Firma elettronica dei documenti

Cosa rispondere al mio assicuratore o al mio banchiere se rifiutano un documento firmato elettronicamente?

contrattualizzazione firma elettronica
Raffaella Torriero

Raffaella Torriero

Customer Success Officer @Yousign

Illustration: Icons8

La firma elettronica si è affermata come la soluzione ideale durante la crisi sanitaria, offrendo uno strumento 100% digitale a un vasto numero di attori, sia aziende che privati.

Il suo utilizzo, anche se ormai molto comune, solleva ancora diverse domande.

Oggi abbiamo scelto di analizzare i casi di rifiuto della firma elettronica da parte di terzi nell'ambito di un rapporto commerciale.

Con il tuo banchiere o assicuratore si possono presentare due tipi di situazioni:
👉 Il terzo rifiuta di usare la firma elettronica prima di un processo contrattuale,
👉 Il terzo rifiuta di prendere in considerazione un documento (già) firmato elettronicamente.

Dopo aver letto questo articolo, sarai in grado di comprendere meglio i pro e i contro del contesto legale relativo alla firma elettronica, così come i vantaggi legati al suo utilizzo.

In pratica 🔏

1. Le basi della firma elettronica

In Europa, la firma elettronica si inserisce in un quadro giuridico preciso tramite il regolamento eIDAS. 

Il regolamento eIDAS:

  • permette di identificare servizi fiduciari che offrono soluzioni qualificate con un reale valore giuridico,
  • stabilisce che qualsiasi firma elettronica ha valore probatorio all'interno dell'Unione Europea. L'ammissibilità giuridica di una firma non può quindi essere contestata per il fatto che essa sia in formato elettronico. È il principio di non discriminazione!

Per informazione, tutte le soluzioni certificate sono indicate sul sito web della Commissione europea.

✅ Yousign è sia un'autorità di certificazione che una terza parte  di fiducia certificato eIDAS al 100%.

2. Il terzo rifiuta l'uso della firma elettronica

A che testo fare riferimento? Al modello di legge sulle firme elettroniche del 2001 istituito dall'UNCITRAL (Commissione delle Nazioni Unite per il diritto commerciale internazionale)

Ciascuna delle parti è libera di scegliere il metodo di firma che preferisce, elettronico o manoscritto.

✅ Sì, è possibile rifiutare l'utilizzo della firma elettronica prima o durante il processo contrattuale, in nome del principio di autonomia dei partner contrattuali.

3. Il terzo contesta la validità della firma elettronica

A che testo fare riferimento? Al Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) relativo alla dematerializzazione dei documenti informatici.

✅ Un professionista, indipendentemente dal settore di attività interessato, non può rifiutare l'utilizzo di una procedura di firma elettronica richiesto da un cliente privato nell'ambito della sottoscrizione di un contratto.

Caso specifico

In quanto privato, vuoi sottoscrivere un contratto di assicurazione per la tua abitazione. Hai il diritto di firmare elettronicamente.
Se fosse sollevato il pretesto di invalidità della firma elettronica, questo non sarebbe ammissibile.

  • infografica soluzione firma elettronica

I vantaggi della firma elettronica ⚡

Prepara argomentazioni inattaccabili per il tuo banchiere o assicuratore.

In effetti, hai ragione: i vantaggi della firma elettronica sono confermati, che tu sia un privato o un'azienda.

Quindi, quali sono?

1. Sicurezza

La firma elettronica ha un valore legale perché permette di apporre un certificato elettronico sul documento firmato, di garantire l'integrità del documento firmato e di autenticare i firmatari.

Esistono tre livelli di firme e permettono di soddisfare i migliori requisiti di sicurezza quando si firmano i documenti.

Inoltre, grazie all'archiviazione digitale decennale da parte del terzo specializzato Arkhineo, non è più necessario conservare i vari documenti in forma cartacea.

2. Efficienza

Una soluzione di firma elettronica come Yousign permette di creare un sistema di flussi di lavoro, rendendo ogni firma un processo semplice e automatizzato.

Non c'è bisogno di stampare, siglare e poi portare fisicamente il documento al firmatario.

E l'efficienza significa produttività e risparmio di tempo: è un circolo virtuoso!

3. Risparmi a breve termine

La riduzione dei costi si spiega con:

  • la riduzione dei costi materiali (acquisto di carta, cartucce di inchiostro, stampa, manutenzione delle stampanti, spese postali, archiviazione dei documenti);
  • l'ottimizzazione delle risorse umane, precedentemente occupate con compiti amministrativi e ora completamente dedicate gli aspetti più importanti del loro lavoro.

4. Riduzione dell'impatto ambientale

L'impronta ambientale complessiva associata al processo di contrattualizzazione può essere ridotta grazie alle firme elettroniche.

Per esempio, la riduzione dell'uso di carta è solo la punta dell'iceberg.

Pensa a tutto ciò che può essere evitato, come:

  • gli spostamenti ricorrenti (motorizzati) per affrancare la posta quotidianamente;
  • i problemi del riciclaggio delle cartucce delle stampanti;
  • l'energia consumata da più stampanti in funzione tutto il giorno;
  • l'obsolescenza programmata di stampanti e cartucce...
  • vantaggi firma elettronica

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Da ricordare!

✅ È quindi possibile rifiutare l'utilizzo della firma elettronica prima di un processo di contrattualizzazione.

❌ Se il documento è già stato firmato elettronicamente, non ne può essere contestata la validità.

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