveau. 

Celui de vous offrir l’automatisation complète de vos contrats : de la création de vos documents à la signature. 

Tout a été pensé pour digitaliser vos process avec notre nouvelle solution : Workflows.

Workflows, la solution de gestion de contrat complète

Pourquoi avoir créé Workflows ?

Aujourd'hui, les PME passent trop de temps à préparer et à signer des documents. Les entreprises se perdent dans des processus pénibles qui les empêchent de se développer rapidement et/ou de se concentrer sur des problèmes plus urgents que la paperasse.

Elles perdent du temps, quand :

  • Elles sont à la recherche du dernier template de contrat à utiliser pour ce type de situation,

  • Il faut copier-coller les informations reçues pour le contrat sur des documents Word/Google Doc

  • Elles se trompent sur les informations à mettre sur le document,

  • Il s’agit de préparer et d’envoyer les différentes demandes de signatures,

  • Elles essayent de suivre l’avancée du processus de signature.

C’est là qu’intervient Workflows. En quelques clics, les utilisateurs peuvent créer un contrat et l’envoyer pour signature. Cela de manière simple, rapide et collaborative. Vos interlocuteurs peuvent ajouter les différentes informations qu’ils détiennent sur le contrat grâce à des balises directement intégrées !

Simple à prendre en main et intuitif. C’est là, toute la mission de Yousign ! 

À qui s’adresse Workflows ?

Comme la signature électronique, Workflows s'adresse avant tout aux PME. Plus particulièrement à celles qui font signer des modèles de documents récurrents, et qui nécessitent de moduler leur contenu avant la signature, comme un contrat de travail, un NDA, etc.

Bref, tous ceux qui veulent gagner du temps et automatiser la préparation de leurs documents avant de les envoyer pour signature, quel que soit leur métier !

Quelles sont les différentes fonctionnalités ?

Workflows aide l’utilisateur de la création de contrat à la signature grâce à :

L’automatisation des process : vous pourrez utiliser vos modèles de documents (au format Word) et paramétrer en quelques minutes une automatisation sur des données récurrentes ou sur le champ de signature. 

La collecte de données : plus besoin de faire des copier-coller. Créez et modifiez les contrats avec les données collectées auprès des différentes parties prenantes grâce aux formulaires !

Une collaboration sur les contrats : Toutes les personnes impliquées dans la validation et l'ajustement du document à signer collaborent facilement. Autorisez-les à modifier ou relire, sans risque de perdre les différentes versions du document ou de rester bloqué sur des erreurs.

Une simplification de l’outil : Suivez toutes les étapes du processus en temps réel depuis l'interface de notre Application. Celui-ci intègre également toutes les informations et autorisations des différentes parties prenantes du document. 

Qu’est-ce que vous y gagnez?

Plus de temps pour votre business, moins pour la paperasse

Vous le savez sûrement mais préparer des documents pour signature n'est pas de tout repos ! Vous pouvez rencontrer une multitude d’obstacles tout au long du processus.

Des données non structurées ou des erreurs entre 2 copier-collers d'un email au document, une modification hasardeuse qui remet en cause la conformité du document, un nom de famille mal épelé au téléphone, une centralisation de l'accord des différents acteurs, etc. 

Cela contribue à une perte de temps. Du temps en moins consacré à votre business.

L’automatisation de toutes ces tâches par Workflows vous soulagera et vous évitera tous ces écueils.

gif dites adieu au copier-coller

Fini les erreurs sur vos documents

Comment éditez-vous vos modèles de documents ? Et si ces données n'étaient pas correctes ? Et si les informations n'étaient pas collées au bon endroit sur le document ? Une mauvaise manipulation ?

Lors de la préparation d’un contrat, les erreurs peuvent grandement ralentir tout le processus et forcer votre équipe à refaire le document depuis le début. 

Workflows automatise la collecte des données et optimise le remplissage du contrat. Écartez le risque d'erreurs et gagnez en sérénité.

Gif automatisez la préparation de vos documents

Un renforcement de l’efficacité collective

Lors de la rédaction du contrat et de la conclusion de celui-ci, il est essentiel de s'assurer que tout est en règle avec tout le monde. La coordination entre eux est parfois compliquée notamment pour le partage d’informations. 

En passant par Workflows, vous assurez la meilleure collaboration entre les différents acteurs du projet. Ils auront accès en temps réel à toutes les étapes du processus.

Workflows s’assure de créer différentes versions lors de modification du document et vous pourrez toujours les retrouver si besoin.

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