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Yousign x Zapier: 5 modi per automatizzare la gestione dei tuoi contratti

Visuel Yousign x Zapier
Émilie Courmaceul

Émilie Courmaceul

Product Marketing Manager @Yousign

Illustrazione: Studio design

Indice

A forza di digitalizzarsi, le aziende moltiplicano gli strumenti che utilizzano quotidianamente. Il risultato? Un avanti e indietro costante tra le caselle di posta - Slack - GoogleMeet - di nuovo le caselle di posta - il tuo CRM - Dashboard - GoogleSheets...

🕰️ Quanto tempo perdi passando da uno strumento all'altro, autenticandoti, accedendo, comparando i dati dei tuoi strumenti per avere una panoramica dello stato della firma dei tuoi documenti? Si tratta di attività senza valore aggiunto di cui puoi liberarti facilmente, automatizzandole.

La prima cosa che ti viene subito in mente è "non so programmare" o "non ho uno sviluppatore disponibile". Non preoccuparti, Zapier è un no-code, il che significa che non c'è bisogno di investimenti, né di saper programmare o di mobilitare un team di sviluppatori. In questo articolo condividiamo con te i 5 migliori casi d'uso... accessibili immediatamente a tutti grazie al no-code. 

Utilizzando il nostro connettore Zapier, bastano pochi click per automatizzare le attività che richiedono più tempo e guadagnare serenità nella gestione dei contratti e nella gestione dei documenti da firmare elettronicamente.

Sommario

1️⃣ Seguire la firma dei tuoi contratti con Yousign dal tuo CRM 🔎

2️⃣ Essere avvisati in tempo reale della firma di un contratto 🚨 

3️⃣ Creare i contatti dei tuoi firmatari a partire dai tuoi strumenti aziendali 👤 

4️⃣ Centralizzare e condividere internamente le informazioni con gli altri stakeholder 🤝 

5️⃣ Automatizzare il caricamento di i tuoi documenti firmati e dei file di prova ⬇️

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No-code: delle nuove opportunità

💡 Sei a conoscenze degli strumenti no-code ? Ti permettono di collegare i tuoi strumenti insieme e ti danno la libertà di automatizzare i tuoi flussi di lavoro in modo personalizzato, senza dover codificare una singola riga, semplicemente spostando dei blocchi!

Abbiamo quindi collegato la nostra soluzione di firma elettronica al leader negli strumenti no-code, Zapier, per semplificarti la vita e guadagnare efficienza creando automazioni attorno ai tuoi contratti in pochi clic. 

Il nostro connettore Yousign x Zapier ti dà accesso alla libreria di +3000 applicazioni disponibili tramite Zapier, e quindi ti apre tutte le possibilità per creare i tuoi migliori "Zap" (questo è ciò che chiamiamo la combinazione tra Yousign e un altro strumento, tramite Zapier) , adatto alle tue esigenze.

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1️⃣ Seguire la firma dei tuoi contratti con Yousign dal tuo CRM 🔎

I team di vendita sono tra quelli che utilizzano la maggior parte degli strumenti in azienda, ma il loro strumento chiave è ovviamente il loro CRM per monitorare da vicino l'andamento delle azioni e della conversione dei lead. Tuttavia, la conversione è un evento dipendente dalla sottoscrizione di un contratto, che avviene con Yousign.

Con il nostro connettore è possibile centralizzare in tempo reale il monitoraggio delle firme dei tuoi contratti con Yousign direttamente nel tuo CRM. ✨

Il nuovo flusso di lavoro

Lo stato di firma del tuo contratto viene aggiornato automaticamente nel tuo CRM. Il nostro video qui sotto te lo mostra concretamente 👇.

2 buoni motivi per connettere Yousign ed il tuo CRM

  • Velocità: aumenta la reattività sulle tue opportunità di business e riduci la durata dei tuoi cicli di vendita.
  • Scalabilità: potenzia la tua attività e moltiplica le opportunità di business, senza sovraccaricare i tuoi team di vendita con delle attività senza valore aggiunto.

Ecco un elenco non esaustivo dei 5 CRM più utilizzati su Zapier, che puoi collegare facilmente a Yousign:

2️⃣ Essere avvisati in tempo reale della firma di un contratto 🚨

Come si segue di solito l’avanzamento della firma di un contratto urgente? Manualmente, connettendosi ogni volta sull’applicazione Yousign sperando di vedere finalmente il contratto firmato?

Con il nostro connettore, sei informato in tempo reale sugli eventi chiave dei tuoi contratti (cambio di stato, firma) senza la necessità di doversi connettere all’applicazione Yousign ✨

Il nuovo flusso di lavoro

Non appena il contratto viene firmato, riceverai una notifica in tempo reale su Slack o Teams. Il nostro video qui sotto ti mostra concretamente come funziona 👇.

2 buoni motivi per collegare Yousign ai tuoi strumenti di comunicazione

  • Reattività: reagisci agli eventi sulla firma elettronica dei tuoi contratti in tempo reale, senza perdere tempo.
  • Collaborazione: agisci più rapidamente condividendo le notifiche a livello di team o con altri stakeholder chiave.

Ecco un elenco non esaustivo dei 5 strumenti di comunicazione più utilizzati negli Zaps per creare notifiche, e che puoi facilmente collegare a Yousign:

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3️⃣ Creare dei contatti firmatari a partire dai tuoi strumenti aziendali 👤

Per inviare una richiesta di firma ad un nuovo contatto, devi inserire manualmente tutte le sue informazioni a partire dai tuoi strumenti aziendali (CRM, HRIS, ERP...) nella tua applicazione Yousign… ma tutto cio’ è ora finito!

Con il nostro connettore, i contatti presenti nei tuoi strumenti aziendali e le loro informazioni vengono automaticamente aggiunti in Yousign per facilitare la creazione delle tue richieste di firma ✨

Il nuovo flusso di lavoro

Quando un nuovo contatto viene aggiunto nel tuo CRM, verrà creato automaticamente anche nella tua applicazione Yousign, senza bisogno di un solo clic da parte tua. 

Quando creerai una richiesta di firma per inviargli il suo documento da firmare, non dovrai fare altro che selezionarlo dall'elenco dei tuoi contatti. Dai un’occhiata più in basso 👇.

2 buoni motivi per collegare Yousign ai tuoi strumenti aziendali

  • Tranquillità: elimina il rischio di errori copiando manualmente le informazioni di contatto da uno strumento all'altro. Michele, Mickael, Mikael? Questi problemi non esistono più.
  • Efficienza: non dovrai più copiare e incollare e fare avanti e indietro tra i tuoi strumenti aziendali e Yousign per inviare una richiesta di firma. 

Invia una richiesta di firma facilmente e senza perdere tempo!

4️⃣ Centralizzare e condividere internamente le informazioni con altri soci 🤝

Gestisci dei progetti di grandi dimensioni che richiedono la firma e l'approvazione di diversi soci? Come project manager hai bisogno di avere una panoramica dei progressi delle tue attività?

Con il nostro connettore, puoi centralizzare i dati per il tracciamento delle tue firme nei tuoi strumenti di gestione dei progetti e condividere facilmente le informazioni importanti relative alle tue firme con gli altri team ✨

Il nuovo flusso di lavoro

Ad ogni nuovo evento chiave in relazione alla firma dei documenti, le informazioni vengono aggiornate anche negli strumenti di monitoraggio del progetto per darti una panoramica e una visione completa. Le tue dashboard vengono automaticamente arricchite con i dati di Yousign e potrai condividerle facilmente con gli altri stakeholder.

2 buoni motivi per collegare Yousign ai tuoi strumenti di produttività

  • Collaborazione: accelera i tuoi progetti passando più facilmente la palla ai team coinvolti nei processi aziendali relativi alla firma elettronica
  • Precisione: crea KPIs di monitoraggio chiare e precise sui tuoi progetti e consegna gli stessi più velocemente.

Ecco un elenco non esaustivo dei 5 strumenti di produttività più utilizzati in Zaps per monitorare i tuoi progetti e che puoi facilmente connettere a Yousign:

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5️⃣ Automatizzare il caricamento di documenti firmati e file di prova ⬇️

⏰ Quanto tempo risparmieresti se l'archiviazione dei documenti firmati fosse automatica? 5 minuti x 30 contratti, ovvero 2h30 al mese che potresti spendere in attività con un più alto valore aggiunto per la tua azienda...

Con il nostro connettore, bastano pochi secondi per connettere Yousign al tuo drive (GoogleDrive, OneDrive, Dropbox...) ed automatizzare l'archiviazione dei tuoi documenti. ✨

Il nuovo flusso di lavoro

Ogni volta che i tuoi documenti vengono firmati, verranno automaticamente archiviati dove vuoi! Puoi anche scegliere di automatizzare il caricamento e l'archiviazione dei file di prova che aumentano il valore delle tue firme. Guarda il nostro video per vedere questo flusso di lavoro in azione👇.

2 buoni motivi per collegare Yousign ai tuoi strumenti di archiviazione

  • Sicurezza: tutti i documenti firmati e i file di prova vengono facilmente salvati in un luogo sicuro a tua scelta.
  • Efficienza: risparmierai tempo nella successiva ricerca dei documenti firmati

Ecco un elenco non esaustivo dei 5 strumenti di archiviazione di documenti più utilizzati in Zaps per monitorare i tuoi progetti e che puoi facilmente connettere a Yousign:

Liste 4

🍒 Ecco la ciliegina sulla torta, qualche consiglio in più:

🍒 Per rendere l'automazione ancora più semplice, abbiamo creato dei template che ti permettono di connettere Yousign alle tue applicazioni preferite qui >> Link ai template Zapier

🍒 Non esitare a combinare tutti questi casi d'uso, puoi creare e personalizzare i tuoi flussi di lavoro all'infinito combinando diversi strumenti insieme nello stesso Zap per andare ancora oltre. Ad esempio, perché non ricevere una notifica quando viene firmato un contratto e aggiornarne lo stato automaticamente nel tuo CRM? Oppure segui il download dei tuoi documenti firmati e dei file di prova da un database di Notion per trovarli ancora più facilmente?

Ora tocca a te!

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