Time management : comment mieux gérer son temps en entreprise ?

Aujourd’hui, travailler efficacement est un véritable défi. Les réseaux sociaux, les appels personnels et la procrastination sont partout et impactent notre productivité. Qu’il s’agisse de gérer plusieurs projets en tant que travailleur, ou plusieurs cours en tant qu’étudiant, la maîtrise du temps est une qualité indispensable. C’est là qu'intervient le time management : cette capacité à gérer le temps de manière efficace, afin de remplir ses objectifs.

Dans cet article, nous vous présentons plusieurs stratégies de time management, ainsi que des outils pour vous aider à dresser la liste de vos priorités et réussir dans vos différentes activités.

Le time management, “gestion du temps” en français, désigne toutes les méthodes qui permettent de planifier, d’organiser et d’optimiser le temps pour améliorer sa productivité et son efficacité.

Les techniques de time management sont surtout prisées dans le monde professionnel, car elles aident à accomplir le plus de tâches possible, sans perdre de temps. Elles permettent de réduire le temps passer sur une tâche, de définir des priorités afin de respecter des deadlines, de gérer plusieurs projets en même temps sans prendre de retard, ou encore d’équilibrer au mieux vie professionnelle et vie personnelle.

Bien gérer son temps est une qualité essentielle pour atteindre ses objectifs. Il ne s’agit pas de travailler plus, mais de travailler mieux.

Le temps est une ressource extrêmement précieuse, surtout dans un environnement professionnel qui vous demande de gérer divers projets simultanément, avec des deadlines serrées. Les urgences peuvent se multiplier, mais le temps, lui, n’est pas extensible. Vous risquez alors de vous laisser submerger par le stress et l’anxiété, ce qui impacte la qualité de votre travail.

Une bonne gestion du temps est alors indispensable, car elle vous permet d’organiser vos tâches par ordre de priorité, de vous concentrer sur ce qui importe vraiment, et de travailler de manière plus sereine.

Adopter des techniques de time management apporte plusieurs avantages dans votre vie quotidienne.

Meilleure productivité

Gérer efficacement votre temps permet tout d’abord d’améliorer votre productivité au travail. Cela signifie que vous êtes capable d’effectuer davantage de tâches sur une plage horaire donnée, et de manière efficace. En clair, votre organisation vous permet de travailler plus et mieux.

Moins de stress

Organiser votre temps, planifier vos tâches et prioriser vos missions vous offre une vision claire et précise de ce que vous avez à faire. Vous vous concentrez sur une tâche à la fois et y accordez toute votre concentration. Vous remplissez alors vos missions les unes après les autres, en commençant par les plus importantes. Ce sentiment de contrôle permet de réduire votre anxiété au quotidien, car vous savez exactement à quelle étape vous êtes, et quelle sera la prochaine.

Respect des deadlines

En classant vos missions par ordre de priorité, vous pouvez définir quelles actions sont à effectuer en premier, afin de respecter les délais imposés. Ainsi, vous pouvez respecter vos objectifs et éviter tout retard dans votre planning.

Il est également judicieux d’optimiser ses processus administratifs. Par exemple, le recours à une solution de signature électronique comme Yousign permet de signer et faire signer des documents en quelques minutes, sans impression ni déplacement. C’est un moyen efficace d’accélérer la validation de contrats, devis ou accords internes, tout en respectant les délais imposés.

Meilleur équilibre 

Lorsque vous êtes submergé par votre vie professionnelle, cela se ressent également sur votre vie personnelle. Une mauvaise gestion du temps peut en effet rallonger votre temps de travail, qui empiète alors sur le temps que vous pouvez accorder à votre famille, vos amis, et vos loisirs. Améliorer vos qualités en time management vous permet de trouver un bon équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle, ce qui vous rend beaucoup plus épanoui au quotidien.

Le time management n’est pas forcément facile à intégrer à votre vie de tous les jours, surtout si vous avez tendance à manquer de concentration. En effet, gérer efficacement son temps demande de relever plusieurs défis : 

• Résister aux distractions, comme les notifications sur les réseaux sociaux, ou encore les appels ou messages personnels.
• La procrastination, surtout lorsque les tâches à accomplir sont répétitives ou peu intéressantes. L’envie de tout remettre à plus tard peut être difficile à combattre.
• Le sentiment de lassitude ou de découragement, lié à un manque d’organisation qui vous fait penser que vous ne viendrez jamais à bout des missions confiées.
• Le stress lié à une surcharge de travail, qui peut entraîner un blocage et vous retarder encore davantage dans votre journée.

La méthode Pomodoro a été inventée en 1980 par Francesco Cirillo, un étudiant italien qui utilisait un minuteur de cuisine en forme de tomate pour chronométrer son temps de travail.

Elle consiste à découper le temps en périodes de concentration de 25 minutes, entrecoupées de pauses courtes de 5 minutes. Après 4 pomodoros de 25 minutes, soit 1 heure de travail, la pause est plus longue (de 15 à 30 minutes).

L’objectif de ces sessions courtes est d’optimiser la concentration sur une mission précise, sans laisser le temps au cerveau de penser à autre chose. En effet, lorsque vous avez 25 minutes pour terminer une tâche, vous n’avez pas le temps de flâner ou de consulter vos réseaux sociaux, car chaque minute compte.

Les pauses de 5 minutes permettent ensuite de relâcher la pression, le temps de faire quelques étirements, de retirer vos yeux de l’écran, de faire un ou deux exercices, ou encore d’aller chercher une boisson ou un en-cas. En clair, elle est suffisante pour reposer vos yeux et votre cerveau, mais pas trop longue, afin que vous puissiez repartir facilement au travail, sans commencer à procrastiner. 
En clair, ce rythme permet de conserver votre concentration et votre énergie, d’éviter le surmenage, et d’avoir constamment une vision claire de votre temps de travail.

La matrice Eisenhower est inspirée d’une phrase qu’aurait prononcé l’ancien président américain Dwight D. Eisenhower : “Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent est rarement important”.

Elle consiste à prioriser les tâches à accomplir en les plaçant sur une matrice à quatre cases : 

• Urgent
• Pas urgent
• Important
• Pas important

Quatre actions découlent alors de cette matrice : 

• Urgent et important = à faire tout de suite.
• Pas urgent et important = à planifier pour plus tard.
• Urgent et pas important = à déléguer.
• Pas important et pas urgent = à éliminer.

Cet outil de priorisation des tâches est particulièrement efficace pour améliorer votre gestion du temps, car elle vous permet de vous concentrer sur ce qui importe vraiment, tout en respectant vos deadlines.

Le Time Boxing

Le Time Boxing est une stratégie basée sur le découpage d’une journée de travail en blocs de temps. Vous définissez une plage horaire précise pour accomplir une tâche, et vous respectez cette limite quoi qu’il arrive. Une fois que le bloc de temps est terminé, vous vous consacrez à une autre mission, avec un nouveau bloc.

Cette technique est idéale si vous souhaitez diviser une mission importante en plusieurs petits éléments afin de ne pas vous décourager. Si la tâche est la rédaction d’un article de blog, vous pouvez par exemple définir plusieurs blocs : 

• La préparation du plan
• La rédaction 
• Les corrections
• Le maillage interne
• L’intégration des images
• La mise en page et la publication

Ce découpage permet d’éviter la procrastination car vous savez exactement à quelle étape du processus vous vous situez, et le temps restant pour arriver au bout.

Le Time Blocking

Le Time blocking consiste à bloquer des plages horaires dans votre agenda afin de les consacrer à certaines activités. Le concept est assez similaire à celui du time boxing, mais se distingue par sa souplesse. En effet, le time blocking permet de réserver du temps pour des tâches, mais de manière plus générale et plus souple que le time boxing. 

Par exemple, le time blocking peut être utile pour planifier votre semaine avec une organisation telle que “mardi matin : lecture des mails”, ou encore “jeudi après-midi : planning éditorial”. Ces concepts sont assez larges et n’ont pas d’horaires vraiment définis. A contrario, le time boxing pourrait se présenter de la façon suivante : “de 8h à 8h45 : écriture du plan détaillé”, “de 8h45 à 9h30 : rédaction de la partie 1”.

La méthode Eat The Frog, ou “Avaler le Crapaud” en français a été popularisée par Brian Tracy dans son livre “Eat that Frog! : 21 great ways to stop procrastinating and get more done in less time”.

Inspiré par une citation de l’auteur américain Mark Twain, il a élaboré cette technique de gestion du temps qui consiste à effectuer les tâches les plus complexes et les plus importantes au début de votre journée de travail. L’idée est de se débarrasser tout de suite du pire, afin que toutes les autres tâches paraissent plus simples ensuite. C’est comme se dire : “Si vous commencez votre journée par manger un crapaud vivant, tout ce qui arrivera ensuite ne sera pas si terrible que ça”.

Le principe est assez bien pensé, car vous profitez du début de la journée, là où votre énergie et votre concentration sont au plus haut, pour remplir les missions les plus lourdes. Vous continuez ensuite vos tâches avec un sentiment de soulagement, ce qui permet de réduire votre stress et de rester efficace jusqu’au soir.

La loi de Pareto, inspirée de l’économiste italien Vilfredo Pareto, se base sur le principe du 80%-20%. Dans le monde du travail, cela peut se traduire de différentes façons, comme :

• 20% de vos clients génèrent 80% de votre chiffre d’affaires.
• 20% de vos tâches produisent 80% de vos résultats.

Pour optimiser votre time management à l’aide de la loi de Pareto, vous devez identifier les 20% de vos tâches les plus prolifiques pour votre activité et consacrer un maximum de temps dessus.

Tout comme la technique Eat The Frog, il s’agit ici de prioriser les missions qui ont la plus grande importance. Le reste peut être fait en fin de journée, décalé ou délégué.

La première étape pour mettre en place une bonne stratégie de time management est de réaliser un audit du temps que vous passez à travailler. Pour cela, répondez aux questions suivantes : 

• Combien d’heures passez-vous à travailler chaque jour ?
• Quels sont vos horaires de travail ?
• Quelles sont les tâches que vous devez effectuer ?
• Combien de temps passez-vous sur chaque tâche ?
• Quelles sont vos dates butoirs pour chaque tâche ?

Cette analyse vous permettra de découvrir les domaines qui vous prennent trop de temps et font baisser votre productivité. Vous pouvez par exemple vous rendre compte que vous pouvez automatiser ou déléguer certaines tâches qui sont chronophages, et ainsi améliorer votre organisation.

Classer vos tâches par ordre de priorité est indispensable pour optimiser votre gestion du temps et respecter vos deadlines. Pour cela, vous pouvez utiliser plusieurs outils et méthodes que nous avons cités dans cet article. La méthode Eisenhower vous aide par exemple à prioriser vos missions, et les outils de gestion de projet vous offrent une vision globale de votre avancée et un suivi clair.

Si vous n’avez jamais utilisé de méthode de time management, vous pourrez avoir besoin d’en tester plusieurs avant de trouver celles qui vous conviennent. N’hésitez pas à organiser une journée de travail avec la méthode Pomodoro, puis une autre avec la méthode des blocs, Eat The Frog, Pareto… Identifiez ensuite la technique avec laquelle vous êtes à l’aise et qui vous permet d’avancer le plus efficacement.

Vous pouvez également personnaliser une méthode déjà existante, afin de l’adapter à vos préférences. Certains travailleurs utilisent par exemple la méthode Pomodoro, mais changent le chronomètre de 25/5 pour un rythme différent qui leur convient mieux.

La planification est une étape indispensable pour optimiser votre time management, et ce, quelle que soit la méthode de travail que vous choisissez. Avant de commencer votre journée, établissez un plan d’action. Ce plan contient toutes les tâches à accomplir, dans l’ordre, le temps passé sur chacune d’entre elles et les ressources nécessaires pour atteindre vos objectifs. Il est important que ce plan soit réaliste et atteignable en fonction de vos moyens et des outils dont vous disposez. 
Pour gagner du temps le matin et commencer dans de bonnes conditions, vous pouvez planifier votre journée la veille. Ainsi, vous vous réveillez chaque matin avec une charge mentale en moins, car votre plan est déjà prêt, il ne vous reste plus qu’à passer à l’action.

La maîtrise de votre temps de travail est plus qu’une contrainte. Il s’agit d’une nécessité pour votre réussite professionnelle. Grâce aux stratégies et aux outils présentés dans cet article, vous pouvez tout mettre en œuvre pour organiser votre quotidien de la manière la plus efficace possible. Seul ou en équipe, apprenez à planifier vos jours et vos semaines, afin de remplir vos objectifs sans surmenage. Le secret du time management ? Travailler plus intelligemment, pas plus longtemps.

Pour cela, chaque gain de temps compte — y compris dans la gestion des documents. Grâce à des outils comme Yousign, vous pouvez fluidifier vos processus de validation et de signature, tout en garantissant sécurité et conformité.