La conservazione digitale dei documenti: regole e benefici

In questo articolo definiremo al meglio la tematica della conservazione digitale e le peculiarità che la contraddistinguono dall’archiviazione documentale. Esploreremo poi le normative che fanno da contorno a questo processo, i suoi vantaggi e come Yousign gestisce la conservazione digitale dei documenti.

Sei pronto? Buona lettura!

In questo articolo proveremo a rispondere alla domanda: che cos’è la conservazione digitale? Nell’ambito della firma elettronica infatti, questa è una domanda molto frequente e qui di seguito proveremo a fornire una panoramica di questo tipo di conservazione, le sue peculiarità e le norme che la regolano.

Alcuni di voi potrebbero quindi pensare che l’archiviazione documentale e la conservazione digitale siano la stessa cosa… ma in verità non è così!

Se infatti l’archiviazione documentale è il processo che implica la memorizzazione di un documento su un determinato supporto idoneo - per esempio memorizzare un documento scansionato su una pennetta USB - la  conservazione digitale implica la sostituzione della conservazione cartacea con quella digitale degli stessi documenti.

Il processo di conservazione quindi avverrà dopo quello dell’archiviazione di un documento aziendale perché sarà possibile eliminare la copia cartacea di un documento, firmato o non, solamente dopo essersi premurati di conservarlo correttamente in forma digitale.

La conservazione digitale viene definita come un processo ordinato che permette di conservare dei documenti in formato digitale, tramite modalità operative definite, e che di conseguenza permette di distruggere il suo originale cartaceo o di non procedere alla sua stampa.

A che cosa serve questo processo? La conservazione digitale serve quindi a garantire “autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti”.(fonte AgID)

Quali possono essere i vantaggi della conservazione digitale dei documenti cartacei in un’azienda? Possiamo sicuramente appurare che uno dei primi vantaggi della conservazione digitale sia un risparmio -  in termini di tempo, di spazio e di costi -.

Quante volte infatti hai perso del tempo prezioso a stampare e rilegare un documento per andarlo a depositare in archivi cartacei… per poi non consultarlo mai più? Non preoccuparti, non sei solo! La gestione degli archivi cartacei infatti sta diventando sempre più obsoleta e, anche se ormai sta cadendo in disuso, molte aziende ne fanno ancora uno sporadico utilizzo.

Un vantaggio da non sottovalutare quando si decide attuare la conservazione digitale dei documenti è anche l’efficienza gestionale che ne deriva: un maggior controllo dei processi documentali aziendali, facilità e rapidità nel reperire le informazioni importanti quando se ne ha bisogno e un’organizzazione più moderna e utile degli archivi.

In Italia, i principi di conservazione digitale dei documenti e le sue modalità sono accuratamente regolamentati dall’AgID nell’articolo 44 del CAD - Codice dell’Amministrazione Digitale -. Sono descritti, oltre che nella gazzetta Ufficiale, anche nelle “Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, diventate pienamente operative a partire da Giugno 2021.

Dopo aver definito e ribadito la natura stessa del sistema di conservazione digitale, ovvero un “insieme di regole, procedure e tecnologie strutturate in modo tale da garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità ai documenti informatici singoli o organizzati all’interno di fascicoli, serie o interi archivi” le linee guida dell’AgID sottolineano come la conservazione digitale sia necessaria per le aggregazioni documentali, i loro metadati associati e i loro vincoli archivistici.

L’Agenzia per l’Italia Digitale inoltre definisce le modalità operative per realizzare l’attività di conservazione, che vedremo in dettaglio più avanti, e che sono elencate qui di seguito: natura e funzione del sistema, modelli organizzativi, ruoli e funzioni dei soggetti coinvolti, descrizione del processo di conservazione, profili professionali dei responsabili impiegati nel processo di conservazione.

L’articolo 44 del CAD infatti definisce anche che “il responsabile della conservazione, che opera d’intesa con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza e con il responsabile dei sistemi informativi, può affidare, (...) ,la conservazione dei documenti informatici ad altri soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative, tecnologiche e di protezione dei dati personali.”.

Per quanto riguarda i formati necessari per una conservazione digitale dei documenti a norma di legge il regolamento indica che è possibile conservarli in formato: PDF - PDF/A, TIFF, JPG, Office Open XML (OOXML), Open Document Format, XML, TXT, Formati Messaggi di posta elettronica (RFC 2822/MIME).

Per quanto riguarda invece i modelli organizzativi, le linee guida dell’AgID specificano che la conservazione dei documenti specificati potrà avvenire all’interno o all’esterno della struttura titolare degli stessi.

Esse specificano infatti in dettaglio che i requisiti e le modalità di conservazione  “sono formalizzate nel manuale di conservazione del Titolare dell’oggetto della conservazione e nelle specifiche del contratto di servizio o dell’accordo. Tali modalità trovano riscontro anche nel manuale di conservazione del conservatore”. (fonte: agendadigitale.eu)

Se dovesse essere una Pubblica Amministrazione ad affidare ad un terzo un servizio di conservazione, lo stesso dovrà avvenire seguendo delle linee guida specifiche atte a garantire i requisiti di qualità, di sicurezza e organizzazione individuati, nel rispetto della disciplina europea. Si dovrà infatti essere in grado di garantire prima di tutto la qualità e la conformità ai documenti originali ma anche la qualità e la sicurezza dei sistemi di conservazione.

I fornitori di servizi di conservazione, infatti, devono soddisfare dei requisiti di livello elevato sia in termini di qualità che di sicurezza “in aderenza allo standard ISO/IEC 27001 (Information security management systems – Requirements) del sistema di gestione della sicurezza delle informazioni nel dominio logico, fisico e organizzativo nel quale viene realizzato il processo di conservazione e ISO 14721 OAIS (Open Archival Information System – Sistema informativo aperto per l’archiviazione), e alle raccomandazioni ETSI TS 101 533-1 v. 1.2.1 (Requisiti per realizzare e gestire sistemi sicuri e affidabili per la conservazione elettronica delle informazioni)”.  (fonte: agendadigitale.eu)

Per quanto riguarda invece la definizione dei ruoli all’interno delle linee guida AgID, possiamo trovare una netta differenza nella definizione del ruolo del titolare dell’oggetto della conservazione, responsabile della conservazione e conservatore - nel caso di affidamento della conservazione all’esterno -. 

Il titolare dell’oggetto della conservazione non è altro che la struttura organizzativa che ha la titolarità dei documenti da conservare.

Il conservatore invece viene definito come la persona fisica o giuridica - esterna -  che si occupa della conservazione digitale dei documenti.

Il responsabile della conservazione è “una figura che deve essere sempre presente in tutte le pubbliche amministrazioni. Può essere un dirigente o un funzionario interno formalmente designato, oppure le sue funzioni possono essere svolte dal responsabile della gestione documentale o dal coordinatore della gestione documentale.” (fonte bucap.it)

Nelle Pubbliche Amministrazioni è necessario che il responsabile della conservazione sia una persona interna alle stesse anche nel caso in cui i servizi di conservazione vengano affidati all’esterno mentre “per i privati viene riconosciuta esplicitamente la possibilità di individuare un Responsabile della conservazione esterno, a patto che possegga idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche”. (fonte: agendadigitale.eu)

Come precedentemente descritto, il responsabile della conservazione ha un ruolo fondamentale nella gestione documentale sia delle aziende private che nella pubblica amministrazione.

I suoi ruoli principali, oltre alla corretta gestione dei processi documentali, sono di assicurare la corretta conservazione dei documenti, la gestione dei loro flussi sia in entrata che in uscita e di garantire il rispetto delle norme di legge che li riguardano.

Il responsabile della conservazione nella pubblica amministrazione deve essere una persona fisica che lavora stabilmente nella stessa - funzionario o dirigente - ed i suoi compiti sono indicati nell’articolo 7, comma 1 del D.P.C.M. 3 dicembre 2013.

Li riassumiamo qui di seguito:

• Definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione,
• Gestisce il processo di conservazione e la sua conformità alle norme vigenti,
• Genera il rapporto di versamento e genera il pacchetto di distribuzione,
• Monitora il sistema di conservazione,
• Verifica periodicamente gli archivi e la loro leggibilità,
• Assicura la presenza di un pubblico ufficiale, se necessario,  
• Provvede al versamento dei documenti conservati all’archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato.

Arrivando alla fine del nostro articolo dedicato alla conservazione digitale dei documenti, sorge quindi spontanea una domanda: Yousign si occupa quindi di conservare digitalmente i documenti? 

La risposta è no. Yousign infatti garantisce solamente l’archiviazione dei documenti e non la loro conservazione, tramite un Achiviatore Esterno conforme alle normative.

Nei nostri Termini e Condizioni, infatti, nel paragrafo dedicato all’Archiviazione Elettronica, viene specificato che “Yousign può fornire al Cliente uno spazio di archiviazione riservato ai Documenti del Cliente che lo stesso desidera archiviare, per un periodo di dieci (10) anni (in seguito denominato il "Periodo di Archiviazione"), secondo modalità atte a garantirne l’integrità e un’adeguata conservazione”.

Inoltre, “Yousign garantisce al Cliente che l’Archiviatore Esterno possiede la necessaria certificazione per la fornitura di un Servizio conforme alle norme applicabili nel campo dell’archiviazione elettronica, in particolare per quanto riguarda le norme NF Z42-013 e NF Z42-026 o eventuali norme sostitutive delle stesse.”

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Questo documento è fornito esclusivamente a scopo informativo. Non ne garantiamo la completezza, né che sia aggiornato rispetto alle normative vigenti. Questo documento non è fornito in sostituzione di una consulenza legale.