Quel que soit votre secteur d’activité, vous vous êtes déjà forcément questionné à propos de l'innovation, de son intérêt pour pérenniser votre entreprise ou encore pour simplifier le quotidien des équipes.
L’exemple de la signature physique de documents (contrats, bons de commande, compromis, promesses de vente…) est assez éloquent car il s’agit typiquement d’actions énergivores et chronophages. Il faut suivre les documents à la trace, s’assurer que toutes les parties prenantes ont bien signé, imprimé, scanné, envoyé, puis attendre les différents retours… Bref, signer un document physiquement peut faire perdre un temps précieux à vos équipes.
Les solutions de signature électronique vous permettent de digitaliser ces processus manuels, tout en ouvrant la porte à l’automatisation de vos processus d’entreprise.
Qu’est-ce que l’automatisation ? En quoi peut-elle aider toutes les entreprises à innover ? En quoi consiste-t-elle réellement ? Voici donc les questions auxquelles nous répondons dans cet article.
Automatiser pour se libérer des tâches à faible valeur ajoutée
Un exemple d’automatisation souvent cité est le copié-collé, qui est géré dans son intégralité par l’ordinateur. Ainsi, plus besoin de recopier “bêtement” un texte : en quelques clics de souris, le tour est joué. Aujourd’hui ce réflexe est tellement ancré dans nos usages qu’il serait difficile de revenir au temps de la recopie manuelle et donc non automatisée.
Ici nous allons nous concentrer sur l’automatisation des processus - un processus représente les activités de l’entreprise avec les étapes, les acteurs et les outils associés.
En règle générale, l’automatisation des processus vise à simplifier la vie des équipes en réduisant les tâches répétitives et sans valeur ajoutée. Typiquement, les logiciels d’automatisation se concentrent sur toutes les tâches dites administratives, de rappel, d’interconnexion, bref tout ce qui fait perdre du temps inutilement à un collaborateur.
Dans un contexte professionnel, l’automatisation a plusieurs applications pratiques. En général, les premiers processus que l’on souhaite automatiser pour gagner du temps incluent un nombre conséquent d’échanges papiers et/ou e-mail. L’idée est de transformer cette fiche papier en un formulaire unique, accessible en ligne et qui actionnera le démarrage du processus digitalisé.
Pour prendre un cas lié aux ressources humaines, la production d’une note de frais est un processus qui dans certaines entreprises est 100% automatisé au moment du dépôt de la demande par l’employé. Un peu à l’image d’une série de domino dans laquelle chaque domino qui tombe entraîne la chute de l’autre, la soumission du formulaire par l’employé déclenche une série d’actions automatique qui aboutissent à l’acceptation ou au refus de la note de frais avec, à son terme, une signature électronique qui accélère encore l’exécution du processus.
Les équipes commerciales ont recours à ce procédé notamment dans la gestion des e-mails qu’ils envoient à leurs prospects ou à leurs clients.
Certaines solutions appelées BPM (Business Process Management) telles qu’Iterop permettent de digitaliser et de gérer l’ensemble des processus métiers avec à la clé des résultats probants pour les entreprises qui adoptent de telles solutions :
- Plus de visibilité
- Plus de rentabilité
- Plus de performance
- Plus de traçabilité
- Plus d’agilité
“L’automatisation a longtemps bénéficié d’une image négative dans l’imaginaire collectif avec la vision de ce robot qui remplace l’homme sur son poste de travail. Heureusement, cette perception a évolué et les acteurs comme Yousign et Iterop participent à ce changement. Nos solutions d’automatisation sont orientées sur les tâches sans intelligence et pensées pour aider les équipes à valoriser leur travail. C’est ce que l’on attend de la technologie finalement.”
Signature électronique et automatisation
Dans un parcours plus complexe et spécifique de signature, l’automatisation se veut plus transverse. La signature électronique permet d'accélérer l’approbation des contrats en automatisant la gestion de tous les processus de validation.
Concrètement, vous n’aurez plus besoin de vous déplacer physiquement d’un bureau à l’autre, vous pourrez suivre en temps réel l’avancement de toutes vos demandes de signature depuis l’application de signature électronique que vous avez choisie.
Toute automatisation - et celle des processus inhérents à la signature n’est pas une exception - se base sur des process robotisés calqués sur le réel.
Dans tout workflow de signature, il y a différents niveaux de signataires, et différents ordres de signature. Dans le cas des agences immobilières par exemple, un directeur d’agence doit signer un contrat de location en tant que validateur, alors que le locataire doit signer en tant que partie prenante. En plus de cela, il est possible que le validateur doive être le dernier à signer le contrat.
Signer électroniquement : comment ça marche ?
La digitalisation de la signature s’applique à tous les cas de figure, puisqu’il vous suffira de définir un ordre de signature au moment de créer vos demandes, et l’invitation à signer sera envoyée dans l’ordre que vous avez défini préalablement. À partir de ce moment-là, tous les signataires pourront signer depuis n’importe quel appareil, mobile ou fixe, à n’importe quel moment de la journée.
Il en va de même pour tout ce qui concerne les relances aux destinataires qui n’ont pas encore signé les documents qui les concernaient. Si un employé passe ¼ de son temps à faire de l’administratif, il y a fort à parier que les relances constituent une part non négligeable de ce triste état de fait. Pour un commercial ou un agent immobilier, dont le travail demande de plus en plus de mobilité et d’agilité, se consacrer à la relance administrative ne fait aucun sens et représente une perte de temps précieux.
C’est aussi pour cette raison que la signature électronique fait partie des outils d’automatisation essentiels. L’automatisation des relances permet aux entreprises et à leurs équipes de se concentrer sur l’essentiel en déléguant les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée.
Automatiser ses processus revient donc à optimiser sa gestion du temps, tout en gagnant en productivité et en efficacité.
Cela permet à tous les services dont le cœur de métier ne réside pas dans la gestion administrative, de consacrer du temps et de l’énergie à des projets plus innovants et essentiels à la préservation de votre efficacité comme mettre en place une veille sur les outils d’automatisation.
