Comment signer un bail étudiant en France avec une signature électronique ?

La signature d’un bail de location est une étape clé, tant pour les locataires que pour les bailleurs et les professionnels de l’immobilier. Pour les étudiants qui intègrent des universités loin du domicile familial, la distance peut être un frein aux démarches administratives. La signature électronique s’impose donc comme une solution efficace, car elle permet de valider un contrat locatif en quelques clics, sans avoir besoin de prendre un rendez-vous physique. Voici comment signer un bail étudiant électroniquement.

La signature électronique, aussi appelée e-signature, est un processus digital qui permet de valider des fichiers numériques. Elle est reconnue par la l’article 1367 du Code Civil et renforcée par le règlement européen eIDAS. De ce fait, lorsqu’elle est délivrée par une plateforme de confiance comme Yousign, elle a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.

La signature électronique se décline en trois niveaux de sécurité différents : 

• La signature simple

Le document est envoyé par email. Le destinataire signe avec un swip vers la droite, après avoir pris connaissance du fichier. Chez Yousign, vous pouvez choisir d’ajouter une authentification OTP, mais elle n’est pas obligatoire. Ce mode de signature est le plus basique, il est donc destiné aux fichiers du quotidien, qui ne présentent pas de risques financiers ou légaux.

• La signature avancée

Cette option offre un niveau de sécurité supérieure, car elle permet d’identifier le signataire grâce à un justificatif officiel et un code OTP. Vous pouvez ensuite télécharger votre document ainsi qu’un dossier de preuves qui permet d’assurer la traçabilité du procédé.

• La signature qualifiée

Cette méthode est la plus sécurisée de toutes. Elle se base sur un système de reconnaissance faciale par intelligence artificielle, et elle délivre un certificat qualifié. Il s’agit de l’option idéale pour signer les documents dont les enjeux sont les plus élevés.

La e-signature est reconnue légalement en France depuis la loi n°2000-230 du 13 mars 2000. Aujourd’hui, elle est encadrée par l’article 1367 du Civ, ainsi que par le règlement européen eIDAS. Il n’existe aucun texte de loi interdisant l’utilisation d’une e-signature pour signer un bail étudiant, ou tout autre contrat immobilier. Au contraire, la loi ELAN de 2018 encourage le processus numérique, notamment parce qu’il offre les avantages suivants :

Valider un bail étudiant avec une signature électronique représente un gain de temps considérable, tant pour le locataire que pour l’agence immobilière ou le propriétaire. Plus besoin d’imprimer pour les signer à la main, de scanner et de renvoyer par email, ou procéder à un envoi postal. Plus besoin non plus de se rendre physiquement dans une agence pour signer. Tout se fait en ligne, en quelques clics.

De nombreux étudiants quittent le domicile familial lorsqu’ils partent étudier dans une autre ville. La e-signature est donc parfaitement adaptée à leur mobilité, puisqu’elle évite de devoir être présent physiquement dans une agence. Il s’agit d’une solution en ligne, donc disponible quels que soient le lieu, l’heure, ou l’appareil.

Avec Yousign, les fichiers signés en ligne sont archivés de manière sécurisée. Les étudiants, les propriétaires et les agences peuvent donc consulter les contrats de location à tout moment, ce qui annule tout risque de perte.

Les signatures électroniques avancées et qualifiées offrent un niveau de sécurité particulièrement élevé. En effet, ces solutions répondent aux critères stricts de la réglementation eIDAS. De ce fait, les baux étudiants signés électroniquement ont la même valeur juridique que ceux signés manuellement. En plus de sa fiabilité, la e-signature est traçable, car les signataires peuvent télécharger un dossier de preuves qui répertorie chaque étape du processus, avec les dates précises.

Signer un bail étudiant avec une signature électronique permet de valider la procédure à distance. Même si le locataire n’a pas à se déplacer physiquement, il doit tout de même fournir toutes les pièces nécessaires à l’élaboration du contrat de bail : 

• Une pièce d’identité en cours de validité (CI, passeport, titre de séjour)
• Une attestation de scolarité ou un certificat d’inscription dans un établissement d’enseignement supérieur (pour prouver son statut)
• Un justificatif de domicile actuel (demandé par certaines agences)
• Un RIB pour faciliter les virements ou le prélèvement du loyer si ces modes de paiement sont sélectionnés
• Une attestation d’assurance habitation

La majorité des propriétaires et des agences de gestion locative demandent aux locataires de fournir des pièces justificatives relatives à leur garant : 

• CI, passeport ou titre de séjour
• Justificatif de domicile et de revenus
• Dernier avis d’imposition
• RIB

Le bailleur ou l’agence de gestion locative doivent également fournir plusieurs documents obligatoires :

• Le contrat de location
• La notice d’information légale (annexe au bail) 
• Le dossier des diagnostics techniques (DDT) : diagnostic de performance énergétique (DPE), constat de risque d’exposition au plomb (CREP), état des risques et pollutions (ERP), diagnostic électricité et gaz…
• L’état des lieux d’entrée

La rédaction d’un bail complet et conforme revient au propriétaire-bailleur ou à l’agence immobilière à qui il a confié son bien. Le bail numérique doit respecter les mêmes règles que n’importe quel autre contrat de location. Il doit comporter les éléments suivants : 

La nature et la durée du bail

• Bail non meublé : 3 ans minimum
• Bail meublé : 1 an minimum
• Bail étudiant : 9 mois minimum

Toutes les informations relatives au bien : 

• Destination du logement (habitation, usage commercial)
• Adresse, étage
• Type de logement (copropriété, maison individuelle)
• Surface habitable en m² et nombre de pièces
• Année de construction
• Montant du loyer et des charges locatives
• Mode de paiement du loyer et des charges locatives, et date
• Travaux effectués avant la signature du bail
• Performance énergétique

Une fois que le bail étudiant est rédigé, il est envoyé au futur locataire par mail. Celui-ci doit vérifier que le document est complet et qu’il ne contient aucune clause abusive. En effet, la signature engage la responsabilité du locataire, il doit donc l’apposer en connaissance de cause.

Dans la majorité des cas, c’est la signature électronique avancée qui est utilisée pour signer un bail étudiant. Le locataire doit donc envoyer sa pièce d’identité pour qu'elle soit vérifiée par la plateforme (Yousign par exemple). Il procède ensuite à une authentification OTP.

La validation s'effectue avec un swip vers la droite. Il est ensuite possible de télécharger le document et le dossier de preuves.

Yousign est une entreprise française, présente en France, en Allemagne, en Italie et en Espagne. Que vous soyez un propriétaire, une agence immobilière ou un particulier, vous avez donc accès à une plateforme 100% en français, ainsi qu’un support client français pour répondre à toutes vos questions.

Une e-signature n’a de valeur légale que si elle est délivrée via un prestataire certifié. C’est le cas de Yousign, qui respecte la réglementation eIDAS, qui encadre l’usage des e-signatures à l'échelle européenne. De ce fait, utiliser Yousign permet : 

• De signer légalement dans tous les pays européens
• D’obtenir un dossier de preuves qui répertorie les fichiers, les signatures et les dates
• De retrouver facilement chaque bail étudiant grâce à l’archivage sécurisé

Yousign propose une gamme de services complète, capable de répondre aux besoins des professionnels comme des particuliers.

La signature électronique

Produit phare de Yousign, elle s’adapte à n’importe quel utilisateur : particulier, entreprise, éditeur de logiciel, plateforme de dématérialisation partenaire. Grâce à ses trois niveaux de sécurité (simple, avancée, qualifiée), elle répond à tous les besoins : 

• Signer de manière sécurisée et légale
• Obtenir une authentification fiable
• Intégrer l’outil à n’importe quel secteur de métier

Pour les étudiants, elle permet de signer un bail en quelques clics. Pour les professionnels de l’immobilier, elle permet de : 

• Faire signer des baux rapidement, même à distance
• Sécuriser la gestion des mandats, des états des lieux, des quittances…
• Automatiser l’envoi et le suivi des fichiers à signer

Elle est accessible en ligne grâce à une application, mais existe aussi sous forme d’API afin de s’intégrer facilement aux outils internes de n’importe quelle entreprise.

Le cachet électronique qualifié

Ce cachet est une sorte de tampon officiel pour une entreprise. Il identifie formellement une personne morale, comme une société, une agence ou un organisme. Il permet à une agence immobilière de certifier l’origine des documents qu’elle envoie, comme des relances de loyers, des avis d’échéances, ou encore des baux d’habitation. Le cachet électronique est très pratique pour réduire les risques de fraude, gagner en temps et en productivité, et garantir l’intégrité des documents numériques. Tout comme la signature électronique, il se décline en trois niveaux de sécurité : 

• Simple : sécurité moyenne, horodatage qualifié optionnel, norme ETSI EN 319 421, sans certificat électronique propre à la personne morale.
• Avancé : sécurité élevée, horodatage qualifié inclus, norme ETSI EN 319 421, identification à distance, certificat de niveau LCP.
• Qualifié : sécurité maximale : horodatage qualifié inclus, norme ETSI EN 319 421, identification à distance équivalente à un face-à-face physique, certificat de niveau QCP-I-qscd.

Yousign Verify

Yousign Verify est une solution d’identification qui s’intègre parfaitement aux outils internes des agences immobilières. Elle réunit en une seule API toutes les vérifications nécessaires, ainsi que la signature électronique. Ainsi, les agences peuvent identifier formellement les signataires, authentifier les documents, et vérifier les entreprises : 

• Vérification d’identité : image check; video check, face match.
• Contrôle des documents et des données : Analyse de la conformité, de l’intégrité, du format et de la cohérence des informations.
• Vérification des entreprises : conformité légale des entreprises, données fiables sur les représentants légaux.

Signer un bail étudiant avec une signature électronique est un processus sécurisé et fiable, dans la mesure où vous utilisez un prestataire certifié comme Yousign. Les étapes sont simples et s’adaptent aussi bien aux locataires qu’aux professionnels de l’immobilier.