Im Zuge der Digitalisierung vervielfältigen die Unternehmen ihre Tools, die sie täglich benutzen. Was ist das Ergebnis? Ständiges Hin- und Herwechseln zwischen Mailbox - Slack - GoogleMeet - wieder Mailbox - Ihrem CRM - Dashboards - GoogleSheets...
🕰️ Wie viel Zeit verlieren Sie damit, von einem Tool zum anderen zu wechseln, sich zu anzumelden, Daten zwischen Ihren Tools abzugleichen, um einen Gesamtüberblick über den Signaturstatus Ihrer Dokumente zu erhalten? Das Alles sind nicht wertschöpfende Aufgaben, von denen Sie sich jetzt befreien können, indem Sie sie einfach automatisieren.
Ich lese in Ihren Augen Sätze wie "Ich kann nicht codieren" oder "Ich habe keinen Entwickler zur Verfügung", aber stopp! Sie müssen nicht viel investieren, nicht codieren können und auch keine Entwicklerteams mobilisieren. In diesem Artikel teilen wir mit Ihnen die fünf besten Anwendungsfälle...die dank eines No-Codes sofort zugänglich sind. Details zu diesem Jargon finden Sie etwas weiter unten ⬇.
Wenn Sie unsere Zapier-Schnittstelle verwenden, reichen ein paar Klicks, um die zeitaufwändigsten Aufgaben zu automatisieren und mehr Gelassenheit bei der Verwaltung Ihrer Verträge zu gewinnen.
Inhaltsverzeichnis
1️⃣ Verfolgen Sie die Unterzeichnung Ihrer Verträge mit Yousign von Ihrem CRM aus 🔎
2️⃣ Lassen Sie sich in Echtzeit über die Unterzeichnung eines Vertrags benachrichtigen 🚨
3️⃣ Erstellen Sie Unterzeichnerkontakte aus Ihren Business-Tools 👤
4️⃣ Zentralisieren Sie Informationen und teilen Sie sie intern mit anderen Stakeholdern 🤝
5️⃣ Automatisieren Sie das Hochladen Ihrer signierten Dokumente und Beweisakten ⬇️
No code: neue Möglichkeiten
💡 Kennen Sie schon No-Code-Tools? Sie verbinden Ihre Tools miteinander und geben sich die Freiheit, Ihre Workflows individuell zu automatisieren, ohne eine einzige Zeile zu codieren, nur durch das Verschieben von Blöcken!
Wir haben unsere Lösung für die elektronische Signatur mit dem führenden No-Code-Tool Zapier verbunden, um Ihnen das Leben zu erleichtern und Ihre Effizienz zu steigern, indem Sie mit wenigen Klicks Automatisierungen rund um Ihre Verträge erstellen können. Sie werden sehen, einfacher geht es nicht!
Unser Yousign x Zapier Connector gibt Ihnen Zugang zur Bibliothek von +3000 über Zapier verfügbaren Anwendungen und eröffnet Ihnen damit alle Möglichkeiten, Ihre besten "Zaps" (so nennt man die Kombination von Yousign und einem anderen Tool über Zapier) zu erstellen, die auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.
1️⃣ Verfolgen Sie die Unterzeichnung Ihrer Verträge mit Yousign von Ihrem CRM aus 🔎
Die Vertriebsteams gehören zu denjenigen, die die meisten Tools im Unternehmen nutzen, aber ihr Schlüsselwerkzeug ist natürlich ihr CRM, um den Fortschritt der Aktionen und die Umwandlung der Leads genau zu verfolgen. Nun ist die Konvertierung ein Ereignis, das von der Unterzeichnung eines Vertrags abhängt, die in Yousign stattfindet.
Mit unserer Zapier-Schnittstelle ist es möglich, die Verfolgung der Vertragsunterzeichnungen mit Yousign in Echtzeit direkt in Ihrem CRM zu zentralisieren. ✨
Der neue Workflow
Der Unterzeichnungsstatus Ihres Vertrags wird automatisch in Ihrem CRM aktualisiert . Unser Video etwas weiter unten, zeigt Ihnen wie das funktioniert👇.
Zunächst einmal 2 gute Gründe, Yousign und Ihr CRM zu verbinden.
- Schnelligkeit: Erhalten Sie schnelle Rückmeldungen in Ihrem Vertrieb und verkürzen Sie die Länge Ihrer Verkaufszyklen.
- Skalierbarkeit: Boosten Sie Ihr Unternehmen und vervielfachen Sie Ihre Verkaufschancen, ohne Ihre Sales-Teams mit nicht wertschöpfenden Aufgaben zu belasten.
Hier eine unvollständige Liste der 5 CRMs, die auf Zapier am häufigsten verwendet werden und die Sie leicht mit Yousign verbinden können:
✔ Pipedrive
✔ Zoho CRM
✔ Dubsado
✔ Salesforce
✔ Wix Automations
2️⃣ Benachrichtigungen in Echtzeit erhalten, wenn ein Vertrag unterzeichnet wird 🚨
Wie verfolgen Sie den Fortschritt der Unterzeichnung eines dringenden Vertrags? Manuell, indem Sie sich mehrmals auf Yousign einloggen? Täglich, in der Erwartung, dass sich der Status endlich ändert?
Mit unserer Schnittstelle werden Sie in Echtzeit über wichtige Ereignisse in Ihren Verträgen (Statusänderung, Unterzeichnung) benachrichtigt, ohne sich in Ihre Yousign-Anwendung einloggen zu müssen ✨
Der neue Workflow
Sobald ein Vertrag unterzeichnet wurde oder sich der Status Ihrer Signatur-Anfrage geändert hat, erhalten Sie eine Echtzeit-Benachrichtigung auf Slack oder Teams. Unser Video etwas weiter unten zeigt Ihnen konkret, wie das geht👇.
2 gute Gründe, Yousign mit Ihren Kommunikationsmitteln zu verbinden.
- Reaktivität: Reagieren Sie auf Ereignisse in Bezug auf die elektronische Unterzeichnung Ihrer Verträge in Echtzeit, ohne Zeit für Ihre Projekte zu verlieren.
- Zusammenarbeit**: Handeln Sie schneller, indem Sie Ihre Benachrichtigungen auf Teamebene mit anderen wichtigen Stakeholdern teilen.
Hier ist eine Liste der fünf Kommunikations-Tools, die in Zapier am häufigsten zur Erstellung von Benachrichtigungen verwendet werden und die Sie leicht mit Yousign verknüpfen können :
✔ Slack
✔ Gmail
✔ Discord
✔ MS Outlook
✔ Zoom
3️⃣ Erstellen Sie Ihre Signatur-Empfänger aus Ihren Business-Tools 👤
Um eine Anfrage zur Signatur an einen neuen Kontakt zu senden, mussten Sie alle seine Informationen manuell aus Ihren Business-Tools (CRM, HRIS, ERP...) in Ihre Yousign-Anwendung eingeben... so war das zumindest früher!
Mit unserer Schnittstelle werden Ihre in Ihren Business Tools vorhandenen Kontakte sowie ihre Informationen automatisch in Yousign eingefügt. Somit wird Ihnen die Erstellung Ihrer Signatur-Anfragen um Einiges erleichtert ✨
Der neue Workflow
Wenn also ein neuer Kontakt in Ihr CRM hinzugefügt wird, wird er automatisch auch in Ihrer Yousign-Anwendung erstellt, ohne dass Sie einen einzigen Klick vornehmen müssen. Wenn Sie eine Signatur-Anfrage erstellen möchten, um ihm das zu unterzeichnende Dokument zukommen zu lassen, wählen Sie ihn einfach aus der Liste Ihrer Kontakte aus. Etwas weiter unten, finden Sie hierzu ein Erklärvideo👇.
2 gute Gründe, Yousign mit Ihren Business-Tools zu verbinden.
- Gelassenheit: Beseitigen Sie das Risiko von Fehlern, indem Sie die Informationen Ihrer Kontakte manuell von einem Tool in ein anderes kopieren. Michel, Mickael, Mikael? Diese Fragen gibt es nicht mehr.
- Effizienz: Sie müssen nicht mehr kopieren und einfügen und zwischen Ihren Geschäftstools und Yousign hin- und herwechseln, um eine Unterschrifts-Anfrage zu versenden. Versenden Sie sie einfach, ohne Zeit zu verlieren!
4️⃣ Zentralisieren und Teilen von Informationen mit anderen Stakeholdern intern🤝
Sie leiten große Projekte, die die Unterschrift und Genehmigung mehrerer Stakeholder erfordern? Als Projektmanager müssen Sie sich einen Überblick über die Fortschritte Ihrer Projekte verschaffen?
Mit unserer Schnittstelle zentralisieren Sie die Daten zur Verfolgung Ihrer Unterschriften in Ihren Projektmanagement-Tools und teilen wichtige Informationen im Zusammenhang mit Ihren Unterschriften problemlos mit anderen Teams ✨
Der neue Workflow
Bei jedem neuen Schlüsselereignis auf der Signatur Ihrer Dokumente wird die Information in Ihre Projektverfolgungstools gespiegelt, um Ihnen einen Überblick und eine vollständige Verfolgung zu ermöglichen. Ihre Dashboards werden automatisch mit den Daten aus Yousign angereichert und Sie können sie problemlos mit anderen Stakeholdern teilen.
2 gute Gründe, Yousign mit Ihren Produktivitätstools zu verbinden.
- Zusammenarbeit: Beschleunigen Sie Ihre Projekte, indem Sie die Übergabe an die Teams, die an den Geschäftsprozessen rund um die elektronische Signatur beteiligt sind, einfacher zu gestalten.
- Genauigkeit: Erstellen Sie klare und präzise KPIs für die Überwachung Ihrer Projekte und liefern Sie schneller.
Hier ist eine Liste der 5 Produktivitäts-Tools, die am häufigsten in Zapier zur Verfolgung Ihrer Projekte verwendet werden und die Sie leicht mit Yousign verknüpfen können:
✔ Google Sheets
✔ Trello
✔ Asana
✔ Google Calendar
✔ Calendly
5️⃣ Automatisiertes Hochladen ihrer signierten Dokumente und Beweisakten ⬇️
⏰ Wie viel Zeit würden Sie sparen, wenn die Archivierung Ihrer unterschriebenen Dokumente automatisch erfolgen würde? ****5 Minuten x 30 Verträge, das sind 2,5 Stunden pro Monat, die Sie mit Aufgaben verbringen könnten, die einen höheren Mehrwert für Ihr Unternehmen haben...
Mit unserer Schnittstelle brauchen Sie nur wenige Sekunden, um Yousign mit Ihrem Drive (GoogleDrive, OneDrive, Dropbox...) zu verbinden und die Speicherung Ihrer Dokumente zu automatisieren. ✨
Der neue Workflow
Jedes Mal, wenn Ihre Dokumente unterschrieben werden, werden sie automatisch an dem von Ihnen gewünschten Ort archiviert! Sie können sich auch dafür entscheiden, das Hochladen und Archivieren von Beweisakten, die den Wert Ihrer Unterschriften untermauern, zu automatisieren. Schauen Sie sich unser Video an, in welchem der Workflow erläutert wird👇.
2 gute Gründe, Yousign mit Ihren Archivierungswerkzeugen zu verbinden.
- Sicherheit: All Ihre signierten Dokumente und Prüfdateien werden an einem sicheren Ort Ihrer Wahl gespeichert.
- Effizienz: Sparen Sie Zeit bei der späteren Suche nach Ihren signierten Dokumenten.
Hier ist eine Liste der 5 am häufigsten verwendeten Dokumenten-Archivierungs-Tools, die in Zapier zur Verfolgung Ihrer Projekte eingesetzt werden und die Sie leicht mit Yousign verknüpfen können:
✔ Google Drive
✔ Dropbox
✔ OneDrive
✔ Box
✔ Amazon S3
🍒 Als Sahnehäubchen gibt es noch ein paar zusätzliche Tipps:.
🍒 Um die Automatisierung noch einfacher zu gestalten, haben wir Templates erstellt, mit denen Sie Yousign hier >> Link Zapier Templates mit Ihren Lieblings-Tools verknüpfen können.
🍒 Zögern Sie nicht, all diese Use Cases zu kombinieren. Sie können Ihre Workflows endlos gestalten und anpassen, indem Sie mehrere Tools zusammen in einem Zap kombinieren, um noch einen Schritt weiter zu gehen. Wie wäre es zum Beispiel, eine Benachrichtigung zu erhalten, wenn ein Vertrag unterzeichnet wurde und der Status automatisch in Ihrem CRM aktualisiert wird? Oder verfolgen Sie, wie Ihre unterschriebenen Dokumente und Beweismittel aus einer Notion-Datenbank heruntergeladen werden, um sie noch einfacher zu finden?
Sie haben die Wahl!
FAQ: Automatisierung von Signatur-Workflows mit Yousign und Zapier
1. Was ist No-Code und wie hilft es bei der Automatisierung?
No-Code bezeichnet Tools, mit denen Prozesse automatisiert werden können, ohne dass Programmierkenntnisse erforderlich sind. Mit No-Code-Tools wie Zapier können Unternehmen Workflows erstellen, indem sie verschiedene Anwendungen miteinander verbinden, einfach durch das Verschieben von Blöcken.
2. Was ist der Vorteil der Integration von Yousign mit Zapier?
Mit der Zapier-Schnittstelle von Yousign können Sie:
- Prozesse wie die Nachverfolgung von Signaturen oder das Archivieren von Dokumenten automatisieren.
- Zeit sparen, indem manuelle Aufgaben entfällt.
- Ihre Effizienz steigern, da Workflows anpassbar und skalierbar sind.
3. Welche Anwendungsfälle werden im Artikel beschrieben?
Fünf Anwendungsfälle sind:
- Vertragsunterzeichnung in Echtzeit verfolgen – Automatische Updates im CRM.
- Benachrichtigungen in Echtzeit erhalten – Sofortige Updates in Tools wie Slack oder Teams.
- Signatur-Empfänger automatisch erstellen – Kontakte aus Business-Tools direkt in Yousign synchronisieren.
- Informationen zentralisieren und teilen – Daten aus Yousign automatisch in Projektmanagement-Tools einfügen.
- Automatisiertes Archivieren – Signierte Dokumente automatisch in Cloud-Speichern wie Google Drive sichern.
4. Welche Tools können mit Yousign über Zapier verbunden werden?
Hier eine Liste häufig genutzter Tools:
- CRMs: Pipedrive, Zoho CRM, Salesforce, Wix Automations.
- Kommunikation: Slack, Gmail, MS Outlook, Discord.
- Projektmanagement: Trello, Asana, Google Calendar.
- Archivierung: Google Drive, Dropbox, OneDrive, Box.
5. Ist die Einrichtung kompliziert?
Nein. Mit vordefinierten Vorlagen (Templates) von Yousign können Verbindungen mit wenigen Klicks hergestellt werden. Videos und Schritt-für-Schritt-Anleitungen erleichtern den Einstieg.
6. Kann ich mehrere Workflows kombinieren?
Ja. Sie können mehrere Zaps miteinander verbinden, z. B. eine Benachrichtigung einrichten, wenn ein Vertrag unterzeichnet wurde, und gleichzeitig den Status automatisch in Ihrem CRM aktualisieren.
7. Wie werden Sicherheit und Datenschutz gewährleistet?
- Signierte Dokumente und Beweisakten können automatisch in sicheren Cloud-Speichern archiviert werden.
- Die Wahl der Speichermethode bleibt Ihnen überlassen, um Datenschutzrichtlinien zu erfüllen.
8. Welche Aufgaben lassen sich besonders gut automatisieren?
- Aktualisierung des Vertragsstatus im CRM.
- Versenden von Benachrichtigungen zu Statusänderungen.
- Archivierung und Organisation von Dokumenten.
- Synchronisierung von Kontaktinformationen zwischen verschiedenen Business-Tools.
9. Kann Yousign in jedes Unternehmen integriert werden?
Ja. Dank der Kompatibilität mit über 3000 Tools auf Zapier ist eine Integration in fast alle gängigen Unternehmenssysteme möglich.
10. Was ist ein "Zap"?
Ein Zap ist eine Workflow-Automatisierung in Zapier, bei der Aktionen in einer Anwendung automatisch eine Folgeaktion in einer anderen Anwendung auslösen.
11. Welche weiteren Tipps gibt es für die Automatisierung?
- Nutzen Sie Zapier-Templates, um schnell Workflows einzurichten.
- Kombinieren Sie mehrere Tools in einem Zap, um komplexere Prozesse zu automatisieren.
- Passen Sie Workflows individuell an Ihre Geschäftsprozesse an.
12. Welche Arten von Dokumenten können mit einer digitalen Signatur unterzeichnet werden?
- Verträge
- Vereinbarungen
- Vollmachten
- HR-Dokumente wie Arbeitsverträge
- Bestätigungen und andere geschäftsbezogene Dokumente
Diese Flexibilität macht die elektronische Signatur zu einer Schlüsseltechnologie in der modernen Geschäftswelt.
