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3 min

Veröffentlicht am 14 Sep, 2023

Alles was Sie über die Proformarechnung wissen müssen

Proforma-Rechnung: Das sollten Sie wissen
Daniela Zehner

Daniela Zehner

Marketing Manager DACH @Yousign

Illustration: Romain Grandmougin

Übersicht

Wir alle müssen uns mehr oder weniger häufig mit Rechnungen auseinandersetzen – im Beruflichen oder im Privaten. Meistens beschäftigen wir uns damit, sie zu bezahlen. Dieser Artikel behandelt allerdings eine Art der Rechnung, die keine Zahlungsaufforderung enthält. 

Wir erklären im Folgenden, was eine Proformarechnung ist und wofür sie genutzt wird. Außerdem geben wir wertvolle Tipps für die Ausstellung einer Proformarechnung, damit Sie nicht in rechtliche Fallen tappen und zeigen, wie einfach die notwendige Unterschrift gesetzt werden kann.

Was ist eine Proforma Rechnung?

Eine Proformarechnung beinhaltet grundsätzlich dieselben Informationen wie eine Rechnung, allerdings fehlt die Zahlungsaufforderung. Sie dient steuerlichen Zwecken und wird beispielsweise als Vorlage für den Zoll bei der Aussendung von Waren außerhalb der EU erstellt. 

Beim Versand von Waren in Drittländer können Steuern und Zölle anfallen: Die Proforma-Rechnung belegt, dass kein Geld geflossen ist und zeigt dennoch den Warenwert

Wir haben die wichtigsten Merkmale einer Proforma-Rechnung für Sie zusammengefasst. 

Eine Proformarechnung…

… sieht ähnlich aus wie eine Handelsrechnung, aber ohne Zahlungsaufforderung.

… belegt den Warenwert einer Sendung.

… dient steuerlichen Zwecken.

… wird häufig bei Auslandsgeschäften genutzt.

… hat in Deutschland den Charakter einer Auftragsbestätigung.

… dient als Beleg für die Buchhaltung.

Im Folgenden gehen wir genauer auf die unterschiedlichen Aspekte einer Proforma-Rechnung ein.

Was ist der Unterschied zwischen einer Proforma-Rechnung, einer Handelsrechnung, einem Angebot und einem Kostenvoranschlag?

Eine Proforma-Rechnung gilt als vorläufiges Angebot und beinhaltet keine Zahlungsaufforderung an den Empfänger. Sie zeigt den Warenwert einer Lieferung an. 

Im Gegensatz dazu ist die Handelsrechnung ein rechtsverbindliches Dokument, das die tatsächlichen Kosten und Details der gelieferten Waren sowie eine Zahlungsaufforderung.

Ein Angebot enthält, eher formlos, die Bedingungen, zu denen Waren oder Dienstleistungen vom Anbieter angeboten werden. Die Annahme eines Angebots muss schriftlich erfolgen und ist bindend. Ein Angebot enthält keine Zahlungsaufforderung.

Ein Kostenvoranschlag enthält eine genaue Aufstellung der Arbeitsschritte und Materialien inklusive der Kosten, die für die Erfüllung eines Auftrages benötigt werden. Er ist allerdings in Hinsicht auf die realen Kosten nicht bindend, denn die Rechnung kann die Höhe des Kostenvoranschlags überschreiten. Auch ein Kostenvoranschlag enthält keine Zahlungsaufforderung. 

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Warum und wann eine Proformarechnung Sinn macht

Eine Proformarechnung kann zu verschiedenen Anlässen ausgestellt werden. Es ist häufig ein Entwurf der späteren, verbindlichen Rechnung und kann bei unterschiedlichen Anlässen genutzt werden. Wir zeigen, welche das sein können.

Proformarechnungen bei Auslandsgeschäften

Auslandsgeschäfte sind der häufigste Grund für die Erstellung einer Proforma-Rechnung. Wenn Sie an Drittländer der EU versenden, müssen Sie diese beim Zoll anmelden. Verschiedene Dokumente wie die Zollwertanmeldung, die Packliste sowie die Handelsrechnung – oder eben eine Proformarechnung, die den Gegenwert der Ware ausweist. 

So können beispielsweise Muster versendet werden, bevor der eigentliche Vertrag zustande kommt und eine Rechnung auslöst. Diese Waren gelten dann als Waren ohne Handelswert und verursachen keine Kosten beim Zoll. Dies gilt auch für Produkte oder Ersatzteile, die im Fall einer Garantie ausgetauscht werden.

Vorabkopie einer Originalrechnung

Wenn potentielle Kunden außerhalb der EU ihr Interesse an Produkten Ihres Unternehmens bekunden, bitten sie häufig um ein Angebot zur Vorlage bei Banken oder sonstigen Kreditgebern. 

Es handelt sich dann um ein sogenanntes Akkreditiv, das die Zahlung oder Finanzierung der finalen Rechnung ermöglichen soll. Der Rechnungsbetrag kann beispielsweise per Vorkasse durch den Kreditgeber überwiesen werden und eine Lieferung der Ware erfolgt anschließend. 

Rechnungsabgrenzung

Eine Proforma-Rechnung kann auch in der debitorischen und kreditorischen Buchhaltung von Bedeutung sein. Wenn die Handelsrechnung beispielsweise erst nach Ablauf einer Geschäftsperiode vorliegt und der Rechnungsbetrag dennoch in der Buchhaltung erfasst werden muss, kann eine Proforma-Rechnung helfen.

Die Proforma-Rechnung dient solange als Beleg, bis die Handelsrechnung vorliegt.

Gut zu wissen

Selbst wenn die Proformarechnung eine Umsatzsteuer ausweist, ist der Vorsteuerabzug nicht möglich.

Spenden und Geschenke

Proformarechnungen kommen ebenfalls bei Spenden zum Einsatz. Dafür muss die Organisation, die die Spende empfängt, als gemeinnützig anerkannt sein. Mit einer Proformarechnung wird dann die Spende quittiert bzw. die Zahlung bestätigt

Auch bei Geschenken kommt die Proforma-Rechnung zum Einsatz. Bitte beachten Sie, dass Sie auch bei einem Geschenk den Wert auf dem Paket vermerken müssen. Dies geschieht meistens auf der Zoll-Selbstauskunft.

Einsatzbereiche der Proforma-Rechnung
Einsatzbereiche der Proforma-Rechnung

Konkrete Anlässe für Proforma-Rechnungen:

  • Handelsgeschäfte mit Ländern außerhalb der EU
  • kostenlose Mustersendungen
  • Beleg für Lieferungen und Leistungen auf Vorauskasse
  • Lieferung von Ersatzteilen
  • Ersatz von Produkten im Garantiefall (Warenaustausch)
  • Spenden
  • Geschenke
  • Eigenbeleg für die Buchhaltung

Was muss eine Proformarechnung beinhalten?

Generell gilt, dass eine Proformarechnung dieselben Angaben enthält, wie eine Standardrechnung. Zusätzlich sollte die Proformarechnung aber immer den Grund enthalten, weswegen die Produkte versendet werden, z.B. nur für Zollzwecke, kostenloses Geschenk oder Ähnliches.

Eine Proformarechnung muss in der Regel folgende Elemente enthalten:

  • Daten inklusive Kontodaten des Versenders
  • Name und Anschrift des Empfängers
  • Lieferanschrift bei Abweichung von der Rechnungsanschrift
  • Rechnungsnummer inklusive Ort und Datum
  • Hinweis, dass es sich um eine Proformarechnung handelt
  • Grund für die Versendung (bspw. “kein Handelswert”, “Nur für Zollzwecke” oder “Kostenloses Muster”)
  • Umsatzsteuer Identifikationsnummer beziehungsweise EORI-Nummer
  • Brutto- und Nettogewicht
  • Herkunftsland
  • Gültigkeitsdauer zur Klarstellung des Zeitraums für die Gültigkeit der Preise und Bedingungen
  • Ursprungserklärung (wenn das Ursprungsland der Ware in der EU liegt)
  • Unterschrift, ggf. Stempel

Gut zu wissen

Für die Verbindlichkeit ist es wichtig, dass die Proforma Rechnung unterschrieben wird. Am einfachsten und schnellsten geht das mit einer elektronischen Unterschrift.

Was Sie bei der Ausstellung von Proformarechnung unbedingt beachten sollten

Sie haben nun einen Überblick über die wesentlichen Aspekte für die Ausstellung von Proformarechnungen. Wir geben Ihnen noch weitere Tipps auf den Weg, damit Proforma-Rechnungen in Ihrem Unternehmen nicht zum Problem werden.

Warenwert realistisch einschätzen

Es ist verlockend, ihn geringer anzugeben, dennoch sollte der Warenwert, den Sie auf Proformarechnungen angeben, immer realistisch sein. Es gibt bestimmte Wertgrenzen, die häufig versucht werden, einzuhalten. Dennoch ist es wichtig, dass der Warenwert der Wirklichkeit entspricht, damit Ihnen keine Steuerhinterziehung oder Betrug des Zolls vorgeworfen werden.

Ausreichende Kopien und Original der Sendung beilegen

Bei Sendungen ins Ausland müssen immer ausreichend Belege vorhanden sein. Die Proformarechnung muss nicht selten im Original sowie in 3-facher Kopie der Sendung beiliegen, um eine Zollabwicklung zu ermöglichen.

Lesen Sie unbedingt die entsprechenden Hinweise auf den Unterlagen für den Zoll.

Proformarechnung nicht in Handelsrechnung umwandeln

Beachten Sie, dass Sie eine Proforma-Rechnung nie einfach in eine normale Rechnung umwandeln dürfen. Es muss immer ein neues Dokument angelegt werden. 

Demnach lösen Proformarechnungen im Regelfall keine Buchung in der Buchhaltung aus.

Gültigkeit der Proformarechnung angeben

Es ist wichtig, die Gültigkeit der Preise und Bedingungen in Proformarechnungen anzugeben, damit keine Missverständnisse entstehen.

Proformarechnung als solche kennzeichnen

Es ist essenziell, dass die Proforma-Rechnung als Proforma-Rechnung gekennzeichnet wird. Im Gegensatz zur Handelsrechnung hat sie somit keine rechtliche Verbindlichkeit, wird aber als Auftragsbestätigung gesehen.

Ihre Unterschrift auf der Proformarechnung

Ihr Rechnungssystem ist digital und Sie möchten Ihre Rechnung nicht ausdrucken? Bei einer Proformarechnung muss eine Unterschrift geleistet werden, damit sie gültig ist. Ganz einfach digital unterschreiben Sie mit Yousign. 

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Die häufigsten Fragen zur Proformarechnung

  • Ist eine Proformarechnung rechtlich bindend?

    In Deutschland ist eine Proformarechnung nicht rechtlich bindend, wird aber häufig als Auftragsbestätigung verstanden. Ein Vertrag oder eine Zahlungsaufforderung kommen mit einer Proformarechnung nicht zustande, Sie sollten aber auf die Korrektheit achten um Bußgelder oder Strafen zu vermeiden. 

  • Was ist der Unterschied zwischen einer Proformarechnung und einer normalen Rechnung?

    Eine Proformarechnung zeigt lediglich den Warenwert einer Lieferung an und enthält im Gegensatz zur normalen Rechnung keine Zahlungsaufforderung. 

  • Muss eine Proforma-Rechnung bezahlt werden?

    Eine Proformarechnung enthält keine Zahlungsaufforderung und muss nicht bezahlt werden. Sie enthält größtenteils die gleichen Elemente wie eine normale Rechnung, wird aber häufig buchhalterisch nicht erfasst und nicht bezahlt.

  • Wofür wird eine Proformarechnung genutzt?

    Eine Proformarechnung gilt häufig als Beleg des Handelswertes. Sie wird bei Handelsgeschäften außerhalb der EU, für Warensendungen, bei Spenden, für die Lieferung von Ersatzteilen oder auch als Eigenbeleg genutzt.

  • Muss eine Proformarechnung unterschrieben werden?

    Eine Proformarechnung sollte im Original unterschrieben werden. Dies können Sie einfach mit der qualifizierten digitalen Unterschrift erledigen. Zudem sollte sie unbedingt den Vermerk "Proforma Rechnung enthalten”. 

  • Wie hoch darf eine Proforma-Rechnung sein?

    Eine Proforma-Rechnung muss den tatsächlichen Warenwert abbilden, den der Käufer zahlen müsste. Das bedeutet, dass auch eventuelle Frachtkosten mit angegeben werden müssen. 

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Dieses Dokument dient ausschließlich Informationszwecken. Es wird keine Gewähr für die Vollständigkeit und Aktualität der Informationen übernommen. Es ersetzt keine Rechtsberatung.

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