Tipps zur Einbindung elektronischer Signaturen in Ihre bestehende IT-Infrastruktur

Die digitale Transformation ist ein entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmen, und die Einführung qualifizierter elektronischer Signaturen (QES) spielt dabei eine zentrale Rolle. Elektronische Signaturen ermöglichen es, Verträge einfach und rechtsverbindlich digital zu unterschreiben und so Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten – ein Vorteil in einer Zeit, in der papierlose Prozesse und Remote-Arbeit immer wichtiger werden. Doch wie lässt sich eine elektronische Signatur in Ihre bestehende IT-Infrastruktur einfügen? In diesem Artikel geben wir Ihnen hilfreiche Tipps, wie Sie QES erfolgreich einbinden und dabei Effizienz, Sicherheit und Compliance sicherstellen.

Durch den Einsatz elektronischer Signaturen profitieren Unternehmen von wesentlichen Vorteilen:

• Rechtsverbindlichkeit: Qualifizierte elektronische Signaturen erfüllen höchste Sicherheitsstandards und sind in der EU gemäß der eIDAS-Verordnung rechtsverbindlich – ideal, um Verträge und wichtige PDF-Dokumente digital zu signieren.
• Einfachheit und Effizienz: Eine elektronische Signatur spart Zeit, da das mühsame Drucken und Versenden per Mail oder Post sowie das physische Erstellen von Unterschriften entfällt.
• Datenschutz und Sicherheit: Die Anwendung von QES schützt vertrauliche Dokumente und sorgt dafür, dass sämtliche Prozesse datenschutzkonform und sicher ablaufen.

Diese Vorteile zeigen, dass eine Signatursoftware die Verwaltung nicht nur vereinfacht, sondern auch langfristig Kosten spart und eine Einhaltung der Compliance-Richtlinien gewährleistet.

Die erfolgreiche Einführung elektronischer Signaturen in bestehende Systeme erfordert eine klare Planung, um eine reibungslose und sichere Anwendung sicherzustellen.

a. Bedarfsanalyse und Auswahl der passenden Anwendung

Vor der Einbindung ist eine Bedarfsanalyse essenziell. Fragen Sie sich:

• Welche Arten von Dokumenten und Verträgen müssen qualifiziert elektronisch unterschrieben werden?
• Wer in Ihrem Unternehmen wird die QES-Anwendung regelmäßig nutzen? Welche Mitarbeiter:innen sind in den Signaturprozess involviert?
• Welche Sicherheitsanforderungen bestehen speziell in Ihrem Unternehmen?

Sind diese Fragen geklärt, können Sie eine Software auswählen, die die nötigen Anforderungen erfüllt. Anbieter wie Yousign bieten flexible, cloudbasierte oder on-premises Anwendungen, die sich je nach Unternehmensgröße anpassen lassen. Zudem stellt Yousign sicher, dass digitale Unterschriften sowohl im Hinblick auf Sicherheitszertifikate als auch auf Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften höchste Standards erfüllen.

b. Kompatibilität mit bestehenden Systemen sicherstellen

Die Einführung der elektronischen Signatur in Ihre Infrastruktur sollte einfach und reibungslos ablaufen. Achten Sie darauf, dass Ihre QES-Anwendung eine API besitzt, die die Verbindung zu bestehenden Systemen wie Dokumentenmanagement-Systemen (DMS), ERP oder CRM ermöglicht. Eine direkte Einbindung in Mail-Programme vereinfacht den Workflow und ermöglicht das schnelle Erstellen und Versenden unterschriebener Dokumente direkt per Mail.

Falls Sie eine cloudbasierte Anwendung bevorzugen, prüfen Sie, ob die Software auch in Ihrer Cloud-Umgebung sicher und konform betrieben werden kann, sodass vertrauliche Daten optimal verwaltet und geschützt bleiben.

c. Sicherheitsanforderungen und Datenschutzstandards erfüllen

Da QES sensible Informationen verarbeitet, ist die Einhaltung hoher Sicherheits- und Datenschutzstandards erforderlich. Technologien wie End-to-End-Verschlüsselung und Multi-Faktor-Authentifizierung schützen die Daten und verhindern unbefugten Zugriff. Besprechen Sie die Sicherheitsvorgaben mit Ihrem Anbieter und stellen Sie sicher, dass die Signatur-Software DSGVO-konform ist, um alle Datenschutzvorgaben zu erfüllen. Die rechtsgültige Form Ihrer Verträge kann durch den Einsatz von QES zudem durch den Einsatz elektronischer Zertifikate sichergestellt werden.

Die Einbindung elektronischer Signaturen in Ihre bestehende Infrastruktur erfolgt meist über APIs (Application Programming Interfaces), die eine reibungslose Kommunikation zwischen der QES-Anwendung und anderen Anwendungen im Unternehmen sicherstellen.

a. API-Einbindung und Workflow-Automatisierung

Eine gut geplante API-Anbindung ermöglicht es, Dokumenten- und Vertrags-Workflows effizient zu automatisieren. So können etwa nach dem Signieren eines Dokuments die entsprechenden Ansprechpartner per Mail informiert oder die archivierten Dokumente direkt in einem DMS gespeichert werden. Eine solche Automatisierung reduziert den Aufwand bei der Dokumentenverwaltung erheblich und schafft eine effiziente Prozesskette, die das Unterschreiben, Senden und Archivieren Ihrer Verträge nahtlos abwickelt.

b. Fallstricke bei der API-Integration vermeiden

Beachten Sie bei der API-Einbindung:

• Kompatibilität und Dokumentation: Eine detaillierte API-Dokumentation ist entscheidend, um potenzielle Schwierigkeiten und Verzögerungen bei der Integration zu vermeiden.
• Regelmäßige API-Updates: Prüfen Sie regelmäßig, ob API-Updates erforderlich sind, um die Funktionsfähigkeit sicherzustellen und eine langfristige Nutzung zu gewährleisten.

Mit einer soliden Dokumentation und regelmäßigen Überprüfungen beugen Sie Schnittstellenproblemen vor und gewährleisten den reibungslosen Ablauf Ihrer Signaturprozesse.

Eine erfolgreiche Einführung von QES ist nicht nur technischer Natur. Die elektronische Signatur muss auch in die täglichen Arbeitsabläufe eingebunden und für alle Beteiligten einfach nutzbar sein.

a. Anpassung der Arbeitsabläufe

Passen Sie Ihre Prozesse so an, dass die elektronische Signatur nahtlos in Ihre Vertragsabläufe eingebettet ist. Beispielsweise könnten Verträge nach der Erstellung sofort zur digitalen Unterschrift weitergeleitet werden, sodass der Prozess rasch und ohne Medienbruch abgeschlossen werden kann.

b. Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter:innen

Da elektronische Signaturen und digitale Zertifikate für viele Mitarbeiter:innen neu sind, ist eine umfassende Schulung wichtig. Neben der Benutzerfreundlichkeit sollte auch die Sicherheit thematisiert werden, um das Bewusstsein für Datenschutz und den Wert elektronischer Signaturen zu erhöhen. Dies fördert Vertrauen und Akzeptanz der QES-Anwendung bei den Mitarbeiter:innen und sorgt für eine schnellere Adaption im Alltag.

Auch wenn eine QES-Anwendung viele Vorteile bietet, können gewisse Herausforderungen auftreten. Hier sind einige häufige Probleme und ihre Lösungen:

Sicherheitsbedenken und Datenmanagement

QES-Anwendungen verarbeiten und speichern sensible Daten. Stellen Sie sicher, dass die Software strenge Zugriffsrechte und Sicherheitsrichtlinien implementiert, um den Zugriff zu kontrollieren. Eine QES-Lösung mit integriertem Datenschutz-Management hilft, den Datenfluss und die Zugriffsrechte zu überwachen und so die Einhaltung aller Datenschutzanforderungen sicherzustellen.

Schnittstellenprobleme

Sollten Schwierigkeiten bei der Anbindung der QES-Anwendung an bestehende Systeme auftreten, bieten viele Anbieter technische Unterstützung. Middleware-Lösungen können eine Möglichkeit sein, die Integration zwischen verschiedenen Systemen zu erleichtern.

Skalierbarkeit und Kostenkontrolle

Besonders bei wachsenden Unternehmen kann es vorkommen, dass die QES-Anwendung an ihre Grenzen stößt. Wählen Sie daher eine Software, die mit Ihrem Unternehmen skalieren kann und klare Kostenstrukturen bietet. Cloudbasierte Anwendungen bieten hier oft flexible Optionen, die bei steigendem Wachstum viele Vorteile bringen können.

Hier einige Best Practices, die Ihnen bei der erfolgreichen Integration helfen können:

• Schrittweise Einführung: Beginnen Sie in einer kleineren Abteilung und skalieren Sie bei erfolgreicher Einführung.
• Regelmäßige Überprüfung und Updates: Stellen Sie sicher, dass Ihre Signaturanwendung auf dem neuesten Stand ist, um Sicherheitsstandards zu gewährleisten.
• Benutzerfreundlichkeit: Wählen Sie eine intuitive Anwendung, die den Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter:innen bereichert und einfach zu bedienen ist.

Die Einführung qualifizierter elektronischer Signaturen steigert die Effizienz und Rechtssicherheit Ihrer Dokumentenprozesse erheblich. Mit Yousign haben Sie einen Partner, der eine flexible und benutzerfreundliche Plattform bietet, die sich nahtlos in Ihre IT-Struktur einfügt.

Yousign bietet umfangreiche API-Optionen, die eine Anbindung an Systeme wie DMS, ERP und CRM ermöglichen, und setzt auf höchste Sicherheitsstandards und Compliance, was besonders für Unternehmen relevant ist, die Wert auf Datenschutz legen. Die cloudbasierte Plattform lässt sich flexibel skalieren und bietet sich damit für Unternehmen jeder Größe an.

Durch die Nutzung der skalierbaren Plattform von Yousign können Unternehmen die Vorteile der digitalen Signatur voll ausschöpfen. Setzen Sie auf Yousign, um die digitale Transformation Ihres Unternehmens zu stärken und so den Weg in eine effiziente, papierlose Zukunft zu ebnen.

Dieses Dokument wird nur zu Informationszwecken zur Verfügung gestellt. Wir übernehmen weder eine Garantie für deren Vollständigkeit noch für deren Aktualität im Hinblick auf die geltenden Vorschriften. Schließlich ist dieses kein Ersatz für eine Rechtsberatung.