Firma elettronica dei documenti

Formalità obsoleta o reale necessità? 
La questione della menzione manoscritta

Immagine menzione manoscritta
Fabian Stanciu

Fabian Stanciu

Country Manager Italy @Yousign

Illustration: Nicolas Simon

“Letto e approvato”, “per accettazione”… chiunque abbia mai firmato un contratto legale, conoscerà bene queste diciture obbligatorie che danno all’accordo un carattere soggettivamente più ufficiale.

Siamo talmente abituati a queste formule, però, che certe volte nemmeno ci accorgiamo di ignorarne il significato originario, tantomeno il valore giuridico. Nei paragrafi che seguiranno, vi proponiamo di separare leggenda e verità su questa manciata di menzioni manoscritte che si usa apporre sui contratti.

Per quale ragione specificare “letto e approvato”?

Anzitutto bisogna fare una precisazione. Gli atti in forma di scrittura privata sono i contratti redatti fra controparti private, ovvero la stragrande maggioranza dei contratti firmati ogni giorno. Nella fattispecie si contrappongono agli atti autenticati, ossia redatti da un funzionario pubblico (per esempio un ufficiale giudiziario o un notaio). Quanto diremo di seguito vale soltanto per le scritture private.

Ancora oggi, al momento della sottoscrizione di buona parte dei contratti bancari, professionali o d’altro tipo, viene richiesto al firmatario di apporre di proprio pugno la menzione “letto e approvato”. La formula non è facoltativa, e molte istituzioni non accettano che non venga apposta nero su bianco. Cosa che, nella maggior parte dei casi, non ci verrebbe nemmeno in mente di rifiutarci di fare, così come non ci viene in mente di domandarci quale valore effettivo aggiungano simili menzioni ai contratti. Tutto, alla fine, si riduce a un gesto puramente meccanico e, per la stragrande maggioranza dei firmatari, persino menzognero (alzi la mano chi può vantarsi di aver letto parola per parola il proprio contratto bancario…). Dietro a questo gesto, però, si cela una tradizione secolare che deriva da una consuetudine “tutta francese”, tipica degli usi e costumi nazionali, e molto profondamente radicata nella cultura d’oltralpe.

Le menzioni manoscritte nelle scritture private

L’usanza delle menzioni manoscritte viene da un formalismo squisitamente francese. In effetti, nei paesi limitrofi, diciture come “lu et approuvé ” o “bon pour accord ” si ritrovano solo in forma molto più succinta. La ragione di ciò rimonta al codice civile napoleonico del 1804, che imponeva a qualsiasi “documento o promessa in forma di scrittura privata col quale un soggetto singolo si impegni nei confronti della controparte a corrispondere somme di denaro o beni di qualsivoglia valore, di essere redatto di persona dal firmatario, o riportare per lo meno, oltre alla firma, un’‘accettazione’ o un ‘approvato’ redatti di proprio pugno.”

A questo articolo del codice civile ha in seguito obiettato, sempre in Francia, la legge 80-525 del 12 luglio 1980, che relega la menzione manoscritta al rango di mera formalità. Tale legge è stata poi più volte oggetto di menzione della Cour de Cassation, che ha ribadito chiaramente che “l’atto sotto forma di scrittura privata non è soggetto a ulteriori condizioni di forma che non siano la firma delle controparti […] la menzione ‘letto e approvato’ in calce a un atto in forma di scrittura privata costituisce una formalità sprovvista di qualsiasi valore.”

In altre parole, queste menzioni manoscritte che ci premuriamo di vergare con la nostra miglior calligrafia ogni volta che sottoscriviamo dei contratti, non hanno alcuna ragion d’essere fuorché quella di rassicurarci, mentre l’unica garanzia necessaria e sufficiente dell’accettazione delle condizioni riportate in un contratto, è la nostra firma.

La menzione “letto e approvato” non fa nulla più che ribadire tale consenso, tanto più che, nella realtà dei fatti, molto spesso sottoscriviamo i contratti senza prima leggerli. Di conseguenza, un contratto firmato è valido a tutti gli effetti anche se privo della famosa menzione. Al contrario, un contratto corredato della menzione manoscritta, ma non firmato, sarà nullo o non applicabile, salvo eccezioni previste dalla legge.

E quando la firma è elettronica?

Con l’avvento delle nuove tecnologie, i metodi di lavoro hanno conosciuto un incessante processo di nomadizzazione, che ha indotto alcune istituzioni che hanno abbracciato tale evoluzione, a proporre la firma elettronica per determinati contratti sinallagmatici. La firma elettronica consente alle imprese di accelerare i processi decisionali, modernizzare le procedure e, soprattutto, ridurre i costi legati al consumo di carta. Permettere alla controparte di firmare in qualsiasi momento e con qualsiasi dispositivo elettronico migliora la user experience senza compromettere la sicurezza.

Ma se, come appurato poco fa, la menzione manoscritta su un contratto cartaceo è utile più o meno come un cucchiaio in un duello all’arma bianca, che ne è del suo valore in caso di contratti firmati elettronicamente? 

Con buona pace degli adepti dei formalismi “alla francese”, la dicitura “letto e approvato” non ha alcun valore aggiuntivo in caso di firma elettronica. A termini di legge, non è fatto alcun obbligo di apporre le tradizionali menzioni sui documenti che prevedano la firma elettronica. Le varie formule “letto e approvato” o “per accettazione”, prive di qualsiasi valenza giuridica, hanno dunque un valore puramente soggettivo.

Yousign, punto di incontro per tutte le esigenze

In presenza di firma autografa o elettronica, le formule del genere “letto e approvato” non hanno alcuna valenza giuridica. Posseggono tuttavia, come abbiamo visto, un’efficacia intrinseca, quella di rassicurare. Una funzione che Yousign ha saputo comprendere molto bene.

Questa è la ragione per cui, grazie all’applicazione Yousign, chiunque rediga un accordo può aggiungere, a sua discrezione, una menzione a scelta fra quelle preregistrate (“letto e approvato”, “per accettazione”, “sottoscritto il…”). In alternativa, può addirittura personalizzare le proprie menzioni o sottoporre dichiarazioni di assenso, per esempio sotto forma di testi da ricopiare manualmente. Una procedura che, benché non obbligatoria, è molto comune nei contratti di locazione. 

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Il processo di trasformazione digitale e dematerializzazione non esclude il rispetto delle tradizioni. La firma di una scrittura privata è un rituale ricco di codici e consuetudini che offrono ai firmatari serenità e sicurezza.

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