Die elektronische Signatur im Handelsrecht: Ein Leitfaden für Unternehmen

Der Handel in Deutschland und international befindet sich im stetigen Wandel. Während viele Prozesse bereits digitalisiert sind, bleibt es eine Herausforderung, diese Veränderungen richtig zu verstehen und effizient zu managen. Außerdem hält die deutsche Bürokratie ein paar Hürden für Unternehmen und ihre digitale Infrastruktur vor. Wir erklären in diesem Artikel, wie die elektronische Unterschrift mit dem deutschen Handelsrecht zusammenpasst und wo Yousign unterstützen kann.

Zum Handelsrecht zählen mehrere Gesetzeswerke, die das rechtliche Fundament des wirtschaftlichen Handelns bilden. Das wichtigste davon ist das Handelsgesetzbuch (HGB), das die spezifischen Regeln für Kaufleute und Handelsgeschäfte festlegt. Es wird ergänzt durch Artikel des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB), das Grundsätze des Vertragsrechts und anderer Rechtsbeziehungen regelt. Weitere relevante Gesetze sind das Scheckgesetz (ScheckG), das die Ausstellung und Einlösung von Schecks behandelt, sowie das GmbH-Gesetz (GmbHG), das die Rechtsform und die Haftung von Gesellschaften mit beschränkter Haftung bestimmt. Für den internationalen Handel sind zudem zollrechtliche Bestimmungen zu beachten, die grenzüberschreitende Warenbewegungen regeln. Wann immer in diesem Kontext Unterschriften zu leisten sind, ist eine Elektronische Signatur verwendbar.

Ein Kaufvertrag kann grundsätzlich mit einer digitalen Unterschrift abgeschlossen werden und ist rechtlich bindend. Wenn besondere Formvorschriften wie die Schriftform erforderlich sind, muss aber zu einer Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES) gegriffen werden. Die Qualifizierte Elektronische Signatur erfüllt hierbei die Anforderungen an die Authentifizierung und Sicherheit des Vertrags, um die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift zu erreichen. Dies kann insbesondere bei Verträgen der Fall sein, die gesetzlich strengen Regularien unterliegen, wie z.B. bei Immobilienkäufen oder befristeten Arbeitsverträgen.

Ein Kaufvertrag, der mithilfe einer E-Signatur unterzeichnet wird, erfüllt die rechtlichen Anforderungen, des HGBs und BGBs festgelegt sind. Die Beweiskraft einer Einfachen oder Fortgeschrittenen Elektronischen Signatur kann jedoch in bestimmten Fällen angezweifelt werden. Wie beschrieben, ist dies wahrscheinlicher, wenn die Schriftform erforderlich ist. In solchen Fällen ist es ratsam, auf die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) zurückzugreifen, da ihre Beweiskraft die stärkste ist.

Im Online-Handel spielt die elektronische Signatur eine zunehmend wichtige Rolle. Sie ermöglicht es, Verträge schnell und ohne Papierdokumente abzuschließen. Dies fördert nicht nur die Effizienz, sondern sorgt auch für die Rechtssicherheit bei digitalen Geschäftsprozessen. Die notwendige Infrastruktur stellt Yousign als cloudbasierte Lösung zur Verfügung, sodass Verträge bequem über eine Plattform unterzeichnet und per Mail verschickt werden können.

Eine elektronische Signatur ist eine digitale Methode, um die Echtheit eines Dokuments zu garantieren und die Identität des Unterzeichners zu verifizieren. Im Gegensatz zur herkömmlichen handschriftlichen Unterschrift erfolgt diese Überprüfung digital. Im europäischen Rechtsraum sind e-Signaturen durch die eIDAS-Verordnung (Electronic Identification, Authentication and Trust Services) reguliert, die als rechtlicher Rahmen für elektronische Verträge gilt.

Die Verwendung einer eingescannten Unterschrift ist hochriskant. Grundsätzlich gilt, dass eingescannte Unterschriften für viele Verträge und Vereinbarungen ungültig sind, wenn die Schriftform erforderlich ist. Eine eingescannte Unterschrift gilt nicht als eine Art von rechtsgültigen Signaturen. Sie kann vor Gericht allein als Indiz gewertet werden. Bei einer elektronischen Signatur wird immer ein digitales Zertifikat elektronisch mit der Unterschrift verknüpft, das die Identität des Unterzeichners zweifelsfrei feststellt. Ohne ein solches Zertifikat ist die Unterschrift nichtig.

Die Erstellung einer elektronischen Signatur ist für den Anwender sehr einfach, erfordert aber eine ausgereifte Technologie. Daher sollten nur zertifizierte Anbieter von elektronischen Signaturen verwendet werden, bzw. solche, von denen sicher ist, dass sie die eIDAS-Verordnung einhalten. Für die Eigenverwendung stellt Yousign sogar kostenlose e-Signaturen zur Verfügung, wenn mehrere Vertragspartner zur Unterzeichnung eingeladen werden, müssen ihre Unterschriften allerdings käuflich erworben werden.

In Deutschland ist es nicht mehr zwingend notwendig, einen Notar persönlich aufzusuchen oder sich mit dem erstbesten Notar in der Nähe zufriedenzugeben. Wenn man eine Firma gründen möchte, kann dieser Notarbesuch durch eine Online-Sitzung ersetzt werden. Das vom Notar ausgestellte Dokument wird dann mit einer Qualifizierten Elektronischen Unterschrift gegengezeichnet. Die digitale Signatur und die Infrastruktur, die dafür benötigt wird, kann von Anbietern wie Yousign zur Verfügung gestellt werden. So können Notare ihren Klienten Zeit und Kosten ersparen, da natürlich Anreise und Briefverkehr entfallen.

Gerade im Import/Export-Geschäft, wo sich Vertragspartner oft geografisch weit voneinander entfernt befinden, erweist sich die elektronische Signatur als äußerst praktisch. Sie ermöglicht den schnellen Abschluss von Verträgen, ohne dass physische Treffen oder der Versand von Dokumenten erforderlich sind, was den gesamten Prozess erheblich beschleunigt.

Es ist im Allgemeinen unbedenklich, Handelsverträge mit einer elektronischen Signatur zu unterschreiben, wenn dies mit Unterzeichnern aus der EU bzw. den USA geschieht. Sollten jedoch Fragen zu spezifischen Ländern aufkommen, steht unser Service-Team gerne zur Verfügung, um eventuelle Unsicherheiten zu klären und Fragen zu beantworten.

Die Einfache Elektronische Signatur (EES) ist die grundlegendste Form der e-Signatur und bietet eine einfache Möglichkeit, Dokumente ohne spezifische gesetzliche Auflagen zu unterzeichnen. Sie eignet sich ideal für Situationen mit geringem Haftungs- oder Finanzrisiko. Das Verfahren ist unkompliziert: Man erhält die zu unterschreibenden Dokumente per E-Mail, überprüft sie und unterzeichnet mit wenigen Klicks oder einer Wischbewegung. So können alltägliche Verträge und Dokumente schnell und rechtskonform in elektronischer Form unterzeichnet werden. Nicht zu verwechseln ist die Einfache Elektronische Signatur einer eingescannten Unterschrift, da diese keine rechtliche Sicherheit bietet.

Die Fortgeschrittene Elektronische Signatur (FES) bietet eine höhere Sicherheit, da sie den Unterzeichner eindeutig identifizieren kann. Zudem erkennt sie nachträgliche Änderungen am signierten Dokument. Ein zentrales Merkmal der FES ist, dass sie mit einer Identitätsprüfung des Unterzeichners verknüpft ist, was sie für viele rechtliche Transaktionen sicherer macht. Das elektronische Zertifikat, das die Identität der Unterzeichner feststellt, hält ihre Daten digital und im Hintergrund vor.

Die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) ist die fortschrittlichste Form der e-Signatur und hat die gleiche rechtliche Gültigkeit wie eine handschriftliche Unterschrift. Um eine QES zu erstellen, benötigt man eine qualifizierte Signaturerstellungseinheit, die von einem vertrauenswürdigen Anbieter bereitgestellt wird. Insbesondere bei wichtigen geschäftlichen Verträgen und in rechtlich komplexen Bereichen wie dem internationalen Handelsrecht ist die QES oft unumgänglich.

Die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES) ist in Fällen zwingend, in denen das Gesetz eine handschriftliche Unterschrift verlangt. Das betrifft besonders sensitive Verträge, bei denen ein hohes Maß an Sicherheit und Integrität gewährleistet werden muss, wie z.B.:

• Handelsverträge, die die Schriftform erfordern.
• Kreditverträge oder Darlehensvereinbarungen.
• Arbeitsverträge, die bestimmte Klauseln enthalten, die nach nationalem Recht eine handschriftliche Unterschrift erfordern.
• Immobiliengeschäfte, die eine notarielle Beglaubigung verlangen.

In diesen Fällen bietet die QES die notwendige rechtliche Absicherung. Darüber hinaus schützt sie Unternehmen vor rechtlichen Anfechtungen, da jede nachträgliche Änderung am Dokument erkannt wird und eine Fälschung praktisch unmöglich macht.

Im Handelsrecht ist es von zentraler Bedeutung, dass Dokumente ordnungsgemäß unterzeichnet und aufbewahrt werden. Dazu zählen nicht nur Verträge, sondern auch Geschäftsbriefe und E-Mails, die rechtskonforme Pflichtangaben enthalten müssen.

Im Rahmen der Buchführungspflicht und der handelsrechtlichen Abschreibung spielt die korrekte Verwaltung und Aufbewahrung von Dokumenten eine wichtige Rolle. Hier bieten elektronische Signaturen einen entscheidenden Vorteil: Alle Dokumente können digital gespeichert bzw. signiert werden, was die Archivierung und den Zugriff erleichtert. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die gesetzlich dazu verpflichtet sind, ihre Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Durch die Verwendung von elektronischen Signaturen können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Dokumente sowohl rechtsgültig als auch für eine spätere Prüfung durch das Finanzamt oder andere Aufsichtsbehörden nachvollziehbar sind.

Die Verwendung von e-Signaturen in der Buchführung und Handelsabschreibung ermöglicht es Firmen, ihren administrativen Aufwand zu reduzieren. Anstatt physische Dokumente zu drucken, zu unterzeichnen und zu archivieren, können alle Vorgänge digital abgewickelt werden. Dies spart nicht nur Zeit, sondern auch Kosten für Druck und Lagerung.

• Effizienz: Elektronische Signaturen beschleunigen den Prozess des Dokumentenmanagements erheblich. Verträge können innerhalb weniger Minuten unterzeichnet werden, ohne dass ein persönliches Treffen erforderlich ist.
• Kosteneinsparungen: Durch den Verzicht auf Papier, Druckkosten und Versandkosten sparen Unternehmen erhebliche Ressourcen.
• Rechtsgültigkeit: Mit der richtigen Art der E-Signatur, insbesondere der Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES), sind die signierten Dokumente rechtlich bindend.
• Sicherheit: E-Signaturen bieten zusätzliche Sicherheitsfunktionen wie Identitätsprüfung und die Möglichkeit, Änderungen an Dokumenten nach der Unterzeichnung zu erkennen.

Elektronische Signaturen bieten zahlreiche Vorteile für Händler. Die verschiedenen Formen der e-Signaturen, insbesondere die Qualifizierte Elektronische Signatur (QES), garantieren eine rechtsgültige Möglichkeit, Verträge und Dokumente von überall auf der Welt zu unterzeichnen, wo auch immer sich die unterzeichnende Person befindet. Unternehmen sollten sich jedoch bewusst sein, dass der Einsatz von e-Signaturen für die Abnehmer zwar sehr einfach, die technische Grundlage, auf der die Provider der elektronischen Signaturen arbeiten, aber komplex ist.

In einer zunehmend digitalisierten Geschäftswelt ist die Fähigkeit, rechtliche Dokumente effizient und sicher zu verwalten, von entscheidender Bedeutung. Elektronische Signaturen sind nicht nur ein Mittel zur Effizienzsteigerung, sondern auch ein Werkzeug, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen und die Geschäftstätigkeiten im Einklang mit den geltenden Gesetzen zu führen. Unternehmen, die sich mit der Implementierung und Verwendung von E-Signaturen auseinandersetzen, können von einer erheblichen Verbesserung ihrer Geschäftsprozesse profitieren und gleichzeitig die rechtlichen Risiken minimieren.

Durch den richtigen Einsatz von elektronischen Signaturen können Unternehmen die Vorteile der Digitalisierung optimal nutzen und sich gleichzeitig rechtlich absichern. Die Anforderungen an Zertifikate und digitale Prozesse sind klar definiert und bieten einen Rahmen, in dem Unternehmen agieren können. Elektronische Signaturen ermöglichen es Unternehmen, ihre Daten effizient zu verwalten, rechtliche Dokumente schnell zu unterzeichnen und gleichzeitig die erforderliche Sicherheitsstufe aufrechtzuerhalten.

Abschließend lässt sich sagen, dass die Implementierung von elektronischen Signaturen, insbesondere der Qualifizierten Elektronischen Signatur (QES), für Unternehmen im Handelsrecht von zentraler Bedeutung ist. Diese modernen Lösungen bieten nicht nur rechtliche Sicherheit, sondern auch eine effiziente Handhabung von Dokumenten, die in der heutigen digitalen Welt unerlässlich ist. Daher wird die E-Signatur zu einem unverzichtbaren Element in der modernen Geschäftswelt, das Unternehmen hilft, sich im Wandel der Zeit zu behaupten.

Das Unterzeichnen mit elektronischer Signatur versetzt Unternehmen in der Lage, auch ihren administrativen Aufwand zu verringern. In Anbetracht der ständig wachsenden Bedeutung von digitalen Lösungen ist die Nutzung von elektronischen Signaturen eine strategische Entscheidung, die den Unternehmen helfen kann, in einem zunehmend wettbewerbsintensiven Markt erfolgreich zu sein.

Die Vorteile der elektronischen Signatur erstrecken sich über verschiedene Bereiche des Handels, von der Vertragsunterzeichnung bis hin zur Dokumentenverwaltung. Mit elektronischer Signatur ist es für Unternehmen einfacher, rechtliche Risiken zu minimieren und sich gleichzeitig an die Anforderungen des modernen Handels anzupassen.