Face aux enjeux de modernisation et de dématérialisation, le secteur public intègre de plus en plus d’outils numériques tels que la signature électronique. Avantages, services et mise en place : voici ce que vous devez savoir.
Qu’est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique, ou e-signature, n’est pas une simple image apposée sur un PDF. Il s’agit d’une véritable preuve numérique qui identifie le signataire et garantit l’intégrité du document. Il existe trois types de signatures électroniques, répondant à trois niveaux de sécurité :
La signature électronique simple (SES)
Elle permet au signataire de recevoir le document par mail et de signer avec un swip vers la droite. L’authentification OTP n’est pas obligatoire. Cette solution est la moins sécurisée, elle convient aux fichiers quotidiens, à faible enjeu juridique.
La signature électronique avancée (AES)
Elle est utilisée pour la majorité des échanges administratifs dans les entreprises privées et publiques. Elle permet de vérifier l’identité des signataires grâce à leurs papiers d'identité (pièce d’identité, passeport, titre de séjour…), et inclut l’authentification OTP. Après la validation des fichiers, un dossier de preuves est téléchargé, ce qui rend toutes les démarches traçables et archivées dans une base de données sécurisée.
La signature électronique qualifiée (QES)
Il s’agit du plus haut niveau de sûreté, adapté aux documents à forts enjeux juridiques. Cette e-signature équivaut légalement à une signature manuscrite. Chez Yousign, elle fonctionne avec un système de reconnaissance faciale pour identifier les signataires.
Le cadre légal de la signature électronique
La signature électronique est encadrée par un socle juridique français et européen. En Europe, c’est la réglementation eIDAS qui fixe des critères de conformité stricts. En France, ces règles sont appuyées par l’article 1367 du Code civil, qui garantit la valeur légale de la e-signature lorsqu’elle permet une identification claire des signataires, une procédure sécurisée et un archivage sûr.
Pour le domaine public, la signature électronique répond également à des textes spécifiques :
- Le Référentiel Général de Sécurité (RGS).
- Le Code de la commande publique.
- La circulaire du 5 novembre 2020.
Quels sont les avantages de la signature électronique dans le secteur public ?
Gain de temps
La signature électronique permet de gagner un temps précieux. Finis les délais liés à l’impression, la transmission et l’envoi postal des documents à signer. Cela concerne aussi les impressions, les scans et les échanges de mails. Avec la e-signature, les fichiers peuvent être validés en quelques clics, et les démarches administratives terminées en quelques minutes. Dans le public où les procédures sont souvent longues et complexes, cet avantage représente une avancée majeure.
Réduction des coûts
Qui dit économie de temps dit également économie d’argent. En effet, dématérialiser les flux administratifs permet d’utiliser moins de papier, d’encre et d’affranchissement. Les collectivités publiques peuvent donc réduire leurs coûts et gagner en productivité rapidement.
Sécurité juridique
La signature électronique est plus sûre qu’une signature manuscrite scannée lorsqu’elle est délivrée par un organisme certifié comme Yousign. Elle permet une identification fiable des signataires, une intégrité garantie pour les documents, et fournit une preuve juridique opposable.
Démarche écoresponsable
En plus de représenter des économies de temps et d’argent, la diminution des fournitures de bureau (papier, encre), ainsi que du transport s’inscrit dans la démarche écologique du domaine public.
Meilleure expérience pour les usagers et les agents
Digitaliser les procédés administratifs permet de fluidifier les échanges, de gagner du temps et donc d’améliorer la relation entre les usagers et les agents des services publics.
Pourquoi choisir Yousign pour la signature électronique dans le secteur public ?
Une solution française
Yousign est un prestataire français, disponible en France et dans plusieurs pays européens. Les administrations et collectivités publiques ont donc accès à un un service client et à un accompagnement 100% francophone, ce qui facilite les échanges.
Conforme aux réglementations en vigueur
Yousign est une plateforme de confiance, conforme au règlement eIDAS, et titulaire de toutes les certifications nécessaires pour garantir la validité légale des signatures dans les actes administratifs, les marchés publics, ou encore les contrats RH :
- Certificats qualifiés pour les signatures avancées et qualifiées
- Respect du RGS
- Conformité RGPD pour la protection des données
Des produits diversifiés pour répondre à tous les besoins
Yousign propose une palette complète d'outils, adaptés à tous les besoins des collectivités publiques comme des entreprises privées.
Trois niveaux de e-signature :
Comme nous l’avons vu au début de cet article, Yousign propose la signature simple, avancée ou qualifiée, en fonction du niveau de sécurité souhaité.
Il agit comme un tampon officiel pour une entreprise ou une organisation. Grâce à ce cachet, une administration, association ou encore collectivité peut authentifier un grand volume de document en une seule fois, sans avoir besoin d’apposer une signature individuelle sur chaque fichier. Il existe là encore trois niveaux : cachet simple, avancé, et qualifié.
Yousign Verify est un module de vérification d’identité en ligne, qui permet d’identifier les clients, les usagers et les entreprises, et d’assurer l’authenticité et l’intégrité des documents. Cet outil est particulièrement utile pour lutter contre la fraude documentaire, à laquelle les organismes publics sont souvent exposés.
Les services de Yousign sont disponibles via une application, mais également sous forme d’API afin de s’intégrer facilement aux logiciels internes des organismes et faciliter toutes les démarches au quotidien.
Comment mettre en place la signature électronique ?
Identifier les besoins spécifiques
Commencez par cartographier les besoins de votre organisation :
- Quels types de documents doivent être signés régulièrement ?
- Qui doit signer ? En interne ? En externe ?
- À quel rythme ?
- Quels sont les niveaux de sécurité attendus ?
Une mairie peut par exemple prioriser les arrêtés municipaux ou encore les contrats de travail de son personnel.
Choisir une solution conforme
Le respect du cadre légal est primordial. Cela inclut le règlement eIDAS, le RGS et le RGPD. Pour qu’une solution de signature électronique soit conforme, elle doit donc respecter toutes ces réglementations. C’est le cas de Yousign.
Configurer un circuit de signature
Avec Yousign, il est possible de créer des workflows de signature personnalisés. Par exemple : Directeur général de service > Maire > Service financier.
Les équipes peuvent mettre en place des rôles, selon les accès et les services, et configurer des schémas précis pour les flux administratifs.
Former et accompagner les agents
La réussite d’un projet de digitalisation repose énormément sur les utilisateurs. Il est essentiel de prévoir des sessions de formation pour les agents administratifs et de leur fournir un guide d’usage clair. Yousign propose un accompagnement dédié, avec un support client réactif afin de répondre à toutes les questions des agents.
Mesurer l’impact et ajuster
Après quelques semaines d’utilisation, il est intéressant de faire un bilan des documents signés, du temps gagné et du taux de satisfaction global, afin d’effectuer d’éventuels ajustements.
Conclusion
La signature électronique apporte de nombreux avantages au domaine public. Pour assurer une sécurité et une mise en place optimale, il est important de faire appel à une solution certifiée comme Yousign.
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FAQ
Quels sont les usages de la signature électronique dans le domaine public ?
Les arrêtés municipaux, les délibérations de conseils, les marchés publics, les contrats fournisseurs, les pièces justificatives dans des dossiers administratifs, ou encore les documents RH.
Peut-on intégrer les outils de Yousign dans des logiciels existants ?
Oui, Yousign propose une API et des intégrations faciles.
Les agents doivent-ils être formés ?
Pas forcément, car l’interface est intuitive. Cependant, une formation rapide peut faciliter l’adoption des outils et éviter les erreurs.
