Digitalizzare documenti cartacei e archiviarli

Che sia a casa o in ufficio, ci ritroviamo spesso a dover gestire una montagna di documenti cartacei. Fogli sparsi su una scrivania, faldoni pieni zeppi di carte, archivi ingombranti e difficili da consultare: ogni giorno sembra un'eterna lotta contro la carta.

Ma per fortuna con l’avvento della tecnologia le cose stanno cambiando!

La digitalizzazione è una vera e propria rivoluzione che sta prendendo sempre più piede anche in ambito lavorativo. Ma perché dobbiamo scegliere di digitalizzare i nostri documenti invece di conservarli nel tradizionale formato cartaceo? La risposta è semplice: la digitalizzazione consente di risparmiare tempo, spazio e denaro, ma soprattutto rende tutto molto più facile e accessibile.

La conservazione digitale inoltre serve a garantire “autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti”. (fonte AgID)

Immaginate di dover cercare un documento importante in un archivio di scatole di cartone impolverate, e ora immaginate di poterlo trovare con un semplice clic sul vostro computer. Beh, credetemi, la digitalizzazione è la soluzione perfetta per tutti coloro che desiderano una maggiore efficienza nella gestione dei propri documenti.

Torniamo un attimo indietro: cosa si intende tecnicamente per digitalizzazione dei documenti? La digitalizzazione è il processo mediante il quale un documento cartaceo viene convertito in formato digitale (o documento informatico per capirci), soprattutto con lo scopo di conservazione digitale del documento stesso.

Nella pratica, per digitalizzare un documento si utilizzano di solito uno scanner o uno smartphone, o altre soluzioni come software più o meno avanzati che catturano l'immagine e la trasformano in un file, pronto per la conservazione digitale ai fini di archiviazione.

Esistono quindi diversi metodi per digitalizzare i documenti cartacei, e la scelta dipende dalle esigenze personali e dalle risorse di cui si dispone. Ecco ti presento alcuni dei metodi più comuni:

1. Scannerizzazione di un documento cartaceo

La scannerizzazione è uno dei metodi più classici per la digitalizzazione dei documenti cartacei. Questo processo prevede l'utilizzo di uno scanner, un dispositivo in grado di catturare l'immagine del documento cartaceo e trasformarla in un file digitale. Questo metodo è molto semplice e veloce,  richiede solo l'acquisto di uno scanner o l'utilizzo di un servizio di scannerizzazione esterno.

La scannerizzazione è particolarmente utile per la digitalizzazione di documenti di grandi dimensioni o per la conversione di interi archivi cartacei. 

Tuttavia, l'acquisto di uno scanner può rappresentare un costo non trascurabile per molte aziende e privati. In alternativa, è possibile utilizzare servizi di scannerizzazione esterni che offrono la possibilità di digitalizzare grandi quantità di documenti senza dover acquistare costosi dispositivi.

1. Servizi di digitalizzazione esterni 

I servizi di digitalizzazione sono una soluzione comoda per chi ha bisogno di trasformare grandi quantità di documenti cartacei in formato digitale senza dover acquistare un'attrezzatura costosa come uno scanner.

Il processo è semplice: si inviano i documenti alla società, che li scannerizza, li elabora e li consegna in formato digitale.

Questo metodo è veloce e comodo, in quanto permette di digitalizzare grandi quantità di documenti senza doverli scannerizzare uno per uno, ma è importante tenere in considerazione i costi, che possono variare in base alla quantità di documenti e alla complessità del lavoro richiesto.

In ogni caso, se hai bisogno di digitalizzare grandi quantità di documenti in modo rapido e professionale, un servizio di digitalizzazione potrebbe essere la soluzione ideale per te.

1. Software OCR  

L'OCR (Optical Character Recognition) è un software che consente di trasformare i documenti cartacei in file digitali editabili. È un metodo molto utile per chi deve lavorare sui testi dei documenti, ma questo richiede un software specifico. 

In pratica, l'OCR "guarda" l'immagine del documento e cerca di "leggere" i caratteri scritti al suo interno, come se fosse una persona che legge un libro.

Una volta identificati i caratteri, il software li converte in testo digitale, permettendoti di apportare delle modifiche, copiare e incollare il testo o eseguire ricerche di parole all'interno del documento.

1. APP per digitalizzare documenti 

Le app per la fotografia di documenti sono un'alternativa economica e veloce per digitalizzare i documenti. Basta scattare una foto al documento con lo smartphone e l'applicazione si occuperà di trasformarlo in un file digitale. 

Tuttavia, è importante tenere presente che la qualità dell'immagine potrebbe non essere all'altezza di quella ottenuta con uno scanner, soprattutto se si tratta di documenti molto importanti o di testi molto piccoli. In ogni caso, questo tipo di app sono un'ottima soluzione se stai cercando un metodo economico e rapido per digitalizzare i tuoi documenti, ma forse è il metodo meno adatto per le aziende, perché richiede troppo tempo. 

Quindi come hai potuto constatare ci sono diversi metodi per digitalizzare i propri documenti cartacei, un metodo per ogni tipo di esigenza. 

Non ti preoccupare, se pensi che la conservazione digitale possa comportare un rischio per te o per la tua azienda, perché  in Italia i principi di conservazione digitale dei documenti e le sue modalità sono accuratamente regolamentati dall’AgID nell’articolo 44 del CAD - Codice dell’Amministrazione Digitale -. Sono descritti, oltre che nella gazzetta Ufficiale, anche nelle “Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, diventate pienamente operative a partire da Giugno 2021. Quindi non ti preoccupare, e trasforma i tuoi documenti cartacei in formato digitale e facilitati la vita. 

La digitalizzazione dei documenti è di grande importanza per vari motivi, e può portare grandi vantaggi nella tua vita di tutti i giorni o all’interno della tua azienda. Vediamo allora quali sono alcuni di questi vantaggi. 

• La digitalizzazione contribuisce in primo luogo alla salvaguardia dell'ambiente, riducendo la quantità di carta utilizzata e gettata ogni giorno. Sappiamo quanto sia importante per un’azienda mettere in avanti questo aspetto legato alla tutela dell’ambiente. 
• Ti consente di risparmiare tempo e denaro nella gestione degli archivi, sia per quanto riguarda lo spazio fisico che i processi necessari per archiviare e trovare i documenti.
• Semplifica la ricerca all'interno degli archivi, rendendo più facile e veloce la tracciatura dei documenti essendo questi tracciabili digitalmente. 
• Favorisce la trasmissione rapida dei documenti, eliminando la necessità di spedizioni fisiche e riducendo i costi aggiuntivi. 
• Migliora la soddisfazione dei clienti, semplificando la burocrazia e riducendo i tempi di attesa per l'invio o la ricezione di documenti importanti.

L'archiviazione digitale consente di conservare documenti in formato elettronico, eliminando la necessità di stampare e archiviare copie cartacee. Questo non solo riduce i costi di stampa e di spazio di archiviazione, ma consente anche di accedere ai documenti in modo rapido e semplice, senza dover cercare tra pile di documenti cartacei.

Prima di tutto, è importante scegliere un sistema di archiviazione affidabile e sicuro. Esistono diverse opzioni a disposizione: dai servizi cloud ai dischi rigidi esterni, fino alle piattaforme di archiviazione digitale dedicate.

Ecco per te alcuni tipi di sistemi di archiviazione per i tuoi documenti digitali: 

1. L’archiviazione locale : consiste nell'archiviare i documenti digitali su un disco fisso del computer o su un dispositivo di archiviazione esterno è una soluzione adatta a coloro che desiderano un accesso immediato ai propri documenti e preferiscono gestirli in modo autonomo.
   
2. Cloud storage: è un tipo di archiviazione online offerto da servizi come Google Drive, Dropbox o OneDrive, che consente di accedere ai documenti da qualsiasi luogo con una connessione internet.
   
3. Archiviazione su server: è un sistema che prevede l'utilizzo di server dedicati alla memorizzazione dei dati, installati all'interno dell'azienda o forniti da terze parti in modalità cloud. Questa soluzione è ideale per le aziende che devono gestire grandi quantità di dati e necessitano di un sistema scalabile e sicuro.
   
4. DMS: è un software specifico che permette di organizzare, catalogare e cercare in modo efficiente e strutturato i documenti digitali. Questa soluzione è ideale per le aziende che gestiscono grandi volumi di dati e necessitano di una gestione documentale automatizzata.

Ora che conosci i vari sistemi di archiviazione, scegli quello che meglio si adatta alle tue esigenze e non dimenticare di fare regolarmente il backup dei tuoi file!

Ma attenzione, non basta avere un buon sistema di archiviazione: è importante anche organizzare i documenti in modo adeguato. Una buona pratica è quella di creare una struttura di cartelle logica e facilmente comprensibile, in modo da poter trovare velocemente il documento che state cercando.

Per evitare di perdere tempo nella ricerca dei documenti simili, ti consiglio di utilizzare un sistema di nomenclatura coerente, come ad esempio utilizzare una sigla per indicare il tipo di documento seguita dal numero progressivo e dalla data di emissione. Inoltre, è fondamentale eliminare i documenti obsoleti o duplicati per mantenere l'archivio più ordinato e facilmente gestibile.

Ecco ora sei pronto a liberarti delle scartoffie e a archiviare i tuoi documenti digitali in maniera sicura e facile. 

La digitalizzazione dei documenti è diventata una pratica sempre più diffusa per le aziende, che siano grandi o piccole, che desiderano conservare i propri documenti in formato digitale. 

Ma se i documenti si presentano in formato informatico, come si fa per firmare preservandone il valore legale? Semplice: utilizzando la firma elettronica. 

La firma elettronica di Yousign rappresenta un fattore fondamentale che consente alle aziende di adottare la digitalizzazione dei documenti senza perdere il valore legale e probatorio dei documenti firmati. Con Yousign, infatti, è possibile garantire la piena valenza legale dei documenti digitalizzati grazie all'apposizione di una firma elettronica.

La soluzione di firma elettronica di Yousign è certificata da eIDAS, l'ente che stabilisce le regole per l'uso legale e il riconoscimento delle procedure di firma elettronica all'interno dell'Unione Europea. Grazie a questa certificazione, la firma elettronica di Yousign ha valore probatorio in tutta l'Unione Europea. 

In sintesi, la firma elettronica di Yousign rappresenta un importante fattore abilitante per la digitalizzazione dei documenti aziendali, garantendo la piena valenza legale e consentendo quindi alle aziende di adottare questo processo senza alcun tipo di rischio legale.