Firma elettronica dei documenti

Perché passare alla firma elettronica sul cloud

passare alla firma elettronica
Matthieu Duault

Matthieu Duault

Content Manager @Yousign

Illustration: Julien Cather

La trasformazione digitale non è più un concetto oscuro sviluppato esclusivamente dai relatori di conferenze e fiere. Ormai è ancorata alla realtà delle aziende, ma spesso rimane incompiuta. Concentriamoci dunque sui punti chiave di questa transizione: la dematerializzazione e la firma elettronica sul cloud.

Tutte le aziende hanno ormai avviato un processo di dematerializzazione dei loro strumenti e metodi di lavoro. Questi processi sono più o meno completi e più o meno complessi a seconda della loro struttura, delle loro dimensioni, del loro settore di attività ma anche della volontà di dirigenti e manager di passare al digitale.

Se la maggior parte dei tuoi contratti e documenti sono oggi dematerializzati, è abbastanza ovvio che la stampa rimane la norma in caso di convalida e firma. Stai iniziando la tua trasformazione digitale o, peggio, pensavi di averla finita, ma fai firmare comunque i tuoi documenti a penna? Perché allora mettere in piedi un intero processo di dematerializzazione che includa cambiamenti negli strumenti e nei metodi di lavoro per finire con un ritorno alla carta in fase di firma ?

Getta via le penne e brucia i timbri! È ora di passare alla firma elettronica!

La firma elettronica per la sicurezza dei tuoi contratti

Prima cosa da sapere: la firma online o la firma elettronica è legalmente valida se soddisfa i criteri stabiliti dal regolamento europeo eIDAS ed è emessa da un'autorità di certificazione come Yousign.

Scegliendo una soluzione di firma elettronica offerta da un fornitore di servizi certificato eIDAS, opti per una soluzione con un reale valore legale nel senso che ti permetterà di apporre un certificato elettronico sul documento firmato, di stabilire l'integrità del documento firmato (il suo stato non alterato) e di autenticare i firmatari!

Yousign genera inoltre un file di prova che raccoglie tutti questi elementi e lo archivia per un minimo di 10 anni presso Arkhinéo, un archiviatore di terze parti, certificato a livello europeo.

Esistono 3 livelli di firma elettronica associati ai livelli di sicurezza e di identificazione dei firmatari. A seconda delle tue esigenze, dei rischi associati e dei vincoli legali relativi a determinati documenti, dovrai scegliere tra firma elettronica semplice (FES), avanzata (FEA) o qualificata (FEQ) . Qui abbiamo fatto un piccolo riassunto di queste differenze.

A parte i vincoli legali, la tua scelta dipenderà dall'equilibrio che troverai tra facilità d'uso e sicurezza. Oggi la stragrande maggioranza delle firme elettroniche sono le cosiddette firme elettroniche semplici, già abbastanza sicure per la maggior parte delle transazioni.

Se la firma elettronica online viene effettuata con una soluzione certificata, essa garantisce la sicurezza dei tuoi contratti e ti permette di conservare in un luogo sicuro gli elementi che attestano il consenso e l'identità dei firmatari. Un certificato elettronico è oggi molto più sicuro di un contratto archiviato in una cartella, in una scatola d'archivio, in un magazzino.

Firma online per una maggiore efficienza

L'obiettivo principale dei processi di transizione digitale è quello di utilizzare strumenti digitali per aumentare l'efficienza dei nostri metodi di lavoro. La firma elettronica non fa eccezione. L'elaborazione dei testi ti ha permesso di sbarazzarti della macchina da scrivere, i CRM di buttare via la "scatola delle carte clienti". E-mail, ERP, sistemi logistici, tutti questi nuovi strumenti ti hanno permesso di automatizzare compiti puramente amministrativi e spesso dispendiosi in termini di tempo, ma anche di ottimizzarli!

La trasformazione digitale è un processo globale che permette soprattutto di collegare tutti questi processi e strumenti, precedentemente isolati e frammentati, per creare un sistema logico ed efficiente di elaborazione dei dati e delle informazioni.

La firma elettronica fa ovviamente parte di questo sistema. Perché interrompere un meccanismo così ben oliato per stampare un documento e invitarlo a fare fisicamente il tour dell’ufficio?

La firma online permetterà di inviare contemporaneamente i documenti da firmare a tutti i firmatari via e-mail. Potranno consultarli sul loro computer, smartphone o tablet e poi firmarli in pochi secondi con un codice di sicurezza inviato via SMS. Tutti gli interessati saranno informati dei documenti firmati e potranno continuare il processo, migliorando notevolmente la reattività dei tuoi servizi.

L'applicazione Yousign ti permetterà quindi di impostare i flussi di lavoro e di includere nel ciclo non solo i firmatari ma anche le persone che devono convalidare i documenti.

Un'API per la firma elettronica ti permetterà di automatizzare ulteriormente questo processo integrandolo direttamente nei tuoi strumenti interni (CRM, ERP, Gestionale, sito web, Contract Management). Sarai così in grado di generare automaticamente documenti PDF a partire da modelli, compilando i campi sulla tua piattaforma di firma. Una volta fatto questo, il documento può essere firmato online senza dover cambiare strumento gestionale.

L'impatto finanziario della firma elettronica

Il passaggio alla firma elettronica avrà ovviamente conseguenze positive in termini di riduzione dei costi, diminuendo da un lato i costi dei materiali da un lato, e ottimizzando dall’altro le risorse umane mobilitate per effetuare le attività amministrative.

Gli aumenti di produttività, anche se difficili da quantificare, sono reali. I tuoi collaboratori potranno ridurre drasticamente il tempo dedicato alle formalità amministrative, ai viaggi all'ufficio postale, ai solleciti ... per dedicarsi al loro core business ed a missioni più gratificanti per l'azienda. Ad esempio, un rappresentante di vendita non dovrà più contattare i clienti per firmare contratti o preventivi. L'intera catena decisionale, informata in tempo reale, sarà in grado di accelerare l'attuazione dei contratti.

Da un punto di vista più materiale, la firma elettronica permetterà anche di ridurre i costi legati all'uso della carta, alla stampa e alle sue costose cartucce, all'affrancatura delle lettere e naturalmente all'archiviazione, i quali possono diventare rapidamente una spesa considerevole. La società PMU utilizza Yousign per la contrattualizzazione con i suoi vari punti vendita. Ha stimato un risparmio di ben 18.000 euro all'anno dall'introduzione della firma elettronica nei loro processi documentali.

I vantaggi sono duplici. Da un lato spendi meno e dall'altro puoi aumentare il tuo profitto ottimizzando i tuoi processi di lavoro e riequilibrando la distribuzione dei compiti tra i tuoi diversi collaboratori.

L’impatto ecologico della firma elettronica

L'ecologia è una questione sociale importante e le aziende, proprio come i cittadini, dovranno integrare questo concetto nelle loro attività quotidiane. È diventata una questione chiave sia politicamente che economicamente. I tuoi impegni concreti in questo senso avranno quindi un impatto sull'immagine della tua azienda ma anche, più in generale, sul suo sviluppo.

Al ritmo attuale, ogni minuto nel mondo vengono abbattuti 2400 alberi. La transizione digitale, in particolare attraverso la riduzione del nostro consumo di carta, dovrebbe consentire di ridurre questo tasso.

Al di là dell'aspetto puramente materiale del contratto, è l'intera impronta carbone associata alla sua elaborazione che può essere ridotta grazie alla firma elettronica. Riduzione del numero di stampe, degli invii per posta e degli spostamenti fatti per incontrare i firmatari. I processi amministrativi e la contrattualizzazione sono tra gli elementi che possono richiedere un uso significativo delle risorse e quindi avere un impatto duraturo sull'ambiente. La firma online certificata eIDAS è quindi una soluzione che riduce questo impatto. Si inserisce coerentemente in un processo di riduzione dell'impronta di carbonio dell'azienda.

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La firma elettronica è la continuazione logica della tua transizione digitale. Meglio ancora, è certamente uno dei passi più semplici da compiere all'interno della tua struttura. Un semplice software di firma e contract management su cloud, i tuoi documenti PDF e un codice OTP ricevuto per SMS ti permetteranno di digitalizzare tutti i tuoi processi di contrattualizzazione. Come abbiamo visto, i vantaggi sono molteplici in termini di sicurezza, produttività, costi, ecologia, ma anche in termini di immagine dell'azienda e di relazioni con i clienti. Quindi, cosa aspetti ad iniziare?

Un esperto Yousign in trasformazione digitale sarà in grado di accompagnarti nell'implementazione della firma elettronica all'interno della tua struttura. L'obiettivo è quello di guidarti passo dopo passo nella definizione delle tue esigenze, di elencare i processi da semplificare e di aiutarti ad impostare la soluzione di firma elettronica più adatta.

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