Bevor sich Kund:innen dafür entscheiden, das Produkt oder die Dienstleistung eines Anbieters zu erwerben, möchten Sie sich zunächst häufig erst einmal einen Überblick darüber verschaffen, welche Preise für welche Leistung verlangt werden. In diesem Fall können Kund:innen jedem der verschiedenen Anbieter einen sogenannten “Kostenvoranschlag” anfordern und anschließend die Preis-Leistungs-Verhältnisse vergleichen. Worum es sich bei einem Kostenvoranschlag handelt, wie verbindlich dieser ist und welche Anforderungen er erfüllen muss, erfahren Sie in diesem Artikel.
Definition: Das ist ein Kostenvoranschlag
Ein Kostenvoranschlag, auch “Kostenanschlag” genannt, ist eine vom Unternehmen erstellte, kaufmännische Vorkalkulation, in der die voraussichtlichen Kosten für eine Dienstleistung sowie die damit zusammenhängenden Material-, Reparatur- und Arbeitskosten berechnet werden. Für Kund:innen bietet ein Kostenvoranschlag die Möglichkeit, anfallende Kosten besser überblicken und nachvollziehen zu können. Die gesetzlichen Richtlinien zum Kostenvoranschlag regelt § 649 BGB.
Kostenvoranschläge kommen in vielen verschiedenen Branchen und Arbeitsbereichen zum Einsatz, z.B.:
- in der Technikbranche (Bauwesen, Handwerk, Kfz- und Elektrotechnik),
- im Finanzwesen (z.B. im Rahmen von Versicherungen) und
- in der Medizin (z. B. ärztliche Zusatzleistungen).
Solche Kostenberechnungen sind vor allem dann sinnvoll, wenn es um langfristige, aufwendige und kostenintensive Aufträge geht.
Der Kostenvoranschlag in Abgrenzung zum Angebot
Ähnlich wie der Kostenvoranschlag enthält auch das Angebot die Berechnung der anfallenden Kosten für eine Leistung. Der Unterschied zwischen den beiden Dokumenten ist die Verbindlichkeit: Preise, die in einem Angebot festgelegt werden, sind für alle Vertragsparteien rechtlich bindend, während die Preise in einem Kostenvoranschlag in der Regel - aber auch hier gibt es Ausnahmen - überschritten werden können.
Wie verbindlich ist ein Kostenvoranschlag?
Auch wenn ein Kostenanschlag grundsätzlich unverbindlich ist, gibt es, wie bereits erwähnt, Ausnahmen, in denen die Preise verbindlich festgesetzt werden. Es wird also zwischen unverbindlichen und verbindlichen Kostenvoranschlägen unterschieden.
Der unverbindliche Kostenvoranschlag
Ein unverbindlicher Kostenanschlag ist eine ungefähre Schätzung der Kosten, die voraussichtlich auf den Kunden zukommen werden. Der Unternehmer übernimmt in diesem Fall also keine Gewähr dafür, dass die Preise nicht doch überschritten werden. Trotzdem gibt es logischerweise auch hier Grenzen, d.h. die Kosten dürfen nicht unbeschränkt überstiegen werden. Hier wird zwischen unwesentlichen und wesentlichen Überschreitungen unterschieden. Welche Überschreitung als wesentlich und welche als unwesentlich gilt, hängt vom Einzelfall ab, da es hierzu keine festgelegten gesetzlichen Regelungen gibt. Als ungefähre Leitlinie kann man sich allerdings merken, dass eine Überschreitung von 10 Prozent häufig noch als unwesentlich angesehen wird, während eine Überschreitung ab 15 bis 20/25 Prozent als wesentlich gilt.
Der verbindliche Kostenvoranschlag
Bei einem verbindlichen Kostenanschlag verhält sich das Ganze etwas anders. Hier muss der:die Unternehmer:in sich an die angegebenen Preise halten und darf die Kosten nicht überschreiten (selbst bei unvorhergesehenem Mehraufwand nicht). Dass es sich um eine Festpreisvereinbarung mit “Richtigkeitsgarantie” handelt, sollte unbedingt vorher schriftlich festgehalten werden, damit es bei der Bezahlung im Nachhinein keine Missverständnisse gibt.
Gesetzliche Regelungen zum Kostenvoranschlag
Abgesehen von der Verbindlichkeit des Kostenvoranschlages gibt es noch weitere gesetzliche Regelungen, wie z.B. die Vergütung, der Widerruf und der Inhalt von Kostenvoranschlägen, die in diesem Zusammenhang beachtet werden müssen.
Kann ein Kostenvoranschlag in Rechnung gestellt werden?
Ob ein Kostenvoranschlag vergütet und in Rechnung gestellt werden kann, ist selbst im Bürgerlichen Gesetzbuch nicht eindeutig geregelt. Gemäß § 632 Abs. 3 BGB heißt es lediglich, dass ein Kostenvoranschlag “im Zweifel” nicht zu vergüten ist. Möchten Sie Ihre Vorkalkulation also in Rechnung stellen, sollten Sie dies unbedingt vorher mit Ihrem Kunden absprechen und auf jeden Fall schriftlich festhalten.
Kann man einen Kostenvoranschlag widerrufen?
In der Regel haben Sie das Recht, von einem Kostenvoranschlag zurückzutreten und das Angebot nicht anzunehmen. Möchten Sie die Leistung des Unternehmers nicht in Anspruch nehmen, sollten Sie diesen in jedem Fall schriftlich über Ihren Widerruf informieren. Schauen Sie am besten bereits zu Beginn des Erhalts des Kostenanschlags in den Bedingungen nach, wie lange das Angebot gültig ist und ob für das Erstellen der Vorkalkulation Kosten anfallen. Sind Sie sich bezüglich Ihrer Rechten und Pflichte unsicher, ist es ratsam, einen Anwalt zu konsultieren.
Welche Informationen muss ein Kostenvoranschlag enthalten?
Sollten Sie vor der Aufgabe stehen, einen Kostenvoranschlag schriftlich aufzusetzen, ist es sinnvoll, sich damit auseinanderzusetzen, welche Angaben ein solcher Auftrag enthalten sollte.
Ein beispielhaftes Muster für einen Kostenvorschlag haben wir Ihnen hier bereitgestellt:
Gut zu wissen
Diese allgemeine Mustervorlage ist gegebenenfalls nicht vollständig, da ein Kostenvoranschlag immer auch individuelle Vereinbarungen enthalten kann. Grundsätzlich sollten Sie die Art und den Umfang der zu erledigenden Leistungen, die voraussichtliche Arbeitszeit, das benötigte Material, die Kosten und die Gültigkeitsdauer in einem Kostenanschlag berücksichtigen.
Kostenvoranschläge rechtssicher abwickeln
Kostenvoranschläge bieten eine gute Möglichkeit, um sich einen Überblick über die Kosten zu verschaffen, die im Rahmen eines Auftrags auf einen zukommen könnten. Da Kostenberechnungen dieser Art häufig auf ungefähren Schätzungen basieren, damit unverbindlich sind und Preise auch überschritten werden können, sollten sich Kund:in und Unternehmer:in gut absprechen und die wichtigsten Rechten und Pflichten beider Parteien vorab schriftlich festhalten.
FAQ-Teil zum Thema “Kostenvoranschlag”
Ist Kostenvoranschlag gleich Rechnung?
Nein, ein Kostenvoranschlag ist nicht dasselbe wie eine Rechnung. Während es sich bei einem Kostenanschlag um eine ungefähre Schätzung der voraussichtlichen Kosten für eine Dienstleistung oder ein Produkt handelt, ist eine Rechnung ein Zahlungsdokument, das erstellt wird, wenn eine Leistung erbracht bzw. ein Produkt geliefert wurde.
Was wird bei einem Kostenvoranschlag gemacht?
Bei einer Kostenkalkulation werden die Kosten berechnet, die bei der Durchführung einer Dienstleistung oder der Lieferung einer Ware voraussichtlich anfallen werden. Hierbei werden unter anderem die Kosten für die aufgewendete Arbeitszeit und das verwendete Material festgehalten.
Wann macht man einen Kostenvoranschlag?
Ein Kostenangebot kann in vielen verschiedenen Branchen und Bereichen zum Einsatz kommen, wie z.B. in der Technik, dem Finanzwesen oder der Medizin. Kostenanschläge werden vor allem dann erstellt, wenn es sich um Aufträge handelt, die hohe Geldsummen und einen hohen Aufwand implizieren.
Was kostet ein Kostenvoranschlag?
Kostenvoranschläge werden laut § 632 Abs. 3 BGB im Zweifel nicht vergütet. Möchte ein:e Unternehmer:in die Kostenkalkulation dennoch in Rechnung stellen, sollte dies ausdrücklich schriftlich festgehalten und dem:der Kund:in mitgeteilt werden.
Darf ein Kostenvoranschlag überschritten werden?
Grundsätzlich sind Kostenkalkulationen nur ungefähre Schätzungen und deshalb nicht verbindlich. Aus diesem Grund ist es, sofern nicht anders vereinbart, durchaus möglich, von den Preisen im Kostenvoranschlag abzuweichen. Dies ist allerdings kein Freifahrtschein für grenzenlose Mehrkosten: Ab circa 15 % (Richtwert) muss der Auftraggeber die Abweichung dem:der Kund:in mitteilen, damit diese:r ggf. von dem Vertrag zurücktreten kann.
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