Contrôle URSSAF : comment bien s’y préparer ?

L'URSSAF (Union de Recouvrement des cotisations de Sécurité Sociale et d'Allocations Familiales) est l'organisme qui collecte et contrôle les contributions sociales et les cotisations dues par toute entreprise, association, personne travaillant en tant qu'indépendant, et employeur.

Elle finance la protection sociale (maladie, retraite, famille, accidents du travail) en s'assurant que chacun déclare correctement ses rémunérations et règle les montants dus dans les délais. Au-delà du recouvrement, l'URSSAF conseille chaque cotisant sur ses droits et obligations, accompagne les évolutions (déclarations nominatives simplifiées ou DSN, exonérations, aides à l'embauche), lutte contre le travail dissimulé et sécurise les pratiques via des rescrits et réponses écrites.

Elle intervient pour toutes tailles de structures, de la TPE à l'ETI, et pour tous secteurs (BTP, HCR, professions libérales, commerce, industrie, associations).

Un contrôle URSSAF vise à vérifier la conformité de vos déclarations sociales et de vos pratiques RH. L'objectif est d'identifier d'éventuels écarts afin de les corriger. Parfois, il s'agit d'une simple erreur de paramétrage de paie, par exemple. Les contrôles visent également à garantir l'équité entre chaque cotisant et à protéger les droits sociaux des salariés.

La procédure peut être menée sur pièces (à distance) ou sur place (dans vos locaux ou chez votre cabinet de paie). Elle s'inscrit dans le cadre de la charte du cotisant contrôlé, document de référence qui définit vos droits et obligations tout au long du processus.

Il permet de s'assurer que :

• Les bases et assiettes soumises à cotisations sont exactes.
• Les taux, réductions et exonérations sont appliqués à bon droit, avec documents probants à l'appui.
• Les procédures internes (contrats, suivi du temps, politique, frais, charte télétravail) produisent des justificatifs opposables.

À la suite d'un contrôle, trois issues principales sont possibles :

• Absence de suites (conformité constatée).
• Régularisation amiable (avec ou sans pénalités selon les cas).
• Redressement avec mise en demeure.

Le cotisant dispose toujours de voies de recours (droit au contradictoire) : observations, CRA, contentieux.

Même si chaque contrôle peut présenter des différences et des spécificités, certains éléments sont systématiquement vérifiés, tels que :

• Paie et DSN : cohérence entre les journaux de paie, bulletins et DSN, exactitude des assiettes, des plafonds, des taux et des régularisations, traitement des primes, gratifications et rémunérations variables, appui du comptable pour les rapprochements.
• Temps de travail et majorations : présence et fiabilité des pointages/plannings, conformité des heures supplémentaires ou complémentaires, suivi des forfaits jours (entretiens annuels, charge de travail).
• Frais professionnels : existence d'une charte écrite, respect des barèmes, présence des justificatifs (dates, montants, nature), distinction claire entre remboursement de frais (exonéré) et avantage (assujetti).
• Avantages en nature (ATN) : méthodes de valorisation (logement, véhicule, repas, outils), application des barèmes, traçabilité des mises à disposition.
• Contrats & statut des personnes : DPAE, CDD, alternance, stages, avenants ; réalité de l'autonomie des prestataires indépendants pour écarter le risque de salariat déguisé (subordination, horaires imposés, exclusivité).
• Protection sociale complémentaire et épargne : conformité des régimes frais de santé/prévoyance (caractère collectif et obligatoire, catégories objectives) et traitement des dispositifs d'épargne salariale selon les règles sociales en vigueur.
• Dispositifs d'allègement/exonération : éligibilité (critères, seuils, zones, publics), traçabilité des calculs et conservation des pièces justificatives.

Il s'agit du format de contrôle le plus fréquent pour les entreprises de type PME et TPE. L'URSSAF vous envoie un avis de contrôle et une liste de documents à télécharger et transmettre (exports de paie / déclarations nominatives simplifiées, contrats, pointages, notes de frais, charte télétravail, politiques internes).

L'agent de contrôle analyse vos déclarations, vérifie les cotisations sur la période contrôlée, et échange avec vous par mail ou via une plateforme sécurisée.

Les déclencheurs les plus courants sont les incohérences détectées en DSN, l'application d'exonérations en faveur du cotisant (réduction générale, zones, alternance), les variations de masse salariale, les retards de paiement, ou encore une erreur de paramétrage.

Lors d'un contrôle sur pièces, vous devez fournir des copies lisibles des documents, datées, traçables, avec une nomenclature claire et, idéalement, un index récapitulatif. Désignez un interlocuteur unique côté employeur (RH ou comptable par exemple) pour centraliser les envois et tenir un journal (quoi, à qui, quand). Cette procédure facilite le contradictoire si un montant est discuté.

Un contrôleur URSSAF effectue une visite de votre entreprise aux dates fixées dans l'avis de contrôle. Il peut réaliser des entretiens (RH/paie/management), demander des accès encadrés à vos outils (SIRH, logiciel de paie, badgeuse) et consulter des originaux.

Les éléments analysés sont généralement les suivants : cohérence paie-DSN, temps de travail, heures supplémentaires ou forfait jours, frais pro/ATN, contrats et avenants, protection sociale complémentaire, recours aux indépendants/sous-traitants.

Pour vous organiser de manière optimale, nous vous conseillons de réserver une salle dédiée, préparer à l'avance les exports, nommer un référent capable d'obtenir rapidement les pièces manquantes, et conserver une trace écrite de chaque étape. En cas de désaccord, l'échange contradictoire permet de produire la preuve avant toute décision de redressement.

L'URSSAF peut concentrer son analyse sur un thème en particulier. Par exemple les cotisations sur frais professionnels, les avantages en nature, les forfaits jours, un dispositif d'exonération, ou la protection sociale complémentaire (collectif/obligatoire, catégories objectives).

Les entreprises peuvent alors savoir exactement ce qui est attendu, et ainsi rassembler un dossier de preuve par thème (politique écrite, justificatifs, barèmes, preuve de remise/signature).

Vous recevez un avis de contrôle (périmètre, période, modalités : sur pièces / sur place, coordonnées de l'agent). Dès la réception, vous effectuez les actions suivantes :

• Désignez un référent (RH, administrateur finance, comptable) et un suppléant, afin de gérer la procédure étape par étape.
• Créez un dossier "Contrôle URSSAF - AAAA" avec une arborescence standard (paie, DSN, contrats, avenants, temps de travail, frais, ATN, sous-traitance, protection sociale complémentaire, contrôle précédent, charte, politiques internes).
• Établissez un calendrier partagé (dates des remises, jalons internes, disponibilités de l'employeur pour une éventuelle visite de l'agent URSSAF), et une procédure de réponse.
• Collectez les pièces de base : exports DSN (mois concernés), journaux / états de paie, liste des salariés, contrats / avenants, DPAE, pointages / plannings, politique frais, justificatifs significatifs (exemple : gros montant), régimes mutuelle / prévoyance.

Lors de l'ouverture (échange initial ou première visite), l'inspecteur précise ses attentes et peut demander des compléments.

• Montrez votre organisation : plan du dossier, index des pièces, personnes ressources, règles internes (charte, code).
• Remettez des listes "maîtres" : liste salariés (par établissement), mapping rubriques paie, DSN, inventaire des avantages en nature, récapitulatif des dispositifs d'exonération utilisés.
• Cadrez les accès (si sur place) : accès lecture SIRH / paie, exports CSV / PDF, salle dédiée.

Le contrôleur confronte paie, déclarations sociales nominatives, contrats et politiques internes. Les axes classiques sont les suivants :

• Paie / DSN : cohérence entre les assiettes, les plafonds et les taux de cotisations, primes et variables, régularisations, retours DSN.
• Temps de travail : pointages, heures sup./compl., forfait jours (entretiens annuels, charge, durée, conformité au Code de la Sécurité sociale).
• Frais professionnels : politique écrite / charte, justificatifs, barèmes, distinction remboursement/avantage.
• ATN : méthode (barèmes logement/véhicule/repas/outils), traçabilité des mises à disposition.
• Protection sociale complémentaire : caractère collectif/obligatoire, catégories objectives, dispenses.
• Sous-traitance/indépendants : réalité de l'autonomie, lien de subordination, risque de travail dissimulé.

L'URSSAF peut également utiliser des méthodes de vérification par échantillonnage et extrapolation pour alléger la charge de fourniture de pièces. Vous pouvez vous y opposer par écrit si vous le souhaitez.

Il s'agit d'une phase d'allers-retours où l'entreprise peut expliquer, contextualiser et apporter des preuves.

• Centralisez toutes les réponses par le référent, nommez clairement les fichiers et indiquez la période et le montant concernés.
• Si une demande paraît hors périmètre, demandez des précisions par écrit et proposez, si besoin, des extraits anonymisés.
• Quand un point est sensible, joignez la règle écrite (charte, accord, note interne), l'exemple chiffré, et la preuve de remise/signature.

À l'issue de l'analyse, l'URSSAF transmet une lettre d'observations listant les points relevés et les montants envisagés.

• Lisez-la point par point : base légale invoquée, méthode de calcul, périodes, pièces examinées.
• Classez les points : acceptés (erreur avérée), contestables (interprétation, pièces manquantes), calcul à vérifier.
• Préparez votre plan de réponse : qui traite quel point, quelles pièces supplémentaires, quel argumentaire (texte, jurisprudence, usage, preuve matérielle).

Vous disposez d'un délai de 30 jours (extensible à 60 jours sur demande) pour formuler des observations (réponse écrite + pièces). Cette phase s'appelle la période contradictoire.

• Structurez votre courrier : rappeler le point, apporter la preuve, proposer la régularisation si nécessaire (avec votre calcul).
• N'envoyez pas de pièces brutes sans contexte : joignez une note explicative et surlignez ce qui prouve votre position.
• Si vous corrigez un paramétrage (paie/DSN), indiquez la mesure corrective et la date d'effet.

Un ton factuel et sourcé (documents, barèmes, accords) augmente vos chances de réduction ou abandon du redressement.

Selon les réponses et échanges, l'URSSAF peut prendre trois types de décision :

• Sans suite : aucun redressement retenu.
• Régularisation amiable : vous payez les montants convenus, parfois avec minoration de pénalités en cas de bonne foi et correction rapide.
• Mise en demeure : si le désaccord est persistant, un agent URSSAF notifie les sommes réclamées, et ouvre alors les voies de recours formelles.

Dans tous les cas, consignez les leçons opérationnelles (process, modèles, paramétrage) pour éviter la réapparition des points.

Si vous contestez la mise en demeure :

• Commission de Recours Amiable (CRA) : dossier argumenté, pièces, calculs alternatifs. L'objectif est d'obtenir une révision partielle ou totale. La CRA dispose d'un délai d'un mois pour statuer (silence valant rejet).
• Contentieux (à défaut) : juridiction compétente (tribunal judiciaire), avec représentation conseillée (avocat). Vous disposez de 2 mois après la décision de la CRA pour saisir le tribunal.

Même en recours, poursuivez le plan correctif interne : cela crédibilise votre démarche et sécurise vos pratiques pour l'avenir (paiement des cotisations, paramétrage DSN).

Avec Yousign (Youtrust), votre entreprise produit en quelques secondes la preuve opposable qu'un document a été remis et accepté, ce qui fluidifie les contrôles et le dialogue contradictoire avec l'inspecteur / contrôleur.

La plateforme Yousign permet d'établir un journal d'audit complet (horodatage, identité du signataire, empreinte du fichier) et de conserver l'intégrité des documents. Vous prouvez l'authenticité de chaque document et avenant et le respect du droit applicable (règlement eIDAS).

Tous vos contrats, avenants, politiques RH et attestations sont signés et horodatés au même endroit. Plusieurs fonctionnalités vous permettent de les retrouver rapidement, comme la recherche par mots-clés, les filtres et les liens partageables pour fournir instantanément la bonne pièce à l'agent URSSAF.

Yousign permet de créer des modèles réutilisables avec champs obligatoires, des circuits d'approbation et des rappels automatiques. L'API Yousign permet d'industrialiser l'onboarding (DPAE, remise de chartes, avenants) et de tracer chaque étape.

Le contrôle URSSAF se prépare en amont, grâce à des dossiers structurés et des preuves horodatées et traçables. En utilisant un outil de signature électronique certifié eIDAS comme Yousign (Youtrust), vous vous assurez de la validité et de la traçabilité de vos documents, afin d'optimiser les contrôles et d'éviter les risques de redressement.

Une bonne préparation vous permet également de dialoguer sereinement avec l'inspecteur, de réduire la durée du contrôle et de sécuriser vos pratiques RH pour l'avenir.